Können wir sehen, ob die Rechnung versendet wurde?

Der Kunde behauptet, die Rechnung sei nie angekommen. Wie sieht man, ob sie versendet wurde, wann und an wen? Business Central speichert gesendete E-Mails, aber nicht unbedingt dort, wo man sie sucht. Der Artikel zeigt, wo gesendete und fehlgeschlagene E-Mails liegen, wie der Zugriff darauf gesteuert wird und welche anderen Spuren es im System gibt. Dazu gibt es drei weitere Orte, an denen Sie suchen können.

Sent Emails und E-Mail-Postausgang

Microsoft Learn schreibt, dass Business Central die E-Mails, die Sie senden, auf der Seite Sent Emails speichert, damit Sie sie erneut senden oder weiterleiten können. Finden Sie eine E-Mail dort nicht, sehen Sie im E-Mail-Postausgang (Email Outbox) nach.

Der Postausgang enthält Entwürfe und E-Mails, die nicht gesendet werden konnten, zum Beispiel wegen einer ungültigen Adresse. Das Feld mit der Fehlermeldung sagt, was schiefgegangen ist, und die Aktionen Show Error und Show Error Call Stack geben weitere Details.

Wer was sehen kann

Der Zugriff wird je Benutzer über E-Mail-Anzeigerichtlinien gesteuert. Es gibt vier Möglichkeiten: nur eigene E-Mails, alle E-Mails, E-Mails, bei denen der Benutzer Zugriff auf alle zugehörigen Datensätze hat, und E-Mails, bei denen der Benutzer Zugriff auf mindestens einen zugehörigen Datensatz hat. Ist keine andere Richtlinie gesetzt, gilt die Möglichkeit mit Zugriff auf alle zugehörigen Datensätze.

Das bedeutet, dass ein Buchhalter normalerweise E-Mails sehen kann, die ein Kollege gesendet hat, wenn der Buchhalter Zugriff auf sowohl die Rechnung als auch den Kunden hat. Learn erwähnt auch, dass Administratoren je nach Erweiterung eine Liste gesendeter Nachrichten sehen können, aber nicht den Inhalt.

Setzen Sie die Richtlinie bewusst. Wollen Sie die Frage des Kunden unabhängig davon beantworten können, wer die E-Mail gesendet hat, brauchen die Buchhalter eine Richtlinie mit Zugriff auf zugehörige Datensätze oder auf alle E-Mails.

Gesendet, gedruckt oder versucht

Seien Sie vorsichtig mit dem Feld für die Anzahl der Ausdrucke an einem Beleg. Learn schreibt, dass die Zahl auch steigt, wenn man den Beleg als E-Mail sendet, weil eine PDF erstellt wird. Die Zahl wird aktualisiert, auch wenn die E-Mail nicht gesendet wird. Sie ist also kein Beweis dafür, dass der Kunde etwas bekommen hat.

Wird die E-Mail so eingerichtet, dass sie im Hintergrund über die Jobwarteschlange gesendet wird, versucht das System es im Abstand weniger Minuten bis zu zehnmal erneut. Danach wird die Ursache erfasst, und Sie können die Aktion Retry Details nutzen. Beachten Sie, dass der erneute Versuch nur für E-Mails funktioniert, die für den Hintergrundversand geplant sind. Eine E-Mail, die Sie manuell senden und die fehlschlägt, wird nicht erneut versucht.

Andere Spuren, wenn die E-Mail nicht zu finden ist

Das Postfach des Absenders. Senden Sie aus Microsoft 365, liegt eine Kopie typischerweise in den gesendeten Elementen des Absenders oder des freigegebenen Postfachs. Prüfen Sie in Exchange, wie Ihre Einrichtung aussieht.
Archivierte Belege. Ist die Archivierung aktiviert, wird eine neue Version erstellt, wenn ein Beleg gedruckt, heruntergeladen oder als E-Mail gesendet wird. Das gilt für Aufträge und Angebote, nicht für gebuchte Rechnungen.
Die Antwort des Kunden. Business Central kann nur senden. Antworten kommen nicht ins System zurück.

So antworten Sie dem Kunden

Fragt der Kunde nach, sollte die Antwort konkret sein: Datum, Uhrzeit und Adresse. Finden Sie die E-Mail auf der Seite Sent Emails und prüfen Sie den Empfänger. Ist die Adresse falsch, können Sie sie korrigieren und erneut senden, weil gesendete E-Mails erneut gesendet oder weitergeleitet werden können.

Kommt die E-Mail nicht an, obwohl die Adresse stimmt, kann das Problem beim Spamfilter des Kunden liegen. Hier hilft es, den Kunden zu bitten, nachzusehen und den Absender als bekannt hinzuzufügen.

Die Idee

Sent Mail History steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie entspricht einer Idee, gesendete E-Mails an Verkaufsbelegen verfügbar zu machen, die im Ideenportal von Microsoft rund 120 Stimmen hat. Gedacht ist an eine Übersicht gesendeter E-Mails direkt am Beleg und auf Debitoren- und Kreditorenkarten. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man herunterladen oder kaufen kann.