Projekt planu kont i wymiarów

Plan kont z setkami pozycji trudno utrzymać. W Business Central możesz zachować krótki plan kont i pozwolić wymiarom nieść szczegóły, dzięki czemu widzisz przychody i koszty według działu, projektu lub grupy klientów. Wybór wymiarów globalnych i wymiarów skrótu jest jednak trudny do zmiany później. Artykuł pokazuje, jak zaprojektować jedno i drugie od początku. Jest przykład, od którego możesz zacząć.

Krótki plan kont i wymiary

Zakładaj jedno konto na rodzaj księgowy, a nie na dział czy projekt. Zamiast trzech kont kosztów wynagrodzeń, po jednym na dział, użyj jednego konta wynagrodzeń i wymiaru dla działu.

Krótszy plan kont jest łatwiejszy do nauczenia, łatwiejszy do raportowania i daje mniej błędnych księgowań.

Wymiar to znacznik na pozycji, na przykład dział, projekt lub kanał. Każdy wymiar ma wartości. Wymiary można ustawić na klientach, towarach, kontach i dokumentach i przechodzą one do pozycji księgi głównej.

Używaj tylko wymiarów, według których naprawdę chcecie raportować. Każdy dodatkowy wymiar to kolejna rzecz, którą użytkownicy muszą wypełnić.

Wymiary globalne i wymiary skrótu

Na General Ledger Setup określasz dwa wymiary globalne i do ośmiu wymiarów skrótu. Wymiarów globalnych można używać jako filtrów w raportach i uruchomieniach wsadowych. Wymiary skrótu pojawiają się jako pola bezpośrednio w liniach dziennika i dokumentu.

Microsoft Learn ostrzega, że zmiana wymiaru globalnego lub wymiaru skrótu wymaga zaktualizowania istniejących pozycji. Funkcja Change Global Dimensions może być czasochłonna, wpływać na wydajność i blokować tabele w trakcie działania. Wybierz więc rozważnie od początku.

To jest przykład, a nie zalecenie dla wszystkich.

Wymiar globalny 1: Dział, używany w prawie wszystkich raportach.
Wymiar globalny 2: Projekt lub miejsce powstawania kosztów.
Wymiar skrótu 3: Kanał sprzedaży.
Pozostałe wymiary poza skrótami, jeśli są używane rzadko.

Zasady korzystania z wymiarów

Użyj kombinacji wymiarów, aby zapobiec nielogicznym wyborom, oraz wymiarów domyślnych, aby podpowiadać wartości na kontach i danych podstawowych. Możesz uczynić wymiar wymaganym na koncie, tak że księgowanie zatrzyma się, jeśli go brakuje.

Opisz w krótkiej instrukcji, kto wybiera wartości, a kto zakłada nowe. W przeciwnym razie lista wartości rośnie bez kontroli.

Utrzymanie i ograniczenia

Wymiary nie zastępują struktury księgowej. Pozycje wymagane prawem, jak VAT i wynagrodzenia, nadal muszą leżeć na właściwych kontach. Używaj wymiarów do analizy, a nie do ukrywania różnic w księgowości.

Jeśli raportowanie wymaga sumowania liczb po kilku wymiarach, możesz użyć account schedules i financial reports. Zaplanuj je z myślą o wymiarach.

Wyznacz właściciela planu kont i wymiarów. Właściciel zatwierdza nowe konta i nowe wartości wymiarów oraz usuwa lub blokuje te, które nie są używane. Dzięki temu struktura nie rozrośnie się powoli poza kontrolę.

Blokuj konta i wartości wymiarów zamiast je usuwać, jeśli mają pozycje.

Porozmawiaj z audytorem

Plan kont musi też pasować do wymogów prawa i do potrzeb audytora. Pokaż propozycję audytorowi przed wczytaniem i zapytaj, czy podział wspiera układ sprawozdania finansowego oraz ewentualne raporty dla banku lub właścicieli.

Przygotuj też krótki opis, do czego służy każde konto. Pomaga nowym pracownikom i zapobiega księgowaniu tego samego wydatku w różnych miejscach.

Test z raportami

Przetestuj projekt na raportach, z których kierownictwo faktycznie korzysta. Czy widzisz przychody według działu i marżę pokrycia według projektu bez ręcznej obróbki? Jeśli nie, brakuje wymiaru lub konta.

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o projekcie planu kont i wymiarów, napisz do nas.