Kan vi se om fakturan skickades?

Kunden påstår att fakturan aldrig kom. Hur ser man om den skickades, när och till vem? Business Central sparar skickade e-postmeddelanden, men inte nödvändigtvis där man letar efter dem. Artikeln visar var skickade och misslyckade e-postmeddelanden ligger, hur åtkomsten till dem styrs och vilka andra spår som finns i systemet. Du får också tre andra ställen att leta på.

Sent Emails och e-postutkorgen

Microsoft Learn skriver att Business Central sparar de e-postmeddelanden du skickar på sidan Sent Emails, så att du kan skicka dem igen eller vidarebefordra dem. Hittar du inte ett meddelande där ska du titta i Email Outbox.

Utkorgen innehåller utkast och e-postmeddelanden som inte kunde skickas, till exempel på grund av en ogiltig adress. Fältet med felmeddelande berättar vad som gick fel, och åtgärderna Show Error och Show Error Call Stack ger fler detaljer.

Vem kan se vad

Åtkomsten styrs per användare med visningspolicyer för e-post. Det finns fyra val: bara egna e-postmeddelanden, alla e-postmeddelanden, meddelanden där användaren har åtkomst till alla relaterade poster och meddelanden där användaren har åtkomst till minst en relaterad post. Om ingen annan policy är satt används valet med åtkomst till alla relaterade poster.

Det betyder att en bokförare normalt kan se e-postmeddelanden som en kollega har skickat om bokföraren har åtkomst till både fakturan och kunden. Learn nämner också att administratörer, beroende på tillägget, kan se en lista över skickade meddelanden men inte innehållet.

Sätt policyn medvetet. Vill ni kunna svara på kundens fråga oavsett vem som skickade meddelandet måste bokförarna ha en policy med åtkomst till relaterade poster eller alla e-postmeddelanden.

Skickat, utskrivet eller försökt

Var försiktig med fältet för antal utskrifter på ett dokument. Learn skriver att siffran också ökar när man skickar dokumentet som e-post, eftersom en PDF skapas. Siffran uppdateras även om meddelandet inte skickas. Det är alltså inget bevis för att kunden fick något.

Om e-post är inställd på att skickas i bakgrunden via jobbkön försöker systemet igen med några minuters mellanrum, upp till tio gånger. Därefter registreras orsaken och man kan använda åtgärden Retry Details. Observera att nya försök bara fungerar för e-postmeddelanden som är planerade för bakgrundssändning. Ett meddelande som du skickar manuellt och som misslyckas görs inte om.

Andra spår när meddelandet inte hittas

Avsändarens postlåda. Om ni skickar från Microsoft 365 ligger en kopia typiskt i avsändarens eller den delade postlådans skickade objekt. Kontrollera i Exchange hur er uppsättning ser ut.
Arkiverade dokument. Om arkivering är påslagen skapas en ny version när ett dokument skrivs ut, laddas ner eller skickas som e-post. Det gäller ordrar och offerter, inte bokförda fakturor.
Kundens svar. Business Central kan bara skicka. Svar kommer inte tillbaka i systemet.

Så svarar du kunden

När kunden frågar bör svaret vara konkret: datum, klockslag och adress. Hitta meddelandet på sidan Sent Emails och kontrollera mottagaren. Är adressen fel kan du rätta den och skicka igen, eftersom skickade e-postmeddelanden kan skickas på nytt eller vidarebefordras.

Kommer meddelandet inte fram trots att adressen är rätt kan problemet ligga i kundens skräppostfilter. Då hjälper det att be kunden kontrollera och lägga till avsändaren som känd.

Idén

Sent Mail History finns på vår lista över möjliga appar. Den motsvarar en idé om att göra skickade e-postmeddelanden tillgängliga på säljdokument, som har ungefär 120 röster på Microsofts idéportal. Tanken är en översikt över skickade e-postmeddelanden direkt på dokumentet och på kund- och leverantörskort. Det är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa.