Eröffnungsposten beim Systemwechsel

Bei einem Systemwechsel muss Business Central mit denselben Zahlen starten, mit denen das alte System geendet hat. Das betrifft offene Debitoren- und Kreditorenposten, den Lagerbestand und die Salden auf Sachkonten. Hier verbringen die meisten Projekte die meiste Zeit mit Abstimmung. Der Artikel erklärt, wie Sie den Stichtag wählen, die Eröffnungszahlen einlesen und so abstimmen, dass die Buchhaltung des ersten Monats stimmt. Am Ende steht eine kurze Checkliste, die Sie zu Ihrem Abschlussprüfer mitnehmen können.

Den Stichtag wählen

Wählen Sie ein Datum, an dem die Periode im alten System abgeschlossen ist, typischerweise ein Monats- oder Geschäftsjahresabschluss. Dann sind die Zahlen stabil, und der Abschlussprüfer sieht, was geschlossen ist.

Vereinbaren Sie, dass nach dem Stichtag im alten System nicht mehr auf alte Perioden gebucht wird, es sei denn, die Korrekturen werden ebenfalls übertragen.

Finanzbuchhaltung: Salden oder Posten

Die meisten lesen eine Eröffnungsbilanz als Salden je Sachkonto mit einem Sachkonto-Buch.-Blatt ein. Bei Konten mit Dimensionen können Sie Salden je Dimensionswert einlesen, damit Berichte je Abteilung oder Projekt von Anfang an stimmen.

Debitoren-, Kreditoren- und Lagerkonten dürfen keinen Eröffnungssaldo als gewöhnliche Sachposten erhalten, wenn sie so eingerichtet sind, dass sie Nebenbuchkonten folgen. Hier muss der Saldo über die zugehörigen Posten kommen, sonst passen Hauptbuch und Nebenbuchsaldo nicht zusammen. Kontrollieren Sie die Einrichtung des Kontos und folgen Sie Microsoft Learn. Bewahren Sie die eingelesenen Buch.-Blätter und Dateien auf, damit Sie zeigen können, was wann gebucht wurde, falls der Abschlussprüfer oder ein Kollege später fragt.

Debitoren, Kreditoren, Lager und Abstimmung

Lesen Sie jede offene Rechnung, Gutschrift und Zahlung als Posten mit ursprünglicher Belegnummer, Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum und Währung ein. So können Zahlungen später gegen die richtigen Posten ausgeglichen werden.

Nutzen Sie dafür Debitoren- und Kreditorenbuch.-Blätter. Testen Sie zuerst in der Sandbox und stimmen Sie ab, dass die Summe je Debitor und Kreditor zum alten System passt.

Der Lagerbestand wird als Artikelbuch.-Blatt mit Menge und Einstandspreis je Artikel und Lagerort eingelesen. Führen Sie nahe am Stichtag eine körperliche Inventur durch, damit der Bestand stimmt. Denken Sie an Seriennummern, Chargennummern und Lagerplätze, falls Sie sie verwenden.

Stimmen Sie den Lagerwert im Artikelbuch.-Blatt gegen das Lagerkonto in der Eröffnungsbilanz ab.

Erstellen Sie eine Abstimmung, die Sie dem Abschlussprüfer zeigen können.

Saldenliste im alten System entspricht der Saldenliste in Business Central zum Stichtag.
Debitorensaldo in der Finanzbuchhaltung entspricht der Summe der offenen Debitorenposten.
Kreditorensaldo in der Finanzbuchhaltung entspricht der Summe der offenen Kreditorenposten.
Lagerwert in den Artikeln entspricht dem Lagerkonto.
Umsatzsteuerabrechnung und Bankkonten abgestimmt.

Währung und Periodisierung

Offene Posten in Fremdwährung müssen sowohl den Betrag in Fremdwährung als auch den Betrag in Landeswährung haben. Nutzen Sie den Kurs des Stichtags, damit der Wert zu Ihrer bisherigen Buchhaltung passt. Prüfen Sie auch, wie sich nicht realisierte Kursdifferenzen in der ersten Periode nach dem Wechsel verhalten.

Wenn Sie periodisierte Posten haben, zum Beispiel vorausbezahlte Kosten, müssen auch sie als Salden oder Posten mit den richtigen Daten mitkommen.

Das Einlesen üben und danach kontrollieren

Lesen Sie die Eröffnungszahlen mindestens zweimal in der Sandbox ein, bevor Sie es in der Produktion tun. Beim ersten Mal finden Sie Formatfehler. Beim zweiten Mal finden Sie Abweichungen bei den Beträgen. Wenn die Abstimmung ohne manuelle Korrekturen aufgeht, sind Sie bereit.

Schreiben Sie die Schritte in der Reihenfolge auf, in der Sie sie ausführen. Am Tag selbst sollte niemand improvisieren müssen.

Wenn die Eröffnungszahlen eingelesen sind, führen Sie eine Saldenliste, eine Debitoren- und Kreditorensaldenliste und einen Lagerwertbericht aus. Vergleichen Sie sie mit den Zahlen, die Sie aus dem alten System gesichert haben.

Buchen Sie danach die ersten echten Transaktionen und kontrollieren Sie, dass sie korrekt landen. Erst dann können Sie die Eröffnung für abgeschlossen erklären und die Periode vor dem Stichtag sperren.

Hilfe für das Projekt

Wenn Sie Fragen zur Planung und Durchführung der Eröffnungsübernahme haben, schreiben Sie uns.