Godkännande av ändringar i stamdata

Ett ändrat bankkonto på en leverantör eller en högre kreditgräns hos en kund kan kosta pengar om ingen upptäcker det. Business Central kan i standard skicka ändringar i stamdata för godkännande, men det kräver uppsättning fält för fält. Artikeln visar vad Microsoft Learn beskriver, hur ett workflow byggs och var man stöter på begränsningar. Du får också en idé om hur man håller uppsättningen överskådlig.

Vad standard kan

Microsoft Learn nämner godkännande av nya stamdata som redovisningskonton, kunder, leverantörer och artiklar, och av ändringar i känsliga fält, till exempel leverantörens bankkontonummer och kundens kreditgräns. Även ändringar i artikelpriser och nya användare nämns. Färdiga workflows finns enligt Learn för kundkort och artikelkort.

Det betyder att ni inte behöver börja från noll. Öppna sidan Workflow Templates, hitta de som Microsoft har skapat och kopiera en som utgångspunkt. Mallarna har kodprefixet MS- och du kan alltid gå tillbaka till Microsofts version med åtgärden som återställer mallarna.

Så byggs ett workflow för en fältändring

Learn visar ett exempel där namnet på en leverantör ändras. Principen kan användas på andra fält.

Steg: välj händelsen 'en leverantör ändras', lägg till ett villkor om att ett visst fält är ändrat och välj ett svar som sätter tillbaka fältet till det gamla värdet. Lägg sedan till ett svar som skapar en godkännandeförfrågan och ett som skickar den. När godkännaren godkänner används det nya värdet. Avslår godkännaren kasseras de nya värdena.

Begränsningar att känna till

Testa varje workflow med både ett godkännande och ett avslag. Se att det gamla värdet kommer tillbaka vid avslag och att godkännaren får ett tydligt besked om vad som har ändrats.

Villkoret väljs per fält. Vill ni kontrollera kreditgräns, betalningsvillkor och bankkonto måste vart och ett ha sitt villkor eller sitt workflow.
Fältändringen kan sättas att utlösas vid ändrat, ökat eller minskat värde. Det passar bra för kreditgräns.
Svaren och händelserna är systemdefinierade. Saknas det en händelse för den tabell ni vill bevaka krävs utveckling, Power Automate eller en app från AppSource.
Alla godkännare måste godkänna innan workflowet går vidare. Det ska med i beräkningen av hur lång tid en ändring tar.

Bankkonton hos leverantörer

Leverantörens bankkonto ligger som en egen post kopplad till leverantören. Microsoft har själva planer på godkännande av leverantörsbankkonton. Kontrollera Microsofts roadmap för hur långt det har kommit innan ni bygger något eget.

Oavsett vad bör en ändring av bankkonto också kontrolleras genom ett samtal till ett känt nummer hos leverantören. Systemets godkännande flyttar ansvaret till en person, men det verifierar inte att ändringen är äkta.

Vilka fält bör ni bevaka

Börja smått. Välj de få fält där en felaktig ändring kan kosta pengar: leverantörens bankkonto, kundens kreditgräns, betalningsvillkor och eventuellt momsinställningar. Gör ett workflow per fält eller grupp och beskriv dem tydligt, så att koderna ger mening när någon ska underhålla dem om ett år.

Använd namngivning som berättar vad workflowet gör, till exempel Leverantör bankkonto och Kund kreditgräns. Exportera workflowen så att ni har en kopia och så att de kan flyttas till ett annat företag eller en testmiljö. Learn beskriver att workflows kan exporteras och importeras.

Övriga kontroller

Kombinera godkännandet med behörigheter, så att bara några få användare kan ändra de känsliga fälten. Använd ändringsloggen för att se vem som ändrade vad och när.

Vi har Master Data Approval på vår lista över möjliga appar, som en samlad modell för godkännande av stamdata. Det är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa.

Överväg också en periodisk genomgång: en lista över kunder och leverantörer som ändrats den senaste månaden, granskad av någon annan än de som underhåller stamdata.