Godkendelsesworkflows: hvad kan standard?

Mange tror, at godkendelse af fakturaer og indkøb kræver en tilføjelse til Business Central. Standard kan en del, og for resten findes Power Automate. Her er, hvordan det fungerer: workflowskabeloner, godkendelsesbrugere med beløbsgrænser og stedfortrædere, og hvornår du bør kigge mod Power Automate. Vi holder os til det, Microsoft dokumenterer. Det er vigtigt at beslutte reglerne, før du sætter dem op.

Hvad et workflow er

Et workflow i Business Central er en liste af trin på siden Workflow. Hvert trin består af en hændelse med betingelser og et svar med valgmuligheder. Du vælger fra faste lister over de scenarier, standardkoden understøtter, for eksempel at en indkøbsordre sendes til godkendelse, og at den frigives ved godkendelse. Systemopgaver som automatisk bogføring kan også indgå som trin.

Eksempel: når en køber sender en indkøbsordre til godkendelse, oprettes en godkendelsesanmodning til den godkender, der er sat op for brugeren. Godkendes den, frigives ordren. Afvises den, kommer den tilbage til køber med en kommentar.

Skabeloner

Du behøver ikke bygge fra bunden. Microsoft leverer workflowskabeloner til blandt andet salgs- og købsdokumenter, kunde- og leverandørkartoteker, kladdebatcher og varekort. Du opretter et workflow fra en skabelon og tilpasser det. Workflows kan eksporteres og importeres, så du kan flytte dem mellem miljøer.

Skabelonen er et udgangspunkt. Typiske tilpasninger er beløbsbetingelser og hvilke felter, der udløser godkendelse. Aktivér først workflowet, når testen er gennemført.

Learn har også en trin-for-trin gennemgang af et workflow til godkendelse af indkøbsordrer. Den er et godt sted at starte, hvis du ikke har bygget et workflow før.

Godkendelsesbrugere

Før et workflow med godkendelse kan fungere, skal brugerne sættes op på siden Approval User Setup. Her angiver du blandt andet:

Beløbsgrænserne gælder i lokal valuta. Fastlæg derfor, hvordan indkøb i fremmed valuta håndteres, og hvem der er godkender ved fravær.

Approver ID: hvem der godkender den enkelte brugers anmodninger.
Beløbsgrænser for salg, køb og anmodninger, eller ubegrænset godkendelse.
Substitute: hvem der træder ind, når godkenderen ikke er der.
Approval Administrator: den ene bruger, der kan frigøre et fastlåst workflow.

Grupper og notifikationer

Hvis flere skal godkende, opretter du en gruppe på siden Workflow User Group. Learn advarer om, at samme bruger ikke bør være både anmoder og godkender, for så godkendes anmodningerne automatisk. Brug Approval User Setup Test til at tjekke opsætningen.

Du bestemmer også, hvordan brugerne får besked: som e-mail eller notat, og hvor ofte. E-mail kræver, at e-mail er sat op i Business Central.

Er der kun få godkendere, kan en stedfortræder og en administrator undgå, at sager sidder fast, når nogen er på ferie.

Hvornår Power Automate

Microsoft skriver, at hvis et scenarie kræver en hændelse eller et svar, som standard ikke understøtter, kan du bruge Power Automate, hente en app fra Marketplace eller få en partner til at tilpasse koden. Microsofts udgivelsesplan for 2023 bølge 1 beskriver skabeloner til godkendelse via Power Automate, hvor godkendere kan svare i Teams eller på mobil. Tjek på Learn, hvad der gælder i jeres miljø, og at I har de rette Power Automate-licenser.

Det er ikke Learn, der afgør, om Power Automate er den rette løsning hos jer. Vurder, om I har brug for flere trin, eksterne systemer eller godkendelse i Teams, og om licenserne er på plads.

Start småt

Vælg ét dokument, for eksempel købsordrer over en beløbsgrænse, og kør det igennem med testbrugere. Tjek stedfortræderen, notifikationerne og hvad der sker, når nogen afviser. Udvid først derefter. Hvilke beløbsgrænser og kontrolpunkter jeres interne kontrol kræver, er et ledelsesspørgsmål og evt. et spørgsmål til revisor.