Genehmigungsworkflows: was kann der Standard?

Viele glauben, dass die Genehmigung von Rechnungen und Einkäufen eine Erweiterung für Business Central erfordert. Der Standard kann einiges, und für den Rest gibt es Power Automate. Hier sehen Sie, wie es funktioniert: Workflowvorlagen, Genehmigungsbenutzer mit Betragsgrenzen und Vertreter, und wann Sie in Richtung Power Automate schauen sollten. Wir halten uns an das, was Microsoft dokumentiert. Wichtig ist, die Regeln festzulegen, bevor Sie sie einrichten.

Was ein Workflow ist

Ein Workflow in Business Central ist eine Liste von Schritten auf der Seite Workflow. Jeder Schritt besteht aus einem Ereignis mit Bedingungen und einer Antwort mit Auswahlmöglichkeiten. Sie wählen aus festen Listen der Szenarien, die der Standardcode unterstützt, zum Beispiel dass ein Einkaufsauftrag zur Genehmigung gesendet und bei Genehmigung freigegeben wird. Auch Systemaufgaben wie automatisches Buchen können als Schritte enthalten sein.

Beispiel: Sendet ein Einkäufer einen Einkaufsauftrag zur Genehmigung, wird eine Genehmigungsanfrage an den Genehmiger erstellt, der für den Benutzer eingerichtet ist. Wird er genehmigt, wird der Auftrag freigegeben. Wird er abgelehnt, geht er mit einem Kommentar an den Einkäufer zurück.

Vorlagen

Sie müssen nicht bei null anfangen. Microsoft liefert Workflowvorlagen unter anderem für Verkaufs- und Einkaufsbelege, Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Buchungsblatt-Batches und Artikelkarten. Sie legen einen Workflow aus einer Vorlage an und passen ihn an. Workflows können exportiert und importiert werden, sodass Sie sie zwischen Umgebungen verschieben können.

Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Typische Anpassungen sind Betragsbedingungen und die Felder, die die Genehmigung auslösen. Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn der Test abgeschlossen ist.

Learn hat außerdem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Workflow zur Genehmigung von Einkaufsaufträgen. Sie ist ein guter Startpunkt, wenn Sie noch keinen Workflow gebaut haben.

Genehmigungsbenutzer

Bevor ein Workflow mit Genehmigung funktionieren kann, müssen die Benutzer auf der Seite Approval User Setup eingerichtet werden. Hier geben Sie unter anderem an:

Die Betragsgrenzen gelten in lokaler Währung. Legen Sie deshalb fest, wie Einkäufe in Fremdwährung behandelt werden und wer bei Abwesenheit genehmigt.

Approver ID: wer die Anfragen des einzelnen Benutzers genehmigt.
Betragsgrenzen für Verkauf, Einkauf und Anfragen oder unbegrenzte Genehmigung.
Substitute: wer einspringt, wenn der Genehmiger nicht da ist.
Approval Administrator: der eine Benutzer, der einen festgefahrenen Workflow freigeben kann.

Gruppen und Benachrichtigungen

Müssen mehrere genehmigen, legen Sie auf der Seite Workflow User Group eine Gruppe an. Learn warnt davor, dass derselbe Benutzer nicht gleichzeitig Anfragender und Genehmiger sein sollte, denn dann werden die Anfragen automatisch genehmigt. Verwenden Sie Approval User Setup Test, um die Einrichtung zu prüfen.

Sie legen auch fest, wie die Benutzer benachrichtigt werden: per E-Mail oder Notiz, und wie oft. E-Mail setzt voraus, dass E-Mail in Business Central eingerichtet ist.

Gibt es nur wenige Genehmiger, können ein Vertreter und ein Administrator verhindern, dass Vorgänge festhängen, wenn jemand im Urlaub ist.

Wann Power Automate

Microsoft schreibt, dass Sie Power Automate verwenden, eine App aus dem Marketplace holen oder einen Partner den Code anpassen lassen können, wenn ein Szenario ein Ereignis oder eine Antwort erfordert, die der Standard nicht unterstützt. Microsofts Release Plan für 2023 Release Wave 1 beschreibt Vorlagen für die Genehmigung über Power Automate, bei denen Genehmiger in Teams oder auf dem Handy antworten können. Prüfen Sie auf Learn, was in Ihrer Umgebung gilt und ob Sie die passenden Power-Automate-Lizenzen haben.

Learn entscheidet nicht, ob Power Automate bei Ihnen die richtige Lösung ist. Beurteilen Sie, ob Sie mehr Schritte, externe Systeme oder Genehmigung in Teams brauchen und ob die Lizenzen vorhanden sind.

Klein anfangen

Wählen Sie ein Dokument, zum Beispiel Einkaufsaufträge über einer Betragsgrenze, und spielen Sie es mit Testbenutzern durch. Prüfen Sie den Vertreter, die Benachrichtigungen und was passiert, wenn jemand ablehnt. Erweitern Sie erst danach. Welche Betragsgrenzen und Kontrollpunkte Ihre interne Kontrolle verlangt, ist eine Frage der Geschäftsleitung und gegebenenfalls eine Frage an Ihren Abschlussprüfer.