Åpningsposter ved systembytte

Ved et systembytte må Business Central starte med de samme tallene som det gamle systemet sluttet med. Det gjelder åpne kunde- og leverandørposter, lagerbeholdning og saldoer på finanskontoer. Det er her de fleste prosjekter bruker mest tid på avstemming. Artikkelen forklarer hvordan du velger skjæringsdato, leser inn åpningstallene og avstemmer, slik at første måneds regnskap blir riktig. Det er en kort sjekkliste til slutt som du kan ta med til revisor.

Velg skjæringsdato

Velg en dato der perioden er avsluttet i det gamle systemet, typisk en måneds- eller regnskapsårsavslutning. Da er tallene stabile, og revisor kan se hva som er lukket.

Avtal at det ikke bokføres på gamle perioder i det gamle systemet etter datoen, med mindre rettelsene også flyttes.

Finans: saldoer eller poster

De fleste leser inn en åpningsbalanse som saldoer per finanskonto med én finanskladd. For kontoer med dimensjoner kan du lese inn saldoer per dimensjonsverdi, slik at rapporter per avdeling eller prosjekt stemmer fra start.

Kunde-, leverandør- og lagerkontoer skal ikke ha åpningssaldo som vanlige finanslinjer hvis de er satt opp til å følge underkontoer. Her må saldoen komme via de tilhørende postene, ellers stemmer ikke finans og reskontrosaldo overens. Kontroller oppsettet på kontoen og følg Microsoft Learn. Ta vare på de innleste kladdene og filene, slik at du kan vise hva som ble bokført når, hvis revisor eller en kollega spør senere.

Kunder, leverandører, lager og avstemming

Les inn hver åpne faktura, kreditnota og betaling som en post med opprinnelig bilagsnummer, bokføringsdato, forfallsdato og valuta. Da kan betalinger senere utlignes mot de riktige postene.

Bruk kunde- og leverandørkladder til formålet. Test først i sandbox, og avstem at summen per kunde og leverandør stemmer med det gamle systemet.

Lagerbeholdningen leses inn som varekladd med antall og kostpris per vare og lokasjon. Foreta en fysisk telling tett på skjæringsdatoen, slik at beholdningen er riktig. Husk serie- og lotnumre og lagerplasser hvis dere bruker dem.

Avstem lagerverdien i varekladden mot lagerkontoen i åpningsbalansen.

Lag en avstemming som kan vises til revisor.

Saldobalanse i gammelt system lik saldobalanse i Business Central per skjæringsdato.
Kundesaldo i finans lik summen av åpne kundeposter.
Leverandørsaldo i finans lik summen av åpne leverandørposter.
Lagerverdi i varer lik lagerkonto.
Mva-oppgjør og bankkontoer avstemt.

Valuta og periodisering

Åpne poster i fremmed valuta må ha både beløp i valuta og beløp i lokal valuta. Bruk kursen fra skjæringsdatoen, slik at verdien stemmer med deres tidligere regnskap. Sjekk også hvordan urealiserte kursdifferanser oppfører seg i første periode etter byttet.

Hvis dere har periodiserte poster, for eksempel forhåndsbetalte kostnader, må de også med som saldoer eller poster med riktige datoer.

Øv på innlesingen og kontroller etterpå

Les inn åpningstall minst to ganger i sandbox før du gjør det i produksjon. Første gang finner du formatfeil. Andre gang finner du forskjeller i beløp. Når avstemmingen går opp uten manuelle rettelser, er du klar.

Skriv ned trinnene i den rekkefølgen du bruker dem. På dagen skal ingen improvisere.

Når åpningstallene er lest inn, kjør en saldobalanse, en kunde- og leverandørsaldoliste og en lagerverdirapport. Sammenlign dem med tallene du tok vare på fra det gamle systemet.

Bokfør deretter de første ekte transaksjonene, og kontroller at de havner riktig. Først da kan du erklære åpningen for avsluttet og låse perioden før skjæringsdatoen.

Hjelp til prosjektet

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil drøfte planleggingen og gjennomføringen av åpningsinnlesinger.