Goedkeuringsworkflows: wat kan standaard?

Veel mensen denken dat het goedkeuren van facturen en inkopen een uitbreiding op Business Central vereist. Standaard kan al veel, en voor de rest is er Power Automate. Hier leest u hoe het werkt: workflowsjablonen, goedkeurders met bedraglimieten en vervangers, en wanneer u naar Power Automate moet kijken. We houden ons aan wat Microsoft documenteert. Het is belangrijk de regels te bepalen voordat u ze instelt.

Wat een workflow is

Een workflow in Business Central is een lijst met stappen op de pagina Workflow. Elke stap bestaat uit een gebeurtenis met voorwaarden en een reactie met opties. U kiest uit vaste lijsten met de scenario's die de standaardcode ondersteunt, bijvoorbeeld dat een inkooporder ter goedkeuring wordt verzonden en dat die bij goedkeuring wordt vrijgegeven. Ook systeemtaken zoals automatisch boeken kunnen als stap worden opgenomen.

Voorbeeld: wanneer een inkoper een inkooporder ter goedkeuring verzendt, wordt een goedkeuringsverzoek aangemaakt voor de goedkeurder die voor de gebruiker is ingesteld. Wordt de order goedgekeurd, dan wordt hij vrijgegeven. Wordt hij afgewezen, dan gaat hij met een opmerking terug naar de inkoper.

Sjablonen

U hoeft niet vanaf nul te bouwen. Microsoft levert workflowsjablonen voor onder meer verkoop- en inkoopdocumenten, debiteuren- en crediteurenkaarten, dagboekbatches en artikelkaarten. U maakt een workflow vanuit een sjabloon en past hem aan. Workflows kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd, zodat u ze tussen omgevingen kunt verplaatsen.

Het sjabloon is een uitgangspunt. Typische aanpassingen zijn bedragvoorwaarden en welke velden de goedkeuring activeren. Activeer de workflow pas als de test is afgerond.

Learn heeft ook een stapsgewijze handleiding voor een workflow voor het goedkeuren van inkooporders. Die is een goede plek om te beginnen als u nog nooit een workflow hebt gebouwd.

Goedkeurders

Voordat een workflow met goedkeuring kan werken, moeten de gebruikers worden ingesteld op de pagina Approval User Setup. Hier geeft u onder meer op:

De bedraglimieten gelden in lokale valuta. Bepaal daarom hoe inkopen in vreemde valuta worden afgehandeld en wie de goedkeurder is bij afwezigheid.

Approver ID: wie de verzoeken van de afzonderlijke gebruiker goedkeurt.
Bedraglimieten voor verkoop, inkoop en verzoeken, of onbeperkte goedkeuring.
Substitute: wie het overneemt als de goedkeurder er niet is.
Approval Administrator: de ene gebruiker die een vastgelopen workflow kan vrijgeven.

Groepen en meldingen

Als meerdere mensen moeten goedkeuren, maakt u een groep aan op de pagina Workflow User Group. Learn waarschuwt dat dezelfde gebruiker niet zowel aanvrager als goedkeurder mag zijn, omdat de verzoeken dan automatisch worden goedgekeurd. Gebruik Approval User Setup Test om de inrichting te controleren.

U bepaalt ook hoe gebruikers bericht krijgen: als e-mail of notitie, en hoe vaak. E-mail vereist dat e-mail is ingesteld in Business Central.

Zijn er maar weinig goedkeurders, dan kunnen een vervanger en een beheerder voorkomen dat zaken vastlopen wanneer iemand op vakantie is.

Wanneer Power Automate

Microsoft schrijft dat u, als een scenario een gebeurtenis of reactie vereist die standaard niet wordt ondersteund, Power Automate kunt gebruiken, een app uit Marketplace kunt halen of een partner de code kunt laten aanpassen. Het releaseplan van Microsoft voor 2023 release wave 1 beschrijft sjablonen voor goedkeuring via Power Automate, waarbij goedkeurders kunnen reageren in Teams of op mobiel. Controleer op Learn wat in uw omgeving geldt en of u de juiste Power Automate-licenties hebt.

Het is niet Learn dat bepaalt of Power Automate bij u de juiste oplossing is. Beoordeel of u meer stappen, externe systemen of goedkeuring in Teams nodig hebt, en of de licenties in orde zijn.

Begin klein

Kies één document, bijvoorbeeld inkooporders boven een bedraglimiet, en laat het met testgebruikers doorlopen. Controleer de vervanger, de meldingen en wat er gebeurt als iemand afwijst. Breid pas daarna uit. Welke bedraglimieten en controlepunten uw interne beheersing vereist, is een vraag voor het management en eventueel voor uw accountant.