Godkännandearbetsflöden: vad kan standard?

Många tror att godkännande av fakturor och inköp kräver ett tillägg till Business Central. Standard kan en hel del, och för resten finns Power Automate. Här är hur det fungerar: arbetsflödesmallar, godkännandeanvändare med beloppsgränser och ersättare, och när du bör titta mot Power Automate. Vi håller oss till det Microsoft dokumenterar. Det är viktigt att bestämma reglerna innan du sätter upp dem.

Vad ett arbetsflöde är

Ett arbetsflöde (workflow) i Business Central är en lista med steg på sidan Workflow. Varje steg består av en händelse med villkor och ett svar med alternativ. Du väljer från fasta listor över de scenarier som standardkoden stöder, till exempel att en inköpsorder skickas för godkännande och att den frisläpps vid godkännande. Systemuppgifter som automatisk bokföring kan också ingå som steg.

Exempel: när en inköpare skickar en inköpsorder för godkännande skapas en godkännandebegäran till den godkännare som är uppsatt för användaren. Godkänns den frisläpps ordern. Avvisas den kommer den tillbaka till inköparen med en kommentar.

Mallar

Du behöver inte bygga från grunden. Microsoft levererar arbetsflödesmallar för bland annat försäljnings- och inköpsdokument, kund- och leverantörsregister, journalbatchar och artikelkort. Du skapar ett arbetsflöde från en mall och anpassar det. Arbetsflöden kan exporteras och importeras, så att du kan flytta dem mellan miljöer.

Mallen är en utgångspunkt. Typiska anpassningar är beloppsvillkor och vilka fält som utlöser godkännande. Aktivera arbetsflödet först när testet är genomfört.

Learn har också en steg-för-steg-genomgång av ett arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Den är ett bra ställe att börja om du inte har byggt ett arbetsflöde förut.

Godkännandeanvändare

Innan ett arbetsflöde med godkännande kan fungera måste användarna sättas upp på sidan Approval User Setup. Här anger du bland annat:

Beloppsgränserna gäller i lokal valuta. Bestäm därför hur inköp i utländsk valuta hanteras och vem som är godkännare vid frånvaro.

Approver ID: vem som godkänner den enskilda användarens begäranden.
Beloppsgränser för försäljning, inköp och begäranden, eller obegränsat godkännande.
Substitute: vem som tar över när godkännaren inte är på plats.
Approval Administrator: den enda användaren som kan frigöra ett fastlåst arbetsflöde.

Grupper och notifieringar

Om flera ska godkänna skapar du en grupp på sidan Workflow User Group. Learn varnar för att samma användare inte bör vara både begärare och godkännare, för då godkänns begäranden automatiskt. Använd Approval User Setup Test för att kontrollera uppsättningen.

Du bestämmer också hur användarna får besked: som e-post eller notering, och hur ofta. E-post kräver att e-post är uppsatt i Business Central.

Är det bara få godkännare kan en ersättare och en administratör förhindra att ärenden fastnar när någon är på semester.

När Power Automate

Microsoft skriver att om ett scenario kräver en händelse eller ett svar som standard inte stöder kan du använda Power Automate, hämta en app från Marketplace eller låta en partner anpassa koden. Microsofts releaseplan för 2023 wave 1 beskriver mallar för godkännande via Power Automate, där godkännare kan svara i Teams eller på mobilen. Kontrollera på Learn vad som gäller i er miljö och att ni har rätt Power Automate-licenser.

Det är inte Learn som avgör om Power Automate är rätt lösning hos er. Bedöm om ni behöver fler steg, externa system eller godkännande i Teams, och om licenserna är på plats.

Börja smått

Välj ett dokument, till exempel inköpsorder över en beloppsgräns, och kör det med testanvändare. Kontrollera ersättaren, notifieringarna och vad som händer när någon avvisar. Utöka först därefter. Vilka beloppsgränser och kontrollpunkter er interna kontroll kräver är en ledningsfråga och eventuellt en fråga till revisorn.