Godkendelse af ændringer i stamdata

Hvad standard kan

Microsoft Learn nævner godkendelse af nye stamdata som finanskonti, kunder, leverandører og varer, og af ændringer i følsomme felter, for eksempel leverandørens bankkontonummer og kundens kreditmaksimum. Også ændringer i varepriser og nye brugere er nævnt. Færdige workflows findes ifølge Learn til kundekort og varekort.

Det betyder, at I ikke behøver at starte fra nul. Åbn siden med workflowskabeloner, find dem, Microsoft har lavet, og kopiér en som udgangspunkt. Skabelonerne har kodeprefikset MS-, og du kan altid vende tilbage til Microsofts version med handlingen, der nulstiller skabelonerne.

Sådan bygges et workflow til en feltændring

Learn viser et eksempel, hvor navnet på en leverandør ændres. Princippet kan bruges på andre felter.

Trin: vælg hændelsen 'en leverandør ændres', tilføj en betingelse om, at et bestemt felt er ændret, og vælg et svar, der sætter feltet tilbage til den gamle værdi. Tilføj derefter et svar, der opretter en godkendelsesanmodning, og et, der sender den. Når godkenderen godkender, anvendes den nye værdi. Afviser godkenderen, bliver de nye værdier kasseret.

Begrænsninger at kende

Test hvert workflow med både en godkendelse og en afvisning. Se, at den gamle værdi kommer tilbage ved afvisning, og at godkenderen får en klar besked om, hvad der er ændret.

• Betingelsen vælges pr. felt. Vil I kontrollere kreditmaksimum, betalingsbetingelser og bankkonto, skal hver have sin betingelse eller sit workflow.
• Feltændringen kan sættes til at udløses ved ændret, øget eller nedsat værdi. Det passer godt til kreditmaksimum.
• Svarene og hændelserne er systemdefinerede. Mangler der en hændelse til den tabel, I vil overvåge, kræver det udvikling, Power Automate eller en app fra AppSource.
• Alle godkendere skal godkende, før workflowet går videre. Det skal med i beregningen af, hvor lang tid en ændring tager.

Bankkonti hos leverandører

Leverandørens bankkonto ligger som egen post tilknyttet leverandøren. Microsoft har selv planer om godkendelse af leverandørbankkonti. Tjek Microsofts roadmap for, hvor langt det er kommet, før I bygger noget eget.

Uanset hvad bør en bankkontoændring også tjekkes ved et opkald til et kendt nummer hos leverandøren. Systemets godkendelse flytter ansvaret til en person, men den verificerer ikke, at ændringen er ægte.

Hvilke felter bør I overvåge

Start småt. Vælg de få felter, hvor en forkert ændring kan koste penge: leverandørens bankkonto, kundens kreditmaksimum, betalingsbetingelser og eventuelt momsopsætning. Lav ét workflow pr. felt eller gruppe, og beskriv dem tydeligt, så kodebogstaverne giver mening, når nogen skal vedligeholde dem om et år.

Brug navngivning, der fortæller, hvad workflowet gør, for eksempel Leverandør bankkonto og Kunde kreditmaksimum. Eksportér workflowene, så I har en kopi, og så de kan flyttes til en anden virksomhed eller et testmiljø. Learn beskriver, at workflows kan eksporteres og importeres.

Øvrige kontroller

Kombinér godkendelsen med tilladelser, så kun få brugere kan ændre de følsomme felter. Brug ændringslog til at se, hvem der ændrede hvad og hvornår.

Vi har Master Data Approval på vores liste over mulige apps, som en samlet model for godkendelse af stamdata. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe.

Overvej også en periodisk gennemgang: en liste over kunder og leverandører ændret den seneste måned, set af en anden end dem, der vedligeholder stamdata.