Intercompany: det grunnleggende

Har dere flere selskaper i samme konsern, handler de ofte med hverandre. Uten intercompany må begge parter bokføre det samme to ganger. Business Central kan opprette det tilsvarende dokumentet eller den tilsvarende kladdelinjen hos partneren. Her er hva du må sette opp, hvordan inn- og utboksen fungerer, og hva Learn skriver om begrensninger. Vi gjennomgår bare standardfunksjonene. Det er en kort introduksjon til emnet.

Hva intercompany gjør

Du tildeler en intercompany-partnerkode til en kunde eller leverandør. Deretter gir ordrer og fakturaer mellom selskapene tilsvarende dokumenter hos partneren. Kontering og dimensjoner oversettes via en intercompany-kontoplan og intercompany-dimensjoner. Det gjelder salgs- og kjøpsdokumenter samt finanskladder. Mellom selskapene kan valuta, kontoplan, dimensjoner og varenumre være forskjellige.

Fordelen er færre feil, fordi data legges inn én gang. Learn nevner også et tydelig revisjonsspor og bedre oversikt over transaksjonshistorikken mellom selskapene.

Oppsett

Du må opprette en liste over intercompany-partnere, en intercompany-kontoplan og intercompany-dimensjoner. Siden Intercompany Setup samler partnere, kontoplan og dimensjoner og gir rask tilgang til oppgavene. Microsofts utgivelsesplan for 2023 bølge 1 beskriver den som en samlet oppsettsopplevelse. Deretter kan du bokføre i intercompany-finanskladden.

Start med partnerlisten og kontoplanen. Map hver konto i egen kontoplan til en intercompany-konto, slik at motparten får riktig kontering. Gjør det samme med dimensjoner før du bokfører den første transaksjonen.

Inn- og utboks

Bokfører du et intercompany-dokument eller en kladd, havner transaksjonen i utboksen (Intercompany Outbox Transactions). Her sender du den til partneren med Send to Intercompany Partner, eller du kan returnere den til egen innboks med Return to Inbox. Bruk av Cancel krever at du bokfører en rettelse til den opprinnelige transaksjonen.

Hos mottakeren ligger transaksjonen i innboksen (Intercompany Inbox Transactions). Du kan akseptere, avvise (returnere til partneren) eller annullere. Aksepterer du, opprettes dokument- eller kladdelinjer, som du kontrollerer og bokfører. Er en transaksjon avvist av partneren, må du annullere den i innboksen og bokføre en rettelse.

Gjør det til en fast rutine å tømme inn- og utboksen. Transaksjoner som blir liggende, gir differanser mellom selskapenes mellomværende, og de er vanskelige å finne igjen i slutten av måneden.

Automatisk behandling

Ligger partnerne i samme database, kan transaksjoner aksepteres automatisk og gå direkte til de behandlede inn- og utboksene. Det styres av feltet Auto. Send Transactions på Intercompany Setup for synkroniseringspartneren og Auto. Accept Transactions på partnerkortet. Import av transaksjonsfil fra en partner utenfor samme database beskriver Learn som gjeldende bare for lokale installasjoner. Hvordan dere kobler selskaper på tvers av miljøer i Business Central online, må du sjekke på Learn.

Bruker dere automatisk aksept, bør dere fortsatt ha en kontroll. Gå gjennom sidene med behandlede transaksjoner, slik at feil ikke ligger skjult.

Begrensninger og kontroll

Learn nevner at kjøpsfakturaer ikke sendes til partnere via intercompany, men at en sendt salgsfaktura opprettes som kjøpsfaktura hos mottakeren. Finanskladden inneholder ikke valuta og regner om beløp til lokal valuta til dagens kurs.

Rapporten Intercompany Transactions gir oversikt over sendte og mottatte transaksjoner i en periode. Behandle alle ventende transaksjoner som en del av månedsavslutningen, slik at konserninterne saldoer kan avstemmes.

Bruk en testtransaksjon mellom to selskaper før dere går i drift, og sjekk at begge sider bokfører slik dere forventer.

Konsolidering og regler

Intercompany er ikke det samme som konsolidering. Konsolidering av konsernregnskap er en egen funksjon. Hvordan interne transaksjoner skal håndteres i konsernregnskapet, og hvilke krav som gjelder for mellomværender, følger lokale regler, så avklar det med revisor.

Gi hver partner en ansvarlig, slik at inn- og utboksen ikke eies av alle og dermed av ingen.