Intercompany: die Grundlagen

Haben Sie mehrere Gesellschaften im selben Konzern, handeln diese oft miteinander. Ohne Intercompany müssen beide Seiten dasselbe zweimal buchen. Business Central kann den entsprechenden Beleg oder die entsprechende Buchungsblattzeile bei der Partnergesellschaft erstellen. Hier steht, was Sie einrichten müssen, wie Eingangs- und Ausgangsbox funktionieren und was Learn zu Einschränkungen schreibt. Wir gehen nur die Standardfunktionen durch. Es ist eine kurze Einführung in das Thema.

Was Intercompany tut

Sie weisen einem Kunden oder Lieferanten einen Intercompany-Partnercode zu. Danach erzeugen Aufträge und Rechnungen zwischen den Gesellschaften entsprechende Belege bei der Partnergesellschaft. Kontierung und Dimensionen werden über einen Intercompany-Kontenplan und Intercompany-Dimensionen übersetzt. Das gilt für Verkaufs- und Einkaufsbelege sowie Sachkonto-Buchungsblätter. Zwischen den Gesellschaften können Währung, Kontenplan, Dimensionen und Artikelnummern verschieden sein.

Der Vorteil sind weniger Fehler, weil Daten nur einmal eingegeben werden. Learn nennt außerdem einen klaren Prüfpfad und einen besseren Überblick über die Transaktionshistorie zwischen den Gesellschaften.

Einrichtung

Sie müssen eine Liste von Intercompany-Partnern, einen Intercompany-Kontenplan und Intercompany-Dimensionen anlegen. Die Seite Intercompany Setup fasst Partner, Kontenplan und Dimensionen zusammen und bietet schnellen Zugang zu den Aufgaben. Microsofts Release Plan für 2023 Release Wave 1 beschreibt sie als einheitliche Einrichtungsoberfläche. Danach können Sie im Intercompany-Sachkonto-Buchungsblatt buchen.

Beginnen Sie mit der Partnerliste und dem Kontenplan. Ordnen Sie jedes Konto Ihres eigenen Kontenplans einem Intercompany-Konto zu, damit die Gegenseite die richtige Kontierung erhält. Tun Sie dasselbe mit den Dimensionen, bevor Sie die erste Transaktion buchen.

Eingangs- und Ausgangsbox

Buchen Sie einen Intercompany-Beleg oder ein Buchungsblatt, landet die Transaktion in der Ausgangsbox (Intercompany Outbox Transactions). Dort senden Sie sie mit Send to Intercompany Partner an den Partner, oder Sie können sie mit Return to Inbox in Ihre eigene Eingangsbox zurückgeben. Die Verwendung von Cancel setzt voraus, dass Sie eine Korrektur zur ursprünglichen Transaktion buchen.

Beim Empfänger liegt die Transaktion in der Eingangsbox (Intercompany Inbox Transactions). Sie können akzeptieren, ablehnen (an den Partner zurückgeben) oder stornieren. Akzeptieren Sie, werden Beleg- oder Buchungsblattzeilen erzeugt, die Sie kontrollieren und buchen. Wurde eine Transaktion vom Partner abgelehnt, müssen Sie sie in der Eingangsbox stornieren und eine Korrektur buchen.

Machen Sie es zur festen Routine, Eingangs- und Ausgangsbox zu leeren. Transaktionen, die liegen bleiben, führen zu Differenzen im Verrechnungskonto zwischen den Gesellschaften und sind am Monatsende schwer wiederzufinden.

Automatische Verarbeitung

Liegen die Partner in derselben Datenbank, können Transaktionen automatisch akzeptiert werden und direkt in die verarbeiteten Eingangs- und Ausgangsboxen gehen. Das steuern das Feld Auto. Send Transactions in der Intercompany Setup für den Synchronisationspartner und Auto. Accept Transactions auf der Partnerkarte. Den Import einer Transaktionsdatei von einem Partner außerhalb derselben Datenbank beschreibt Learn als nur für lokale Installationen gültig. Wie Sie Gesellschaften über Umgebungen hinweg in Business Central online verbinden, prüfen Sie auf Learn.

Nutzen Sie die automatische Annahme, sollten Sie trotzdem eine Kontrolle haben. Gehen Sie die Seiten mit verarbeiteten Transaktionen durch, damit Fehler nicht verborgen bleiben.

Einschränkungen und Kontrolle

Learn nennt, dass Einkaufsrechnungen nicht über Intercompany an Partner gesendet werden, dass aber eine gesendete Verkaufsrechnung beim Empfänger als Einkaufsrechnung angelegt wird. Das Sachkonto-Buchungsblatt enthält keine Währung und rechnet Beträge zum Tageskurs in lokale Währung um.

Der Bericht Intercompany Transactions gibt einen Überblick über gesendete und empfangene Transaktionen in einer Periode. Verarbeiten Sie alle ausstehenden Transaktionen als Teil des Monatsabschlusses, damit die konzerninternen Salden abgestimmt werden können.

Nutzen Sie eine Testtransaktion zwischen zwei Gesellschaften, bevor Sie in Betrieb gehen, und prüfen Sie, dass beide Seiten wie erwartet buchen.

Konsolidierung und Regeln

Intercompany ist nicht dasselbe wie Konsolidierung. Die Konsolidierung des Konzernabschlusses ist eine eigene Funktion. Wie interne Transaktionen im Konzernabschluss zu behandeln sind und welche Anforderungen für Verrechnungsposten gelten, folgt den Regeln Ihres Landes. Stimmen Sie das mit Ihrem Abschlussprüfer ab.

Geben Sie jedem Partner einen Verantwortlichen, damit Eingangs- und Ausgangsbox nicht allen gehören und damit niemandem.