Kunnen we zien of de factuur is verzonden?

Sent Emails en de Email Outbox

Microsoft Learn schrijft dat Business Central de e-mails die u verstuurt bewaart op de pagina Sent Emails, zodat u ze opnieuw kunt versturen of doorsturen. Kunt u een e-mail daar niet vinden, kijk dan in de Email Outbox.

De outbox bevat concepten en e-mails die niet konden worden verzonden, bijvoorbeeld door een ongeldig adres. Het veld met de foutmelding vertelt wat er misging en de acties Show Error en Show Error Call Stack geven meer details.

Wie wat kan zien

De toegang wordt per gebruiker geregeld met Email Viewing Policies. Er zijn vier keuzes: alleen eigen e-mails, alle e-mails, e-mails waarbij de gebruiker toegang heeft tot alle gerelateerde records en e-mails waarbij de gebruiker toegang heeft tot minstens één gerelateerd record. Is er geen ander beleid ingesteld, dan wordt de keuze met toegang tot alle gerelateerde records gebruikt.

Dat betekent dat een boekhouder normaal gesproken e-mails kan zien die een collega heeft verzonden, als de boekhouder toegang heeft tot zowel de factuur als de klant. Learn vermeldt ook dat beheerders, afhankelijk van de extensie, een lijst met verzonden berichten kunnen zien, maar niet de inhoud.

Stel het beleid bewust in. Wilt u de vraag van de klant kunnen beantwoorden, ongeacht wie de e-mail verstuurde, dan hebben de boekhouders een beleid nodig met toegang tot gerelateerde records of alle e-mails.

Verzonden, geprint of geprobeerd

Wees voorzichtig met het veld voor het aantal afdrukken op een document. Learn schrijft dat het getal ook stijgt wanneer u het document als e-mail verstuurt, omdat er een pdf wordt gemaakt. Het getal wordt bijgewerkt, ook als de e-mail niet wordt verzonden. Het is dus geen bewijs dat de klant iets heeft ontvangen.

Als e-mail is ingesteld om op de achtergrond via de jobwachtrij te verzenden, probeert het systeem het met tussenpozen van enkele minuten opnieuw, tot tien keer. Daarna wordt de reden vastgelegd en kunt u de actie Retry Details gebruiken. Let op dat opnieuw proberen alleen werkt voor e-mails die voor achtergrondverzending zijn gepland. Een e-mail die u handmatig verstuurt en die mislukt, wordt niet opnieuw geprobeerd.

Andere sporen wanneer de e-mail niet te vinden is

• De postbus van de afzender. Verstuurt u vanuit Microsoft 365, dan staat er meestal een kopie in de verzonden items van de afzender of de gedeelde postbus. Controleer in Exchange hoe uw inrichting werkt.
• Gearchiveerde documenten. Als archivering is ingeschakeld, wordt een nieuwe versie aangemaakt wanneer een document wordt geprint, gedownload of als e-mail verzonden. Dit geldt voor orders en offertes, niet voor geboekte facturen.
• Het antwoord van de klant. Business Central kan alleen verzenden. Antwoorden komen niet terug in het systeem.

Zo antwoordt u de klant

Wanneer de klant vraagt, moet het antwoord concreet zijn: datum, tijdstip en adres. Zoek de e-mail op de pagina Sent Emails en controleer de ontvanger. Is het adres fout, dan kunt u het corrigeren en opnieuw versturen, omdat verzonden e-mails opnieuw kunnen worden verstuurd of doorgestuurd.

Komt de e-mail niet aan terwijl het adres klopt, dan kan het probleem bij het spamfilter van de klant liggen. Dan helpt het de klant te vragen te controleren en de afzender als bekend toe te voegen.

Het idee

Sent Mail History staat op onze lijst met mogelijke apps. Het komt overeen met een idee om verzonden e-mails beschikbaar te maken op verkoopdocumenten, dat ongeveer 120 stemmen heeft op het ideeënportaal van Microsoft. De gedachte is een overzicht van verzonden e-mails direct op het document en op klanten- en leverancierskaarten. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u kunt downloaden of kopen.