Kontenplan und Dimensionen gestalten

Ein Kontenplan mit Hunderten von Konten ist schwer zu pflegen. In Business Central können Sie den Kontenplan kurz halten und Dimensionen das Detail tragen lassen, sodass Sie Umsatz und Kosten je Abteilung, Projekt oder Debitorengruppe sehen. Die Wahl der globalen Dimensionen und der Shortcutdimensionen ist später jedoch schwer zu ändern. Der Artikel zeigt, wie Sie beides von Anfang an gestalten. Es gibt ein Beispiel, an dem Sie sich orientieren können.

Kurzer Kontenplan und Dimensionen

Legen Sie ein Konto je buchhalterischer Art an, nicht je Abteilung oder Projekt. Statt drei Kostenkonten für Löhne, eines je Abteilung, verwenden Sie ein Lohnkonto und eine Dimension für die Abteilung.

Ein kürzerer Kontenplan ist leichter zu lernen, leichter auszuwerten und führt zu weniger Fehlbuchungen.

Eine Dimension ist eine Markierung auf einem Posten, zum Beispiel Abteilung, Projekt oder Kanal. Jede Dimension hat Werte. Dimensionen können auf Debitoren, Artikel, Konten und Belege gesetzt werden und wandern in die Sachposten mit.

Verwenden Sie nur Dimensionen, nach denen Sie tatsächlich auswerten wollen. Jede zusätzliche Dimension ist eine weitere Sache, die die Benutzer ausfüllen müssen.

Globale Dimensionen und Shortcutdimensionen

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung legen Sie zwei globale Dimensionen und bis zu acht Shortcutdimensionen fest. Globale Dimensionen können als Filter in Berichten und Stapelverarbeitungen verwendet werden. Shortcutdimensionen erscheinen als Felder direkt in Buch.-Blatt- und Belegzeilen.

Microsoft Learn warnt, dass die Änderung einer globalen Dimension oder einer Shortcutdimension erfordert, dass bestehende Posten aktualisiert werden. Die Funktion „Globale Dimensionen ändern“ kann zeitaufwendig sein, die Leistung beeinträchtigen und während der Ausführung Tabellen sperren. Wählen Sie deshalb von Anfang an mit Bedacht.

Dies ist ein Beispiel, keine Empfehlung für alle.

Globale Dimension 1: Abteilung, wird in fast allen Berichten verwendet.
Globale Dimension 2: Projekt oder Kostenstelle.
Shortcutdimension 3: Vertriebskanal.
Übrige Dimensionen außerhalb der Shortcuts, wenn sie selten verwendet werden.

Regeln für die Verwendung von Dimensionen

Nutzen Sie Dimensionskombinationen, um unlogische Auswahlen zu verhindern, und Standarddimensionen, um Werte für Konten und Stammdaten vorzuschlagen. Sie können eine Dimension auf einem Konto verpflichtend machen, sodass die Buchung stoppt, wenn sie fehlt.

Beschreiben Sie in einer kurzen Anleitung, wer Werte auswählt und wer neue anlegt. Sonst wächst die Werteliste unkontrolliert.

Pflege und Grenzen

Dimensionen sind kein Ersatz für die buchhalterische Struktur. Gesetzlich vorgeschriebene Posten wie Umsatzsteuer und Löhne müssen weiterhin auf den richtigen Konten liegen. Verwenden Sie Dimensionen für die Analyse, nicht dazu, Unterschiede in der Buchhaltung zu verbergen.

Wenn eine Auswertung verlangt, dass Zahlen über mehrere Dimensionen summiert werden, können Sie Kontenschemata und Finanzberichte verwenden. Planen Sie sie mit Blick auf die Dimensionen.

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für den Kontenplan und für die Dimensionen. Sie genehmigt neue Konten und neue Dimensionswerte und löscht oder sperrt jene, die nicht verwendet werden. So vermeiden Sie, dass die Struktur langsam aus der Form gerät.

Sperren Sie Konten und Dimensionswerte, statt sie zu löschen, wenn sie Posten haben.

Sprechen Sie mit dem Abschlussprüfer

Der Kontenplan muss auch zu den gesetzlichen Anforderungen und zum Bedarf des Abschlussprüfers passen. Zeigen Sie den Vorschlag dem Abschlussprüfer, bevor Sie ihn einlesen, und fragen Sie, ob die Gliederung die Abschlussdarstellung und eventuelle Berichte an Bank oder Eigentümer unterstützt.

Erstellen Sie auch eine kurze Beschreibung, wofür jedes Konto verwendet wird. Sie hilft neuen Mitarbeitern und verhindert, dass dieselbe Ausgabe an verschiedenen Stellen gebucht wird.

Mit Berichten testen

Testen Sie das Design mit den Berichten, die die Geschäftsleitung tatsächlich nutzt. Sehen Sie Umsatz je Abteilung und Deckungsbeitrag je Projekt ohne manuelle Bearbeitung? Wenn nicht, fehlt eine Dimension oder ein Konto.

Wenn Sie Fragen zur Gestaltung von Kontenplan und Dimensionen haben, schreiben Sie uns.