Pozycje otwarcia przy zmianie systemu

Przy zmianie systemu Business Central musi zacząć od tych samych liczb, którymi zakończył stary system. Dotyczy to otwartych pozycji należności i zobowiązań, stanów magazynowych i sald kont księgi głównej. To tutaj większość projektów traci najwięcej czasu na uzgodnienia. Artykuł wyjaśnia, jak wybrać datę graniczną, wczytać dane otwarcia i uzgodnić je tak, by księgowość pierwszego miesiąca była poprawna. Na końcu jest krótka lista kontrolna, którą możesz zabrać do audytora.

Wybierz datę graniczną

Wybierz datę, na którą okres jest zamknięty w starym systemie, zwykle koniec miesiąca lub roku obrotowego. Wtedy liczby są stabilne, a audytor widzi, co jest zamknięte.

Ustal, że po tej dacie w starym systemie nie księguje się w starych okresach, chyba że poprawki są również przenoszone.

Księga główna: salda czy pozycje

Większość osób wczytuje bilans otwarcia jako salda na każde konto księgi głównej za pomocą jednego General Journal. Dla kont z wymiarami możesz wczytać salda według wartości wymiaru, aby raporty według działu lub projektu zgadzały się od początku.

Konta należności, zobowiązań i zapasów nie powinny mieć salda otwarcia jako zwykłe linie księgi głównej, jeśli są ustawione tak, by śledzić konta podrzędne. Tutaj saldo musi pochodzić z powiązanych pozycji, inaczej księga główna i saldo pomocnicze nie będą do siebie pasować. Sprawdź ustawienia konta i postępuj zgodnie z Microsoft Learn. Zachowaj wczytane dzienniki i pliki, aby móc pokazać, co zostało zaksięgowane i kiedy, gdyby audytor lub współpracownik zapytał później.

Klienci, dostawcy, magazyn i uzgodnienie

Wczytaj każdą otwartą fakturę, notę kredytową i płatność jako pozycję z oryginalnym numerem dokumentu, datą księgowania, terminem płatności i walutą. Dzięki temu płatności można później rozliczać z właściwymi pozycjami.

Użyj do tego dzienników klientów i dostawców. Najpierw przetestuj w sandboxie i uzgodnij, że suma na każdego klienta i dostawcę zgadza się ze starym systemem.

Stany magazynowe wczytuje się jako Item Journal z ilością i ceną kosztu na towar i lokalizację. Wykonaj fizyczny spis blisko daty granicznej, aby stan był prawdziwy. Pamiętaj o numerach seryjnych i partii oraz miejscach magazynowych, jeśli z nich korzystacie.

Uzgodnij wartość zapasów w Item Journal z kontem zapasów w bilansie otwarcia.

Przygotuj uzgodnienie, które można pokazać audytorowi.

Bilans próbny w starym systemie równy bilansowi próbnemu w Business Central na datę graniczną.
Saldo należności w księdze głównej równe sumie otwartych pozycji należności.
Saldo zobowiązań w księdze głównej równe sumie otwartych pozycji zobowiązań.
Wartość zapasów w towarach równa kontu zapasów.
Rozliczenie VAT i rachunki bankowe uzgodnione.

Waluta i rozliczenia międzyokresowe

Otwarte pozycje w walucie obcej muszą mieć zarówno kwotę w walucie, jak i kwotę w walucie lokalnej. Użyj kursu z daty granicznej, aby wartość zgadzała się z wcześniejszą księgowością. Sprawdź też, jak zachowują się niezrealizowane różnice kursowe w pierwszym okresie po zmianie.

Jeśli macie pozycje rozliczane w czasie, na przykład koszty opłacone z góry, również muszą trafić jako salda lub pozycje z właściwymi datami.

Przećwicz wczytanie i sprawdź po fakcie

Wczytaj dane otwarcia co najmniej dwa razy w sandboxie, zanim zrobisz to na produkcji. Za pierwszym razem znajdziesz błędy formatu. Za drugim różnice w kwotach. Gdy uzgodnienie zgadza się bez ręcznych poprawek, jesteś gotowy.

Zapisz kroki w kolejności, w jakiej ich używasz. W dniu przejścia nikt nie powinien improwizować.

Gdy dane otwarcia są wczytane, uruchom bilans próbny, listę sald należności i zobowiązań oraz raport wartości zapasów. Porównaj je z liczbami zachowanymi ze starego systemu.

Następnie zaksięguj pierwsze prawdziwe transakcje i sprawdź, czy trafiają tam, gdzie trzeba. Dopiero wtedy możesz uznać otwarcie za zakończone i zablokować okres przed datą graniczną.

Pomoc przy projekcie

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o wczytaniu danych otwarcia, napisz do nas.