Kan vi se, om fakturaen blev sendt?

Kunden påstår, at fakturaen aldrig kom. Hvordan ser man, om den blev sendt, hvornår og til hvem? Business Central gemmer sendte e-mails, men ikke nødvendigvis der, hvor man leder efter dem. Artiklen viser, hvor sendte og fejlede mails ligger, hvordan adgangen til dem styres, og hvilke andre spor der findes i systemet. Du får også tre andre steder at lede.

Sendte e-mails og e-mailudbakken

Microsoft Learn skriver, at Business Central gemmer de e-mails, du sender, på siden for sendte e-mails, så du kan sende dem igen eller videresende dem. Kan du ikke finde en mail dér, skal du kigge i e-mailudbakken.

Udbakken indeholder kladder og e-mails, der ikke kunne sendes, for eksempel på grund af en ugyldig adresse. Feltet med fejlbesked fortæller, hvad der gik galt, og handlingerne Vis fejl og Undersøg fejl giver flere detaljer.

Hvem kan se hvad

Adgangen styres pr. bruger med visningspolitikker for e-mail. Der er fire valg: kun egne mails, alle mails, mails hvor brugeren har adgang til alle relaterede poster, og mails hvor brugeren har adgang til mindst én relateret post. Hvis ingen anden politik er sat, bruges valget med adgang til alle relaterede poster.

Det betyder, at en bogholder normalt kan se mails, som en kollega har sendt, hvis bogholderen har adgang til både fakturaen og kunden. Learn nævner også, at administratorer, afhængigt af udvidelsen, kan se en liste over sendte beskeder, men ikke indholdet.

Sæt politikken bevidst. Vil I kunne svare på kundens spørgsmål, uanset hvem der sendte mailen, skal bogholderne have politik med adgang til relaterede poster eller alle mails.

Sendt, udskrevet eller forsøgt

Vær forsigtig med feltet for antal udskrifter på et dokument. Learn skriver, at tallet også stiger, når man sender dokumentet som e-mail, fordi der oprettes en PDF. Tallet opdateres, selv om mailen ikke sendes. Det er altså ikke bevis for, at kunden fik noget.

Hvis e-mail sættes op til at sende i baggrunden via jobkøen, forsøger systemet igen med få minutters mellemrum, op til ti gange. Derefter registreres årsagen, og man kan bruge handlingen Prøv igen-detaljer. Læg mærke til, at forsøg igen kun virker for mails, der er planlagt til baggrundsafsendelse. En mail, du sender manuelt og som fejler, prøves ikke igen.

Andre spor, når mailen ikke kan findes

Afsenderens postkasse. Hvis I sender fra Microsoft 365, ligger en kopi typisk i afsenderens eller den delte postkasses sendte post. Tjek i Exchange, hvordan jeres opsætning er.
Arkiverede dokumenter. Hvis arkivering er slået til, oprettes en ny version, når et dokument udskrives, downloades eller sendes som e-mail. Det gælder ordrer og tilbud, ikke bogførte fakturaer.
Kundens svar. Business Central kan kun sende. Svar kommer ikke tilbage i systemet.

Sådan svarer du kunden

Når kunden spørger, bør svaret være konkret: dato, klokkeslæt og adresse. Find mailen på siden for sendte e-mails, og tjek modtageren. Er adressen forkert, kan du rette den og sende igen, fordi sendte mails kan sendes igen eller videresendes.

Kommer mailen ikke frem, selv om adressen er rigtig, kan problemet ligge hos kundens spamfilter. Her hjælper det at bede kunden tjekke og tilføje afsenderen som kendt.

Idéen

Sent Mail History står på vores liste over mulige apps. Den svarer til en idé om at gøre sendte e-mails tilgængelige på salgsdokumenter, som har cirka 120 stemmer på Microsofts idéportal. Tanken er en oversigt over sendte mails direkte på dokumentet og på kunde- og leverandørkort. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe.