Design av kontoplan og dimensjoner
En kontoplan med hundrevis av kontoer er vanskelig å vedlikeholde. I Business Central kan du holde kontoplanen kort og la dimensjoner bære detaljene, slik at du kan se omsetning og kostnader per avdeling, prosjekt eller kundegruppe. Valget av globale dimensjoner og snarveisdimensjoner er likevel vanskelig å endre senere. Artikkelen viser hvordan du designer begge deler fra start. Det er et eksempel du kan ta utgangspunkt i.
Kort kontoplan og dimensjoner
Opprett én konto per regnskapsmessig art, ikke per avdeling eller prosjekt. I stedet for tre kostnadskontoer til lønn, én per avdeling, bruker du én lønnskonto og en dimensjon for avdeling.
En kortere kontoplan er lettere å lære, lettere å rapportere på og gir færre feilbokføringer.
En dimensjon er et merke på en post, for eksempel avdeling, prosjekt eller kanal. Hver dimensjon har verdier. Dimensjoner kan settes på kunder, varer, kontoer og bilag og følger med ned i finanspostene.
Bruk bare dimensjoner dere faktisk vil rapportere på. Hver ekstra dimensjon er en ekstra ting brukerne må fylle ut.
Globale dimensjoner og snarveisdimensjoner
På General Ledger Setup angir du to globale dimensjoner og inntil åtte snarveisdimensjoner. Globale dimensjoner kan brukes som filtre i rapporter og kjøringer. Snarveisdimensjoner vises som felter direkte på kladde- og dokumentlinjer.
Microsoft Learn advarer om at endring av en global dimensjon eller snarveisdimensjon krever at eksisterende poster oppdateres. Funksjonen for å endre globale dimensjoner kan være tidkrevende, påvirke ytelsen og låse tabeller mens den kjører. Velg derfor med omtanke fra start.
Dette er et eksempel, ikke en anbefaling for alle.
- Global dimensjon 1: Avdeling, brukes i nesten alle rapporter.
- Global dimensjon 2: Prosjekt eller kostnadssted.
- Snarveisdimensjon 3: Salgskanal.
- Øvrige dimensjoner utenfor snarveiene, hvis de brukes sjelden.
Regler for bruk av dimensjoner
Bruk dimensjonskombinasjoner for å hindre ulogiske valg og standarddimensjoner for å foreslå verdier på kontoer og stamdata. Du kan gjøre en dimensjon obligatorisk på en konto, slik at bokføringen stopper hvis den mangler.
Beskriv i en kort veiledning hvem som velger verdier, og hvem som oppretter nye. Ellers vokser verdilisten ukontrollert.
Vedlikehold og begrensninger
Dimensjoner er ikke en erstatning for regnskapsmessig struktur. Lovpålagte poster, som mva og lønn, skal fortsatt ligge på de riktige kontoene. Bruk dimensjoner til analyse, ikke til å skjule forskjeller i regnskapet.
Hvis en rapportering krever at tall summeres over flere dimensjoner, kan du bruke kontoskjemaer og finansrapporter. Planlegg dem med dimensjonene i tankene.
Utpek en eier av kontoplanen og av dimensjonene. Eieren godkjenner nye kontoer og nye dimensjonsverdier og sletter eller sperrer dem som ikke brukes. Da unngår dere at strukturen sakte vokser ut av form.
Sperr kontoer og dimensjonsverdier i stedet for å slette dem hvis de har poster.
Snakk med revisor
Kontoplanen må også passe til lovkrav og til revisors behov. Vis forslaget til revisor før dere leser det inn, og spør om oppdelingen støtter regnskapsoppsettet og eventuelle rapporter til bank eller eiere.
Lag også en kort beskrivelse av hva hver konto brukes til. Den hjelper nye medarbeidere og hindrer at samme utgift bokføres på forskjellige steder.
Test med rapporter
Test designet med de rapportene ledelsen faktisk bruker. Kan du se omsetning per avdeling og dekningsbidrag per prosjekt uten manuell behandling? Hvis ikke, mangler en dimensjon eller en konto.
Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til å designe kontoplan og dimensjoner.
Korte, konkrete e-poster om det kundene oftest spør oss om. Vi skriver når vi har noe som er verdt å lese.