Åbningsposter ved systemskifte

Ved et systemskifte skal Business Central starte med de samme tal, som det gamle system sluttede med. Det gælder åbne debitor- og kreditorposter, lagerbeholdning og saldi på finanskonti. Det er her, de fleste projekter bruger tid på afstemning. Artiklen forklarer, hvordan du vælger skæringsdato, indlæser åbningstallene og afstemmer, så den første måneds regnskab bliver rigtig. Der er en kort tjekliste til sidst, som du kan tage med til revisor.

Vælg skæringsdato

Vælg en dato, hvor perioden er afsluttet i det gamle system, typisk en måneds- eller regnskabsårsafslutning. Så er tallene stabile, og revisor kan se, hvad der er lukket.

Aftal, at der ikke bogføres på gamle perioder i det gamle system efter datoen, medmindre rettelserne også flyttes.

Finans: saldi eller poster

De fleste indlæser en åbningsbalance som saldi pr. finanskonto med én finanskladde. For konti med dimensioner kan du indlæse saldi pr. dimensionsværdi, så rapporter pr. afdeling eller projekt passer fra start.

Debitor-, kreditor- og lagerkonti må ikke have åbningssaldo som almindelige finanslinjer, hvis de er sat til at følge underkonti. Her skal saldoen komme via de tilhørende poster, ellers passer finans og subsidiær saldo ikke sammen. Kontrollér opsætningen på kontoen og følg Microsoft Learn. Gem de indlæste kladder og filer, så du kan vise, hvad der blev bogført hvornår, hvis revisor eller en kollega senere spørger.

Debitorer, kreditorer, lager og afstemning

Indlæs hver åben faktura, kreditnota og betaling som en post med oprindeligt bilagsnummer, bogføringsdato, forfaldsdato og valuta. Så kan betalinger senere udlignes mod de rigtige poster.

Brug debitor- og kreditorkladder til formålet. Test først i sandbox, og afstem, at sum pr. kunde og leverandør passer til det gamle system.

Lagerbeholdningen indlæses som varekladde med antal og kostpris pr. vare og lokation. Foretag en fysisk optælling tæt på skæringsdatoen, så beholdningen er sand. Husk serie- og lotnumre og lagerpladser, hvis I bruger dem.

Afstem lagerværdien i varekladden mod den lagerkonto, der er i åbningsbalancen.

Lav en afstemning, der kan vises til revisor.

Prøvebalance i gammelt system lig prøvebalance i Business Central pr. skæringsdato.
Debitorsaldo i finans lig sum af åbne debitorposter.
Kreditorsaldo i finans lig sum af åbne kreditorposter.
Lagerværdi i varer lig lagerkonto.
Momsafregning og bankkonti afstemt.

Valuta og periodisering

Åbne poster i fremmed valuta skal have både beløb i valuta og beløb i lokal valuta. Brug kursen fra skæringsdatoen, så værdien passer til jeres tidligere regnskab. Tjek også, hvordan urealiserede kursdifferencer opfører sig i den første periode efter skiftet.

Hvis I har periodiserede poster, for eksempel forudbetalte omkostninger, skal de også med som saldi eller poster med de rigtige datoer.

Øv indlæsningen og kontrollér bagefter

Indlæs åbningstal mindst to gange i sandbox, inden du gør det i produktion. Første gang finder du formatfejl. Anden gang finder du forskelle i beløb. Når afstemningen går op uden manuelle rettelser, er du klar.

Skriv trinene ned i den rækkefølge, du bruger dem. På dagen skal ingen improvisere.

Når åbningstallene er indlæst, så kør en prøvebalance, en debitor- og kreditorsaldoliste og en lagerværdirapport. Sammenlign dem med de tal, du gemte fra det gamle system.

Bogfør derefter de første rigtige transaktioner, og kontroller, at de lander korrekt. Først da kan du erklære åbningen for afsluttet og låse perioden før skæringsdatoen.

Hjælp til projektet

Addverk er et nyt Business Central-hus. Vi planlægger og gennemfører åbningsindlæsninger som en del af implementeringsydelsen. Se prissiden for vores faste priser.