Intercompany: det grundlæggende

Har I flere selskaber i samme koncern, handler de ofte med hinanden. Uden intercompany skal begge parter bogføre det samme to gange. Business Central kan oprette det tilsvarende dokument eller den tilsvarende kladdelinje hos partneren. Her er, hvad du skal sætte op, hvordan ind- og udbakken virker, og hvad Learn skriver om begrænsninger. Vi gennemgår kun standardfunktionerne. Det er en kort introduktion til emnet.

Hvad intercompany gør

Du tildeler en intercompany-partnerkode til en kunde eller leverandør. Derefter giver ordrer og fakturaer mellem selskaberne tilsvarende dokumenter hos partneren. Kontering og dimensioner oversættes via en intercompany-kontoplan og intercompany-dimensioner. Det gælder salgs- og købsdokumenter samt finanskladder. Mellem selskaberne kan valuta, kontoplan, dimensioner og varenumre være forskellige.

Fordelen er færre fejl, fordi data indtastes én gang. Learn nævner også et tydeligt revisionsspor og bedre overblik over transaktionshistorikken mellem selskaberne.

Opsætning

Du skal oprette en liste af intercompany-partnere, en intercompany-kontoplan og intercompany-dimensioner. Siden Intercompany Setup samler partnere, kontoplan og dimensioner og giver hurtig adgang til opgaverne. Microsofts udgivelsesplan for 2023 bølge 1 beskriver den som en samlet opsætningsoplevelse. Derefter kan du bogføre i intercompany-finanskladden.

Start med partnerlisten og kontoplanen. Map hver konto i egen kontoplan til en intercompany-konto, så modparten får den rigtige kontering. Gør det samme med dimensioner, før du bogfører den første transaktion.

Ind- og udbakke

Bogfører du et intercompany-dokument eller en kladde, havner transaktionen i udbakken (Intercompany Outbox Transactions). Her sender du den til partneren med Send to Intercompany Partner, eller du kan returnere den til egen indbakke med Return to Inbox. Brug af Cancel kræver, at du bogfører en rettelse til den oprindelige transaktion.

Hos modtageren ligger transaktionen i indbakken (Intercompany Inbox Transactions). Du kan acceptere, afvise (returnere til partneren) eller annullere. Accepterer du, oprettes dokument- eller kladdelinjer, som du kontrollerer og bogfører. Er en transaktion afvist af partneren, skal du annullere den i indbakken og bogføre en rettelse.

Gør det til en fast rutine at tømme ind- og udbakken. Transaktioner, der bliver liggende, giver differencer mellem selskabernes mellemregning, og de er svære at finde igen i slutningen af måneden.

Automatisk behandling

Ligger partnerne i samme database, kan transaktioner accepteres automatisk og gå direkte til de behandlede ind- og udbakker. Det styres af feltet Auto. Send Transactions på Intercompany Setup for synkroniseringspartneren og Auto. Accept Transactions på partnerkortet. Import af transaktionsfil fra en partner uden for samme database beskriver Learn som kun gældende for lokale installationer. Hvordan I forbinder selskaber på tværs af miljøer i Business Central online, skal du tjekke på Learn.

Bruger I automatisk accept, bør I stadig have en kontrol. Gennemgå siderne med behandlede transaktioner, så fejl ikke ligger skjult.

Begrænsninger og kontrol

Learn nævner, at købsfakturaer ikke sendes til partnere via intercompany, men at en afsendt salgsfaktura oprettes som købsfaktura hos modtageren. Finanskladden indeholder ikke valuta og omregner beløb til lokal valuta til dagens kurs.

Rapporten Intercompany Transactions giver overblik over sendte og modtagne transaktioner i en periode. Behandl alle ventende transaktioner som en del af månedsafslutningen, så koncerninterne saldi kan afstemmes.

Brug en testtransaktion mellem to selskaber, før I går i drift, og tjek, at begge sider bogfører, som I forventer.

Konsolidering og regler

Intercompany er ikke det samme som konsolidering. Konsolidering af koncernregnskab er en særskilt funktion. Hvordan interne transaktioner skal håndteres i koncernregnskabet, og hvilke krav der gælder for mellemværender, følger danske regler, så aftal det med revisor.

Giv hver partner en ansvarlig, så ind- og udbakke ikke bliver ejet af alle og dermed af ingen.