Workflow zatwierdzania: co potrafi standard?

Wiele osób sądzi, że zatwierdzanie faktur i zakupów wymaga dodatku do Business Central. Standard potrafi sporo, a na resztę jest Power Automate. Oto, jak to działa: szablony workflow, użytkownicy zatwierdzający z limitami kwot i zastępcy oraz kiedy warto sięgnąć po Power Automate. Trzymamy się tego, co dokumentuje Microsoft. Ważne jest, aby ustalić zasady, zanim je skonfigurujesz.

Czym jest workflow

Workflow w Business Central to lista kroków na stronie Workflow. Każdy krok składa się ze zdarzenia z warunkami i odpowiedzi z opcjami. Wybierasz ze stałych list scenariuszy obsługiwanych przez standardowy kod, na przykład że zamówienie zakupu jest wysyłane do zatwierdzenia i że po zatwierdzeniu jest zwalniane. Zadania systemowe, takie jak automatyczne księgowanie, również mogą być krokami.

Przykład: gdy kupiec wysyła zamówienie zakupu do zatwierdzenia, tworzone jest żądanie zatwierdzenia dla osoby zatwierdzającej ustawionej dla użytkownika. Jeśli zostanie zatwierdzone, zamówienie jest zwalniane. Jeśli zostanie odrzucone, wraca do kupca z komentarzem.

Szablony

Nie musisz budować od zera. Microsoft dostarcza szablony workflow między innymi dla dokumentów sprzedaży i zakupu, kartotek klientów i dostawców, partii dzienników i kart towarów. Tworzysz workflow z szablonu i go dostosowujesz. Workflow można eksportować i importować, więc możesz je przenosić między środowiskami.

Szablon to punkt wyjścia. Typowe dostosowania to warunki kwotowe i pola, które uruchamiają zatwierdzanie. Aktywuj workflow dopiero po zakończeniu testu.

Learn zawiera też krok po kroku opis workflow do zatwierdzania zamówień zakupu. To dobre miejsce na start, jeśli nie budowałeś wcześniej workflow.

Użytkownicy zatwierdzający

Zanim workflow z zatwierdzaniem zadziała, użytkownicy muszą być skonfigurowani na stronie Approval User Setup. Podajesz tam między innymi:

Limity kwot obowiązują w walucie lokalnej. Dlatego ustal, jak obsługiwane są zakupy w walucie obcej i kto zatwierdza podczas nieobecności.

Approver ID: kto zatwierdza żądania danego użytkownika.
Limity kwot dla sprzedaży, zakupów i żądań albo zatwierdzanie bez limitu.
Substitute: kto wchodzi w zastępstwo, gdy zatwierdzającego nie ma.
Approval Administrator: jedyny użytkownik, który może zwolnić zablokowany workflow.

Grupy i powiadomienia

Jeśli zatwierdzać ma kilka osób, tworzysz grupę na stronie Workflow User Group. Learn ostrzega, że ten sam użytkownik nie powinien być jednocześnie wnioskodawcą i zatwierdzającym, bo wtedy żądania są zatwierdzane automatycznie. Użyj Approval User Setup Test, aby sprawdzić konfigurację.

Decydujesz też, jak użytkownicy dostają powiadomienia: jako e-mail lub notatka i jak często. E-mail wymaga, aby poczta była skonfigurowana w Business Central.

Jeśli zatwierdzających jest niewielu, zastępca i administrator mogą zapobiec zawieszaniu się spraw, gdy ktoś jest na urlopie.

Kiedy Power Automate

Microsoft pisze, że jeśli scenariusz wymaga zdarzenia lub odpowiedzi, których standard nie obsługuje, możesz użyć Power Automate, pobrać aplikację z Marketplace albo poprosić partnera o dostosowanie kodu. Plan wydań Microsoftu na 2023, fala 1, opisuje szablony zatwierdzania przez Power Automate, w których zatwierdzający mogą odpowiadać w Teams lub na telefonie. Sprawdź na Learn, co obowiązuje w Waszym środowisku, i czy macie odpowiednie licencje Power Automate.

To nie Learn rozstrzyga, czy Power Automate jest u was właściwym rozwiązaniem. Oceń, czy potrzebujecie większej liczby kroków, systemów zewnętrznych lub zatwierdzania w Teams, i czy licencje są na miejscu.

Zacznij od małego

Wybierz jeden dokument, na przykład zamówienia zakupu powyżej limitu kwoty, i przeprowadź go z użytkownikami testowymi. Sprawdź zastępcę, powiadomienia i to, co się dzieje, gdy ktoś odrzuci. Rozszerzaj dopiero potem. To, jakich limitów kwot i punktów kontrolnych wymaga wasza kontrola wewnętrzna, jest pytaniem do kierownictwa i ewentualnie do biegłego rewidenta.