Intercompany: de basis

Hebt u meerdere bedrijven in dezelfde groep, dan handelen die vaak met elkaar. Zonder intercompany moeten beide partijen hetzelfde twee keer boeken. Business Central kan het bijbehorende document of de bijbehorende dagboekregel bij de partner aanmaken. Hier staat wat u moet instellen, hoe de inbox en outbox werken en wat Learn schrijft over beperkingen. We behandelen alleen de standaardfuncties. Het is een korte inleiding op het onderwerp.

Wat intercompany doet

U wijst een intercompany-partnercode toe aan een klant of leverancier. Daarna geven orders en facturen tussen de bedrijven bijbehorende documenten bij de partner. Boeking en dimensies worden vertaald via een intercompany-rekeningschema en intercompany-dimensies. Dat geldt voor verkoop- en inkoopdocumenten en voor grootboekdagboeken. Tussen de bedrijven kunnen valuta, rekeningschema, dimensies en artikelnummers verschillen.

Het voordeel is minder fouten, omdat gegevens één keer worden ingevoerd. Learn noemt ook een duidelijk controlespoor en een beter overzicht van de transactiehistorie tussen de bedrijven.

Inrichting

U moet een lijst met intercompany-partners, een intercompany-rekeningschema en intercompany-dimensies aanmaken. De pagina Intercompany Setup brengt partners, rekeningschema en dimensies samen en geeft snel toegang tot de taken. Het releaseplan van Microsoft voor 2023 release wave 1 beschrijft het als een samenhangende inrichtingservaring. Daarna kunt u boeken in het intercompany-grootboekdagboek.

Begin met de partnerlijst en het rekeningschema. Koppel elke rekening in uw eigen rekeningschema aan een intercompany-rekening, zodat de tegenpartij de juiste boeking krijgt. Doe hetzelfde met dimensies voordat u de eerste transactie boekt.

Inbox en outbox

Boekt u een intercompany-document of een dagboek, dan komt de transactie in de outbox (Intercompany Outbox Transactions). Hier verzendt u hem naar de partner met Send to Intercompany Partner, of u kunt hem teruggeven aan uw eigen inbox met Return to Inbox. Het gebruik van Cancel vereist dat u een correctie op de oorspronkelijke transactie boekt.

Bij de ontvanger staat de transactie in de inbox (Intercompany Inbox Transactions). U kunt accepteren, afwijzen (terugsturen naar de partner) of annuleren. Accepteert u, dan worden document- of dagboekregels aangemaakt, die u controleert en boekt. Is een transactie door de partner afgewezen, dan moet u hem in de inbox annuleren en een correctie boeken.

Maak er een vaste routine van om de inbox en outbox leeg te maken. Transacties die blijven liggen, geven verschillen op de rekening-courant tussen de bedrijven en zijn aan het einde van de maand moeilijk terug te vinden.

Automatische verwerking

Staan de partners in dezelfde database, dan kunnen transacties automatisch worden geaccepteerd en direct naar de verwerkte inbox en outbox gaan. Dat wordt bepaald door het veld Auto. Send Transactions op Intercompany Setup voor de synchronisatiepartner en Auto. Accept Transactions op de partnerkaart. Het importeren van een transactiebestand van een partner buiten dezelfde database beschrijft Learn als alleen geldend voor on-premises installaties. Hoe u bedrijven over omgevingen heen verbindt in Business Central online, moet u op Learn nagaan.

Gebruikt u automatisch accepteren, houd dan toch een controle. Loop de pagina's met verwerkte transacties door, zodat fouten niet verborgen blijven.

Beperkingen en controle

Learn vermeldt dat inkoopfacturen niet via intercompany naar partners worden verzonden, maar dat een verzonden verkoopfactuur bij de ontvanger als inkoopfactuur wordt aangemaakt. Het grootboekdagboek bevat geen valuta en rekent bedragen om naar lokale valuta tegen de koers van de dag.

Het rapport Intercompany Transactions geeft een overzicht van verzonden en ontvangen transacties in een periode. Verwerk alle wachtende transacties als onderdeel van de maandafsluiting, zodat de saldi binnen de groep kunnen worden afgestemd.

Gebruik een testtransactie tussen twee bedrijven voordat u live gaat en controleer dat beide kanten boeken zoals u verwacht.

Consolidatie en regels

Intercompany is niet hetzelfde als consolidatie. Consolidatie van de groepsrekening is een aparte functie. Hoe interne transacties in de groepsrekening moeten worden behandeld en welke eisen gelden voor tussenrekeningen binnen de groep, volgt uit de lokale regels, dus stem dat af met de accountant.

Geef elke partner een verantwoordelijke, zodat de inbox en outbox niet van iedereen zijn en dus van niemand.