Openingsposten bij een systeemwissel

Kies de afsluitdatum

Kies een datum waarop de periode in het oude systeem is afgesloten, doorgaans een maand- of boekjaarafsluiting. Dan zijn de cijfers stabiel en kan de accountant zien wat is afgesloten.

Spreek af dat er na die datum in het oude systeem niet meer op oude perioden wordt geboekt, tenzij de correcties ook worden overgezet.

Grootboek: saldi of posten

De meesten lezen een openingsbalans in als saldi per grootboekrekening met één grootboekjournaal. Voor rekeningen met dimensies kunt u saldi per dimensiewaarde inlezen, zodat rapporten per afdeling of project vanaf het begin kloppen.

Debiteuren-, crediteuren- en voorraadrekeningen mogen geen openingssaldo hebben als gewone grootboekregels als ze zijn ingesteld om de subadministratie te volgen. Hier moet het saldo via de bijbehorende posten komen, anders komen het grootboek en het subsaldo niet overeen. Controleer de instelling op de rekening en volg Microsoft Learn. Bewaar de ingelezen journalen en bestanden, zodat u kunt laten zien wat wanneer is geboekt als de accountant of een collega er later naar vraagt.

Debiteuren, crediteuren, voorraad en afstemming

Lees elke openstaande factuur, creditnota en betaling in als een post met het oorspronkelijke documentnummer, boekingsdatum, vervaldatum en valuta. Dan kunnen betalingen later tegen de juiste posten worden afgeletterd.

Gebruik hiervoor debiteuren- en crediteurenjournalen. Test eerst in de sandbox en stem af dat de som per klant en leverancier overeenkomt met het oude systeem.

De voorraad wordt ingelezen als artikeljournaal met aantal en kostprijs per artikel en locatie. Doe een fysieke telling vlak bij de afsluitdatum, zodat de voorraad klopt. Denk aan serie- en lotnummers en magazijnlocaties als u die gebruikt.

Stem de voorraadwaarde in het artikeljournaal af op de voorraadrekening die in de openingsbalans staat.

Maak een afstemming die u aan de accountant kunt tonen.

• Proefbalans in het oude systeem gelijk aan proefbalans in Business Central per afsluitdatum.
• Debiteurensaldo in het grootboek gelijk aan de som van openstaande debiteurenposten.
• Crediteurensaldo in het grootboek gelijk aan de som van openstaande crediteurenposten.
• Voorraadwaarde in artikelen gelijk aan voorraadrekening.
• Btw-aangifte en bankrekeningen afgestemd.

Valuta en periodisering

Openstaande posten in vreemde valuta moeten zowel een bedrag in valuta als een bedrag in lokale valuta hebben. Gebruik de koers van de afsluitdatum, zodat de waarde overeenkomt met uw eerdere administratie. Controleer ook hoe ongerealiseerde koersverschillen zich gedragen in de eerste periode na de overstap.

Als u overlopende posten hebt, bijvoorbeeld vooruitbetaalde kosten, moeten die ook mee als saldi of posten met de juiste data.

Oefen het inlezen en controleer achteraf

Lees de openingscijfers minstens twee keer in de sandbox in voordat u dat in productie doet. De eerste keer vindt u opmaakfouten. De tweede keer vindt u verschillen in bedragen. Als de afstemming zonder handmatige correcties klopt, bent u klaar.

Schrijf de stappen op in de volgorde waarin u ze gebruikt. Op de dag zelf hoeft niemand te improviseren.

Draai na het inlezen van de openingscijfers een proefbalans, een saldolijst voor debiteuren en crediteuren en een voorraadwaarderapport. Vergelijk ze met de cijfers die u uit het oude systeem hebt bewaard.

Boek daarna de eerste echte transacties en controleer of ze correct terechtkomen. Pas dan kunt u de opening als afgerond verklaren en de periode vóór de afsluitdatum vergrendelen.

Hulp bij het project

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u het inlezen van openingscijfers met ons bespreken, schrijf ons dan.