Czy możemy zobaczyć, czy faktura została wysłana?

Klient twierdzi, że faktura nigdy nie dotarła. Jak zobaczyć, czy została wysłana, kiedy i do kogo? Business Central zapisuje wysłane e-maile, ale niekoniecznie tam, gdzie się ich szuka. Artykuł pokazuje, gdzie leżą wysłane i nieudane e-maile, jak steruje się dostępem do nich i jakie inne ślady są w systemie. Dostajesz też trzy inne miejsca do sprawdzenia.

Wysłane e-maile i skrzynka nadawcza

Microsoft Learn pisze, że Business Central zapisuje e-maile, które wysyłasz, na stronie wysłanych e-maili, żebyś mógł je wysłać ponownie lub przekazać dalej. Jeśli nie możesz znaleźć e-maila tam, zajrzyj do skrzynki nadawczej e-mail.

Skrzynka nadawcza zawiera szkice i e-maile, których nie udało się wysłać, na przykład z powodu nieprawidłowego adresu. Pole z komunikatem o błędzie mówi, co poszło nie tak, a akcje Show Error i Investigate Error dają więcej szczegółów.

Kto co może zobaczyć

Dostępem steruje się dla każdego użytkownika przez zasady wyświetlania e-maili. Są cztery opcje: tylko własne e-maile, wszystkie e-maile, e-maile, do których użytkownik ma dostęp do wszystkich powiązanych zapisów, i e-maile, do których użytkownik ma dostęp do co najmniej jednego powiązanego zapisu. Jeśli nie ustawiono innej zasady, używana jest opcja z dostępem do wszystkich powiązanych zapisów.

Oznacza to, że księgowy zwykle może zobaczyć e-maile wysłane przez kolegę, jeśli ma dostęp zarówno do faktury, jak i do klienta. Learn wspomina też, że administratorzy mogą, zależnie od rozszerzenia, zobaczyć listę wysłanych wiadomości, ale nie ich treść.

Ustawcie zasadę świadomie. Jeśli chcecie móc odpowiedzieć na pytanie klienta niezależnie od tego, kto wysłał e-mail, księgowi muszą mieć zasadę z dostępem do powiązanych zapisów albo do wszystkich e-maili.

Wysłane, wydrukowane czy próbowane

Bądź ostrożny z polem liczby wydruków na dokumencie. Learn pisze, że liczba rośnie także wtedy, gdy wysyłasz dokument jako e-mail, bo tworzony jest plik PDF. Liczba jest aktualizowana, nawet jeśli e-mail nie zostanie wysłany. Nie jest to więc dowód, że klient cokolwiek dostał.

Jeśli e-mail jest skonfigurowany do wysyłania w tle przez kolejkę zadań, system ponawia próbę co kilka minut, do dziesięciu razy. Potem rejestrowana jest przyczyna i można użyć akcji Retry Details. Zwróć uwagę, że ponawianie działa tylko dla e-maili zaplanowanych do wysyłania w tle. E-mail wysłany ręcznie, który się nie powiódł, nie jest ponawiany.

Inne ślady, gdy nie można znaleźć e-maila

Skrzynka pocztowa nadawcy. Jeśli wysyłacie z Microsoft 365, kopia zwykle leży w wysłanych elementach skrzynki nadawcy lub skrzynki współdzielonej. Sprawdźcie w Exchange, jak wygląda Wasza konfiguracja.
Zarchiwizowane dokumenty. Jeśli archiwizacja jest włączona, nowa wersja powstaje, gdy dokument jest drukowany, pobierany lub wysyłany jako e-mail. Dotyczy to zamówień i ofert, nie zaksięgowanych faktur.
Odpowiedź klienta. Business Central potrafi tylko wysyłać. Odpowiedzi nie wracają do systemu.

Jak odpowiedzieć klientowi

Gdy klient pyta, odpowiedź powinna być konkretna: data, godzina i adres. Znajdź e-mail na stronie wysłanych e-maili i sprawdź odbiorcę. Jeśli adres jest błędny, możesz go poprawić i wysłać ponownie, bo wysłane e-maile można wysyłać ponownie lub przekazywać dalej.

Jeśli e-mail nie dociera, mimo że adres jest prawidłowy, problem może leżeć w filtrze antyspamowym klienta. Wtedy pomaga poprosić klienta o sprawdzenie i dodanie nadawcy jako znanego.

Pomysł

Sent Mail History jest na naszej liście możliwych aplikacji. Odpowiada pomysłowi udostępnienia wysłanych e-maili na dokumentach sprzedaży, który ma około 120 głosów na portalu pomysłów Microsoftu. Chodzi o zestawienie wysłanych e-maili bezpośrednio na dokumencie oraz na kartach klientów i dostawców. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.