Intercompany: det grundläggande

Har ni flera bolag i samma koncern handlar de ofta med varandra. Utan intercompany måste båda parter bokföra samma sak två gånger. Business Central kan skapa motsvarande dokument eller journalrad hos partnern. Här är vad du behöver sätta upp, hur inkorgen och utkorgen fungerar och vad Learn skriver om begränsningar. Vi går bara igenom standardfunktionerna. Det är en kort introduktion till ämnet.

Vad intercompany gör

Du tilldelar en intercompany-partnerkod till en kund eller leverantör. Därefter ger order och fakturor mellan bolagen motsvarande dokument hos partnern. Kontering och dimensioner översätts via en intercompany-kontoplan och intercompany-dimensioner. Det gäller försäljnings- och inköpsdokument samt finansjournaler. Mellan bolagen kan valuta, kontoplan, dimensioner och artikelnummer vara olika.

Fördelen är färre fel, eftersom data matas in en gång. Learn nämner också ett tydligt revisionsspår och bättre överblick över transaktionshistoriken mellan bolagen.

Uppsättning

Du behöver skapa en lista med intercompany-partner, en intercompany-kontoplan och intercompany-dimensioner. Sidan Intercompany Setup samlar partner, kontoplan och dimensioner och ger snabb åtkomst till uppgifterna. Microsofts releaseplan för 2023 wave 1 beskriver den som en samlad uppsättningsupplevelse. Därefter kan du bokföra i intercompany-finansjournalen.

Börja med partnerlistan och kontoplanen. Mappa varje konto i den egna kontoplanen till ett intercompany-konto, så att motparten får rätt kontering. Gör samma sak med dimensioner innan du bokför den första transaktionen.

Inkorg och utkorg

Bokför du ett intercompany-dokument eller en journal hamnar transaktionen i utkorgen (Intercompany Outbox Transactions). Här skickar du den till partnern med Send to Intercompany Partner, eller så kan du returnera den till den egna inkorgen med Return to Inbox. Användning av Cancel kräver att du bokför en rättelse till den ursprungliga transaktionen.

Hos mottagaren ligger transaktionen i inkorgen (Intercompany Inbox Transactions). Du kan acceptera, avvisa (returnera till partnern) eller annullera. Accepterar du skapas dokument- eller journalrader som du kontrollerar och bokför. Har en transaktion avvisats av partnern måste du annullera den i inkorgen och bokföra en rättelse.

Gör det till en fast rutin att tömma inkorgen och utkorgen. Transaktioner som blir liggande ger differenser mellan bolagens mellanhavanden, och de är svåra att hitta igen i slutet av månaden.

Automatisk hantering

Ligger partnerna i samma databas kan transaktioner accepteras automatiskt och gå direkt till de hanterade inkorgarna och utkorgarna. Det styrs av fältet Auto. Send Transactions på Intercompany Setup för synkroniseringspartnern och Auto. Accept Transactions på partnerkortet. Import av transaktionsfil från en partner utanför samma databas beskriver Learn som gällande endast för lokala installationer. Hur ni kopplar ihop bolag över miljögränser i Business Central online ska du kontrollera på Learn.

Använder ni automatiskt godkännande bör ni ändå ha en kontroll. Gå igenom sidorna med hanterade transaktioner, så att fel inte ligger dolda.

Begränsningar och kontroll

Learn nämner att inköpsfakturor inte skickas till partner via intercompany, men att en skickad försäljningsfaktura skapas som inköpsfaktura hos mottagaren. Finansjournalen innehåller ingen valuta och räknar om belopp till lokal valuta till dagens kurs.

Rapporten Intercompany Transactions ger överblick över skickade och mottagna transaktioner under en period. Hantera alla väntande transaktioner som en del av månadsavslutet, så att koncerninterna saldon kan stämmas av.

Använd en testtransaktion mellan två bolag innan ni går i drift och kontrollera att båda sidor bokför som ni förväntar er.

Konsolidering och regler

Intercompany är inte detsamma som konsolidering. Konsolidering av koncernredovisning är en separat funktion. Hur interna transaktioner ska hanteras i koncernredovisningen, och vilka krav som gäller för mellanhavanden, följer reglerna i ert land, så kom överens om det med revisorn.

Ge varje partner en ansvarig, så att inkorgen och utkorgen inte ägs av alla och därmed av ingen.