Goedkeuring van wijzigingen in stamgegevens

Een gewijzigd bankrekeningnummer bij een leverancier of een hoger kredietlimiet bij een klant kan geld kosten als niemand het merkt. Business Central kan in standaard wijzigingen in stamgegevens ter goedkeuring verzenden, maar dat vraagt inrichting veld voor veld. Dit artikel laat zien wat Microsoft Learn beschrijft, hoe een workflow wordt opgebouwd en waar u tegen beperkingen aanloopt. U krijgt ook een idee hoe u de inrichting overzichtelijk houdt.

Wat standaard kan

Microsoft Learn noemt goedkeuring van nieuwe stamgegevens zoals grootboekrekeningen, klanten, leveranciers en artikelen, en van wijzigingen in gevoelige velden, bijvoorbeeld het bankrekeningnummer van de leverancier en het kredietlimiet van de klant. Ook wijzigingen in artikelprijzen en nieuwe gebruikers worden genoemd. Volgens Learn zijn er kant-en-klare workflows voor de klantenkaart en de artikelkaart.

Dat betekent dat u niet vanaf nul hoeft te beginnen. Open de pagina met workflowsjablonen, zoek de sjablonen die Microsoft heeft gemaakt en kopieer er één als uitgangspunt. De sjablonen hebben het codeprefix MS- en u kunt altijd terug naar de versie van Microsoft met de actie die de sjablonen herstelt.

Zo bouwt u een workflow voor een veldwijziging

Learn toont een voorbeeld waarin de naam van een leverancier wordt gewijzigd. Het principe is ook op andere velden toe te passen.

Stappen: kies de gebeurtenis 'een leverancier wordt gewijzigd', voeg een voorwaarde toe dat een bepaald veld is gewijzigd en kies een reactie die het veld terugzet op de oude waarde. Voeg daarna een reactie toe die een goedkeuringsverzoek aanmaakt en een reactie die het verzendt. Wanneer de goedkeurder goedkeurt, wordt de nieuwe waarde toegepast. Wijst de goedkeurder af, dan worden de nieuwe waarden verworpen.

Beperkingen om te kennen

Test elke workflow met zowel een goedkeuring als een afwijzing. Kijk of de oude waarde terugkomt bij afwijzing en of de goedkeurder een duidelijk bericht krijgt over wat er is gewijzigd.

De voorwaarde wordt per veld gekozen. Wilt u kredietlimiet, betalingsvoorwaarden en bankrekening controleren, dan moet elk een eigen voorwaarde of workflow hebben.
De veldwijziging kan worden ingesteld om te starten bij een gewijzigde, verhoogde of verlaagde waarde. Dat past goed bij het kredietlimiet.
De reacties en gebeurtenissen zijn door het systeem gedefinieerd. Ontbreekt er een gebeurtenis voor de tabel die u wilt bewaken, dan vraagt dat ontwikkeling, Power Automate of een app van AppSource.
Alle goedkeurders moeten goedkeuren voordat de workflow verdergaat. Houd daar rekening mee bij het inschatten van de doorlooptijd van een wijziging.

Bankrekeningen bij leveranciers

De bankrekening van de leverancier staat als eigen record gekoppeld aan de leverancier. Microsoft heeft zelf plannen voor goedkeuring van bankrekeningen van leveranciers. Kijk op de roadmap van Microsoft hoever dat is voordat u zelf iets bouwt.

Hoe dan ook moet een wijziging van een bankrekening ook worden gecontroleerd met een telefoontje naar een bekend nummer bij de leverancier. De goedkeuring in het systeem verlegt de verantwoordelijkheid naar een persoon, maar verifieert niet dat de wijziging echt is.

Welke velden u moet bewaken

Begin klein. Kies de weinige velden waar een verkeerde wijziging geld kan kosten: bankrekening van de leverancier, kredietlimiet van de klant, betalingsvoorwaarden en eventueel de btw-inrichting. Maak één workflow per veld of groep en beschrijf ze duidelijk, zodat de codes nog te begrijpen zijn wanneer iemand ze over een jaar moet onderhouden.

Gebruik namen die vertellen wat de workflow doet, bijvoorbeeld Leverancier bankrekening en Klant kredietlimiet. Exporteer de workflows, zodat u een kopie hebt en ze kunnen worden verplaatst naar een ander bedrijf of een testomgeving. Learn beschrijft dat workflows kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd.

Overige controles

Combineer de goedkeuring met machtigingen, zodat slechts weinig gebruikers de gevoelige velden kunnen wijzigen. Gebruik het wijzigingslogboek om te zien wie wat en wanneer heeft gewijzigd.

Master Data Approval staat op onze lijst met mogelijke apps, als gezamenlijk model voor goedkeuring van stamgegevens. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u kunt downloaden of kopen.

Overweeg ook een periodieke beoordeling: een lijst van klanten en leveranciers die de afgelopen maand zijn gewijzigd, bekeken door iemand anders dan degenen die de stamgegevens onderhouden.