Godkjenningsarbeidsflyter: hva kan standard?

Mange tror at godkjenning av fakturaer og innkjøp krever et tillegg til Business Central. Standard kan en del, og for resten finnes Power Automate. Her er hvordan det fungerer: arbeidsflytmaler, godkjenningsbrukere med beløpsgrenser og stedfortredere, og når du bør se mot Power Automate. Vi holder oss til det Microsoft dokumenterer. Det er viktig å bestemme reglene før du setter dem opp.

Hva en arbeidsflyt er

En arbeidsflyt i Business Central er en liste med trinn på siden Workflow. Hvert trinn består av en hendelse med betingelser og et svar med valgmuligheter. Du velger fra faste lister over scenariene standardkoden støtter, for eksempel at en innkjøpsordre sendes til godkjenning, og at den frigis ved godkjenning. Systemoppgaver som automatisk bokføring kan også inngå som trinn.

Eksempel: når en innkjøper sender en innkjøpsordre til godkjenning, opprettes en godkjenningsforespørsel til godkjenneren som er satt opp for brukeren. Godkjennes den, frigis ordren. Avvises den, kommer den tilbake til innkjøperen med en kommentar.

Maler

Du trenger ikke bygge fra bunnen av. Microsoft leverer arbeidsflytmaler for blant annet salgs- og kjøpsdokumenter, kunde- og leverandørkort, kladdebatcher og varekort. Du oppretter en arbeidsflyt fra en mal og tilpasser den. Arbeidsflyter kan eksporteres og importeres, slik at du kan flytte dem mellom miljøer.

Malen er et utgangspunkt. Typiske tilpasninger er beløpsbetingelser og hvilke felter som utløser godkjenning. Aktiver arbeidsflyten først når testen er gjennomført.

Learn har også en trinn-for-trinn-gjennomgang av en arbeidsflyt for godkjenning av innkjøpsordrer. Den er et godt sted å starte hvis du ikke har bygget en arbeidsflyt før.

Godkjenningsbrukere

Før en arbeidsflyt med godkjenning kan fungere, må brukerne settes opp på siden Approval User Setup. Her oppgir du blant annet:

Beløpsgrensene gjelder i lokal valuta. Fastsett derfor hvordan innkjøp i utenlandsk valuta håndteres, og hvem som er godkjenner ved fravær.

Approver ID: hvem som godkjenner den enkelte brukerens forespørsler.
Beløpsgrenser for salg, kjøp og forespørsler, eller ubegrenset godkjenning.
Substitute: hvem som trer inn når godkjenneren ikke er til stede.
Approval Administrator: den ene brukeren som kan frigjøre en fastlåst arbeidsflyt.

Grupper og varsler

Hvis flere skal godkjenne, oppretter du en gruppe på siden Workflow User Group. Learn advarer om at samme bruker ikke bør være både forespørrer og godkjenner, for da godkjennes forespørslene automatisk. Bruk Approval User Setup Test for å sjekke oppsettet.

Du bestemmer også hvordan brukerne får beskjed: som e-post eller notat, og hvor ofte. E-post krever at e-post er satt opp i Business Central.

Er det bare noen få godkjennere, kan en stedfortreder og en administrator hindre at saker blir liggende når noen har ferie.

Når Power Automate

Microsoft skriver at hvis et scenario krever en hendelse eller et svar som standard ikke støtter, kan du bruke Power Automate, hente en app fra Marketplace eller få en partner til å tilpasse koden. Microsofts utgivelsesplan for 2023 bølge 1 beskriver maler for godkjenning via Power Automate, der godkjennere kan svare i Teams eller på mobil. Sjekk på Learn hva som gjelder i miljøet deres, og at dere har de riktige Power Automate-lisensene.

Det er ikke Learn som avgjør om Power Automate er den riktige løsningen hos dere. Vurder om dere trenger flere trinn, eksterne systemer eller godkjenning i Teams, og om lisensene er på plass.

Start smått

Velg ett dokument, for eksempel kjøpsordrer over en beløpsgrense, og kjør det gjennom med testbrukere. Sjekk stedfortrederen, varslene og hva som skjer når noen avviser. Utvid først deretter. Hvilke beløpsgrenser og kontrollpunkter den interne kontrollen deres krever, er et ledelsesspørsmål og eventuelt et spørsmål til revisor.