Design af kontoplan og dimensioner
En kontoplan med hundredvis af konti er svær at vedligeholde. I Business Central kan du holde kontoplanen kort og lade dimensioner bære detaljen, så du kan se omsætning og omkostninger pr. afdeling, projekt eller kundegruppe. Valget af globale dimensioner og genvejsdimensioner er dog svært at ændre senere. Artiklen viser, hvordan du designer begge dele fra start. Der er et eksempel, du kan tage udgangspunkt i.
Kort kontoplan og dimensioner
Opret en konto pr. regnskabsmæssig art, ikke pr. afdeling eller projekt. I stedet for tre omkostningskonti til løn, én pr. afdeling, bruger du én lønkonto og en dimension for afdeling.
En kortere kontoplan er lettere at lære, lettere at rapportere på og giver færre fejlbogføringer.
En dimension er et mærke på en post, for eksempel afdeling, projekt eller kanal. Hver dimension har værdier. Dimensioner kan sættes på kunder, varer, konti og bilag og følger med ned i finansposterne.
Brug kun dimensioner, I faktisk vil rapportere på. Hver ekstra dimension er en ekstra ting, brugerne skal udfylde.
Globale dimensioner og genvejsdimensioner
På Finansopsætning angiver du to globale dimensioner og op til otte genvejsdimensioner. Globale dimensioner kan bruges som filtre i rapporter og kørsler. Genvejsdimensioner vises som felter direkte på kladde- og dokumentlinjer.
Microsoft Learn advarer om, at ændring af en global dimension eller genvejsdimension kræver, at eksisterende poster opdateres. Funktionen Skift globale dimensioner kan være tidskrævende, påvirke ydeevnen og låse tabeller under kørslen. Vælg derfor med omtanke fra start.
Dette er et eksempel, ikke en anbefaling til alle.
- Global dimension 1: Afdeling, bruges i næsten alle rapporter.
- Global dimension 2: Projekt eller omkostningssted.
- Genvejsdimension 3: Salgskanal.
- Øvrige dimensioner uden for genveje, hvis de bruges sjældent.
Regler for brug af dimensioner
Brug dimensionskombinationer til at forhindre ulogiske valg og standarddimensioner til at foreslå værdier på konti og stamdata. Du kan gøre en dimension påkrævet på en konto, så bogføring stopper, hvis den mangler.
Beskriv i en kort vejledning, hvem der vælger værdier, og hvem der opretter nye. Ellers vokser værdilisten ukontrolleret.
Vedligehold og begrænsninger
Dimensioner er ikke en erstatning for regnskabsmæssig struktur. Lovpligtige poster, som moms og løn, skal stadig ligge på de rigtige konti. Brug dimensioner til analyse, ikke til at skjule forskelle i regnskabet.
Hvis en rapportering kræver, at tal summeres over flere dimensioner, kan du bruge kontoskemaer og finansrapporter. Planlæg dem med dimensionerne i tankerne.
Udpeg en ejer af kontoplanen og af dimensionerne. Ejeren godkender nye konti og nye dimensionsværdier og sletter eller spærrer dem, der ikke bruges. Så undgår I, at strukturen langsomt vokser ud af form.
Spær konti og dimensionsværdier i stedet for at slette dem, hvis de har poster.
Tal med revisor
Kontoplanen skal også passe til lovkrav og til revisors behov. Vis forslaget til revisor, før I indlæser det, og spørg, om opdelingen understøtter regnskabsopstillingen og eventuelle rapporter til bank eller ejere.
Lav også en kort beskrivelse af, hvad hver konto bruges til. Den hjælper nye medarbejdere og forhindrer, at samme udgift bogføres forskellige steder.
Test med rapporter
Test designet med de rapporter, ledelsen faktisk bruger. Kan du se omsætning pr. afdeling og dækningsbidrag pr. projekt uden manuel behandling? Hvis ikke, mangler en dimension eller en konto.
Addverk er et nyt Business Central-hus. Vi hjælper med at designe kontoplan og dimensioner som en del af implementeringen. Se vores ydelser og priser.
Korte, konkrete mails om det, kunderne oftest spørger os om. Vi skriver, når vi har noget, der er værd at læse.