Ingående poster vid systembyte

Vid ett systembyte ska Business Central starta med samma siffror som det gamla systemet slutade med. Det gäller öppna kund- och leverantörsposter, lagersaldo och saldon på huvudboksonton. Det är här de flesta projekt lägger tid på avstämning. Artikeln förklarar hur du väljer brytdatum, läser in de ingående siffrorna och stämmer av så att den första månadens bokföring blir rätt. Det finns en kort checklista i slutet som du kan ta med till revisorn.

Välj brytdatum

Välj ett datum då perioden är avslutad i det gamla systemet, vanligtvis ett månads- eller räkenskapsårsavslut. Då är siffrorna stabila och revisorn kan se vad som är stängt.

Kom överens om att inget bokförs på gamla perioder i det gamla systemet efter datumet, om inte rättelserna också flyttas.

Huvudbok: saldon eller poster

De flesta läser in en ingående balans som saldon per huvudbokskonto med en General Journal. För konton med dimensioner kan du läsa in saldon per dimensionsvärde, så att rapporter per avdelning eller projekt stämmer från start.

Kund-, leverantörs- och lagerkonton får inte ha ingående saldo som vanliga huvudboksrader om de är inställda att följa reskontran. Här måste saldot komma via tillhörande poster, annars stämmer inte huvudboken och reskontran överens. Kontrollera inställningen på kontot och följ Microsoft Learn. Spara de inlästa journalerna och filerna så att du kan visa vad som bokfördes när, om revisorn eller en kollega frågar senare.

Kunder, leverantörer, lager och avstämning

Läs in varje öppen faktura, kreditnota och betalning som en post med ursprungligt verifikationsnummer, bokföringsdatum, förfallodatum och valuta. Då kan betalningar senare utjämnas mot rätt poster.

Använd kund- och leverantörsjournalerna för ändamålet. Testa först i sandbox och stäm av att summan per kund och leverantör stämmer med det gamla systemet.

Lagersaldot läses in som en artikeljournal med antal och kostnadspris per artikel och lagerställe. Gör en fysisk inventering nära brytdatumet så att saldot är sant. Tänk på serie- och lotnummer och lagerplatser om ni använder dem.

Stäm av lagervärdet i artikeljournalen mot det lagerkonto som finns i ingående balansen.

Gör en avstämning som kan visas för revisorn.

Saldobalans i det gamla systemet lika med saldobalans i Business Central per brytdatum.
Kundsaldo i huvudboken lika med summan av öppna kundposter.
Leverantörssaldo i huvudboken lika med summan av öppna leverantörsposter.
Lagervärde i artiklar lika med lagerkonto.
Momsredovisning och bankkonton avstämda.

Valuta och periodisering

Öppna poster i utländsk valuta måste ha både belopp i valuta och belopp i lokal valuta. Använd kursen från brytdatumet så att värdet stämmer med er tidigare redovisning. Kontrollera också hur orealiserade kursdifferenser beter sig i den första perioden efter bytet.

Om ni har periodiserade poster, till exempel förutbetalda kostnader, måste de också med som saldon eller poster med rätt datum.

Öva inläsningen och kontrollera efteråt

Läs in de ingående siffrorna minst två gånger i sandbox innan du gör det i produktion. Första gången hittar du formatfel. Andra gången hittar du skillnader i belopp. När avstämningen går ihop utan manuella rättelser är du redo.

Skriv ner stegen i den ordning du använder dem. På dagen ska ingen behöva improvisera.

När de ingående siffrorna är inlästa, kör en saldobalans, en lista över kund- och leverantörssaldon och en rapport över lagervärde. Jämför dem med de siffror du sparade från det gamla systemet.

Bokför därefter de första riktiga transaktionerna och kontrollera att de hamnar rätt. Först då kan du förklara öppningen som avslutad och låsa perioden före brytdatumet.

Hjälp med projektet

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp med att planera och genomföra inläsningen av ingående poster kan ni skriva till oss.