Kan vi se om fakturaen ble sendt?

Kunden påstår at fakturaen aldri kom. Hvordan ser man om den ble sendt, når og til hvem? Business Central lagrer sendte e-poster, men ikke nødvendigvis der man leter etter dem. Artikkelen viser hvor sendte og mislykkede e-poster ligger, hvordan tilgangen til dem styres, og hvilke andre spor som finnes i systemet. Du får også tre andre steder å lete.

Sendte e-poster og e-postutboksen

Microsoft Learn skriver at Business Central lagrer e-postene du sender, på siden Sent Emails, slik at du kan sende dem på nytt eller videresende dem. Finner du ikke en e-post der, må du se i Email Outbox.

Utboksen inneholder utkast og e-poster som ikke kunne sendes, for eksempel på grunn av en ugyldig adresse. Feltet med feilmelding forteller hva som gikk galt, og handlingene Show Error og Investigate Error gir flere detaljer.

Hvem kan se hva

Tilgangen styres per bruker med visningspolicyer for e-post. Det er fire valg: bare egne e-poster, alle e-poster, e-poster der brukeren har tilgang til alle relaterte poster, og e-poster der brukeren har tilgang til minst én relatert post. Hvis ingen annen policy er satt, brukes valget med tilgang til alle relaterte poster.

Det betyr at en bokholder normalt kan se e-poster som en kollega har sendt, hvis bokholderen har tilgang til både fakturaen og kunden. Learn nevner også at administratorer, avhengig av utvidelsen, kan se en liste over sendte meldinger, men ikke innholdet.

Sett policyen bevisst. Vil dere kunne svare på kundens spørsmål uavhengig av hvem som sendte e-posten, må bokholderne ha policy med tilgang til relaterte poster eller alle e-poster.

Sendt, skrevet ut eller forsøkt

Vær forsiktig med feltet for antall utskrifter på et dokument. Learn skriver at tallet også øker når man sender dokumentet som e-post, fordi det opprettes en PDF. Tallet oppdateres selv om e-posten ikke blir sendt. Det er altså ikke bevis for at kunden fikk noe.

Hvis e-post settes opp til å sendes i bakgrunnen via jobbkøen, forsøker systemet på nytt med få minutters mellomrom, opptil ti ganger. Deretter registreres årsaken, og man kan bruke handlingen Retry Details. Legg merke til at nytt forsøk bare virker for e-poster som er planlagt for bakgrunnssending. En e-post du sender manuelt og som mislykkes, prøves ikke på nytt.

Andre spor når e-posten ikke kan finnes

Avsenderens postboks. Hvis dere sender fra Microsoft 365, ligger det typisk en kopi i sendt post hos avsenderen eller i den delte postboksen. Sjekk i Exchange hvordan oppsettet deres er.
Arkiverte dokumenter. Hvis arkivering er slått på, opprettes det en ny versjon når et dokument skrives ut, lastes ned eller sendes som e-post. Det gjelder ordrer og tilbud, ikke bokførte fakturaer.
Kundens svar. Business Central kan bare sende. Svar kommer ikke tilbake i systemet.

Slik svarer du kunden

Når kunden spør, bør svaret være konkret: dato, klokkeslett og adresse. Finn e-posten på siden Sent Emails, og sjekk mottakeren. Er adressen feil, kan du rette den og sende på nytt, fordi sendte e-poster kan sendes på nytt eller videresendes.

Kommer e-posten ikke frem selv om adressen er riktig, kan problemet ligge hos kundens spamfilter. Da hjelper det å be kunden sjekke og legge til avsenderen som kjent.

Ideen

Sent Mail History står på listen vår over mulige apper. Den svarer til en idé om å gjøre sendte e-poster tilgjengelige på salgsdokumenter, som har omtrent 120 stemmer på Microsofts ideportal. Tanken er en oversikt over sendte e-poster direkte på dokumentet og på kunde- og leverandørkort. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe.