Opzet van rekeningschema en dimensies

Kort rekeningschema en dimensies

Maak één rekening per boekhoudkundige soort, niet per afdeling of project. In plaats van drie kostenrekeningen voor salaris, één per afdeling, gebruikt u één salarisrekening en een dimensie voor afdeling.

Een korter rekeningschema is makkelijker te leren, makkelijker om op te rapporteren en geeft minder foutboekingen.

Een dimensie is een label op een post, bijvoorbeeld afdeling, project of kanaal. Elke dimensie heeft waarden. Dimensies kunnen worden gezet op klanten, artikelen, rekeningen en documenten en gaan mee naar de grootboekposten.

Gebruik alleen dimensies waarop u daadwerkelijk wilt rapporteren. Elke extra dimensie is een extra ding dat gebruikers moeten invullen.

Globale dimensies en snelkoppelingsdimensies

Op General Ledger Setup geeft u twee globale dimensies en maximaal acht snelkoppelingsdimensies op. Globale dimensies kunt u als filter gebruiken in rapporten en batchtaken. Snelkoppelingsdimensies verschijnen als velden direct op journaal- en documentregels.

Microsoft Learn waarschuwt dat het wijzigen van een globale dimensie of snelkoppelingsdimensie vereist dat bestaande posten worden bijgewerkt. De functie Change Global Dimensions kan tijdrovend zijn, de prestaties beïnvloeden en tabellen vergrendelen tijdens de uitvoering. Kies daarom vanaf het begin met overleg.

Dit is een voorbeeld, geen aanbeveling voor iedereen.

• Globale dimensie 1: afdeling, gebruikt in bijna alle rapporten.
• Globale dimensie 2: project of kostenplaats.
• Snelkoppelingsdimensie 3: verkoopkanaal.
• Overige dimensies buiten de snelkoppelingen, als ze zelden worden gebruikt.

Regels voor het gebruik van dimensies

Gebruik dimensiecombinaties om onlogische keuzes te voorkomen en standaarddimensies om waarden voor te stellen op rekeningen en stamgegevens. U kunt een dimensie verplicht maken op een rekening, zodat het boeken stopt als die ontbreekt.

Beschrijf in een korte handleiding wie waarden kiest en wie nieuwe aanmaakt. Anders groeit de waardelijst ongecontroleerd.

Onderhoud en beperkingen

Dimensies zijn geen vervanging voor boekhoudkundige structuur. Wettelijk verplichte posten, zoals btw en salaris, moeten nog steeds op de juiste rekeningen staan. Gebruik dimensies voor analyse, niet om verschillen in de administratie te verbergen.

Als een rapportage vereist dat cijfers over meerdere dimensies worden opgeteld, kunt u rekeningschema's voor rapportage (account schedules) en financiële rapporten gebruiken. Plan ze met de dimensies in gedachten.

Wijs een eigenaar aan voor het rekeningschema en voor de dimensies. De eigenaar keurt nieuwe rekeningen en nieuwe dimensiewaarden goed en verwijdert of blokkeert de rekeningen en waarden die niet worden gebruikt. Zo voorkomt u dat de structuur langzaam uit zijn voegen groeit.

Blokkeer rekeningen en dimensiewaarden in plaats van ze te verwijderen als ze posten hebben.

Praat met de accountant

Het rekeningschema moet ook passen bij wettelijke eisen en bij de behoeften van de accountant. Laat het voorstel aan de accountant zien voordat u het inleest, en vraag of de indeling de jaarrekening en eventuele rapportages aan de bank of eigenaren ondersteunt.

Maak ook een korte beschrijving van waarvoor elke rekening wordt gebruikt. Die helpt nieuwe medewerkers en voorkomt dat dezelfde uitgave op verschillende plaatsen wordt geboekt.

Test met rapporten

Test het ontwerp met de rapporten die het management daadwerkelijk gebruikt. Kunt u omzet per afdeling en dekkingsbijdrage per project zien zonder handmatige bewerking? Zo niet, dan ontbreekt er een dimensie of een rekening.

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u het ontwerp van rekeningschema en dimensies met ons bespreken, schrijf ons dan.