Genehmigung von Stammdatenänderungen

Eine geänderte Bankverbindung bei einem Lieferanten oder ein höheres Kreditlimit bei einem Kunden kann Geld kosten, wenn es niemand bemerkt. Business Central kann Stammdatenänderungen im Standard zur Genehmigung senden, aber das erfordert eine Einrichtung Feld für Feld. Der Artikel zeigt, was Microsoft Learn beschreibt, wie ein Workflow aufgebaut wird und wo man an Grenzen stößt. Dazu gibt es einen Hinweis, wie die Einrichtung übersichtlich bleibt.

Was der Standard kann

Microsoft Learn nennt die Genehmigung neuer Stammdaten wie Sachkonten, Debitoren, Kreditoren und Artikel sowie von Änderungen an sensiblen Feldern, zum Beispiel der Bankkontonummer des Lieferanten und dem Kreditlimit des Kunden. Auch Änderungen von Artikelpreisen und neue Benutzer werden genannt. Fertige Workflows gibt es laut Learn für die Debitorenkarte und die Artikelkarte.

Das bedeutet, dass Sie nicht bei null anfangen müssen. Öffnen Sie die Seite mit den Workflow-Vorlagen, suchen Sie die von Microsoft erstellten und kopieren Sie eine als Ausgangspunkt. Die Vorlagen tragen das Codepräfix MS-, und Sie können jederzeit mit der Aktion, die die Vorlagen zurücksetzt, zur Microsoft-Version zurückkehren.

So bauen Sie einen Workflow für eine Feldänderung

Learn zeigt ein Beispiel, in dem der Name eines Lieferanten geändert wird. Das Prinzip lässt sich auf andere Felder übertragen.

Die Schritte: Wählen Sie das Ereignis "ein Lieferant wird geändert", fügen Sie eine Bedingung hinzu, dass ein bestimmtes Feld geändert wurde, und wählen Sie eine Antwort, die das Feld auf den alten Wert zurücksetzt. Fügen Sie dann eine Antwort hinzu, die eine Genehmigungsanfrage erstellt, und eine, die sie sendet. Genehmigt der Genehmiger, wird der neue Wert übernommen. Lehnt er ab, werden die neuen Werte verworfen.

Grenzen, die Sie kennen sollten

Testen Sie jeden Workflow mit einer Genehmigung und mit einer Ablehnung. Prüfen Sie, dass bei einer Ablehnung der alte Wert zurückkommt und dass der Genehmiger eine klare Nachricht darüber erhält, was geändert wurde.

Die Bedingung wird je Feld gewählt. Wollen Sie Kreditlimit, Zahlungsbedingungen und Bankkonto kontrollieren, braucht jedes seine eigene Bedingung oder seinen eigenen Workflow.
Die Feldänderung lässt sich so einstellen, dass sie bei geändertem, erhöhtem oder verringertem Wert ausgelöst wird. Das passt gut zum Kreditlimit.
Antworten und Ereignisse sind systemdefiniert. Fehlt ein Ereignis für die Tabelle, die Sie überwachen möchten, braucht es Entwicklung, Power Automate oder eine App aus AppSource.
Alle Genehmiger müssen genehmigen, bevor der Workflow weiterläuft. Das muss in die Rechnung einfließen, wie lange eine Änderung dauert.

Bankkonten bei Lieferanten

Die Bankverbindung des Lieferanten liegt als eigener Datensatz am Lieferanten. Microsoft selbst plant eine Genehmigung für Lieferantenbankkonten. Prüfen Sie die Microsoft-Roadmap, wie weit das gekommen ist, bevor Sie etwas Eigenes bauen.

Unabhängig davon sollte eine Änderung der Bankverbindung auch durch einen Anruf unter einer bekannten Nummer beim Lieferanten geprüft werden. Die Genehmigung im System verlagert die Verantwortung auf eine Person, aber sie verifiziert nicht, dass die Änderung echt ist.

Welche Felder Sie überwachen sollten

Fangen Sie klein an. Wählen Sie die wenigen Felder, bei denen eine falsche Änderung Geld kosten kann: die Bankverbindung des Lieferanten, das Kreditlimit des Kunden, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Einrichtung. Legen Sie einen Workflow pro Feld oder Gruppe an und beschreiben Sie ihn deutlich, damit die Codes noch Sinn ergeben, wenn jemand sie in einem Jahr pflegen muss.

Verwenden Sie Namen, die sagen, was der Workflow tut, zum Beispiel Lieferant Bankkonto und Kunde Kreditlimit. Exportieren Sie die Workflows, damit Sie eine Kopie haben und sie in ein anderes Unternehmen oder eine Testumgebung übertragen können. Learn beschreibt, dass Workflows exportiert und importiert werden können.

Weitere Kontrollen

Kombinieren Sie die Genehmigung mit Berechtigungen, sodass nur wenige Benutzer die sensiblen Felder ändern können. Nutzen Sie das Änderungsprotokoll, um zu sehen, wer was wann geändert hat.

Wir haben Master Data Approval als Idee für ein Gesamtmodell zur Genehmigung von Stammdaten auf unserer Liste möglicher Apps. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man herunterladen oder kaufen kann.

Erwägen Sie auch eine regelmäßige Durchsicht: eine Liste der im letzten Monat geänderten Debitoren und Kreditoren, geprüft von jemandem, der die Stammdaten nicht selbst pflegt.