Godkjenning av endringer i stamdata

Hva standard kan

Microsoft Learn nevner godkjenning av nye stamdata som finanskontoer, kunder, leverandører og varer, og av endringer i sensitive felt, for eksempel leverandørens bankkontonummer og kundens kredittgrense. Også endringer i varepriser og nye brukere er nevnt. Ferdige workflyter finnes ifølge Learn for kundekort og varekort.

Det betyr at dere ikke trenger å starte fra null. Åpne siden Workflow Templates, finn de Microsoft har laget, og kopier en som utgangspunkt. Malene har kodeprefikset MS-, og du kan alltid gå tilbake til Microsofts versjon med handlingen som tilbakestiller malene.

Slik bygges en workflyt for en feltendring

Learn viser et eksempel der navnet på en leverandør endres. Prinsippet kan brukes på andre felt.

Trinn: velg hendelsen at en leverandør endres, legg til en betingelse om at et bestemt felt er endret, og velg et svar som setter feltet tilbake til den gamle verdien. Legg deretter til et svar som oppretter en godkjenningsforespørsel, og et som sender den. Når godkjenneren godkjenner, brukes den nye verdien. Avviser godkjenneren, blir de nye verdiene forkastet.

Begrensninger å kjenne til

Test hver workflyt med både en godkjenning og en avvisning. Se at den gamle verdien kommer tilbake ved avvisning, og at godkjenneren får en tydelig beskjed om hva som er endret.

• Betingelsen velges per felt. Vil dere kontrollere kredittgrense, betalingsbetingelser og bankkonto, må hver ha sin egen betingelse eller workflyt.
• Feltendringen kan settes til å utløses ved endret, økt eller redusert verdi. Det passer godt for kredittgrense.
• Svarene og hendelsene er systemdefinerte. Mangler det en hendelse for tabellen dere vil overvåke, krever det utvikling, Power Automate eller en app fra AppSource.
• Alle godkjennere må godkjenne før workflyten går videre. Det må regnes med når dere vurderer hvor lang tid en endring tar.

Bankkontoer hos leverandører

Leverandørens bankkonto ligger som en egen post knyttet til leverandøren. Microsoft har selv planer om godkjenning av leverandørbankkontoer. Sjekk Microsofts veikart for å se hvor langt det har kommet før dere bygger noe eget.

Uansett bør en bankkontoendring også sjekkes ved en telefonsamtale til et kjent nummer hos leverandøren. Systemets godkjenning flytter ansvaret til en person, men den verifiserer ikke at endringen er ekte.

Hvilke felt bør dere overvåke

Start smått. Velg de få feltene der en feil endring kan koste penger: leverandørens bankkonto, kundens kredittgrense, betalingsbetingelser og eventuelt mva-oppsett. Lag én workflyt per felt eller gruppe, og beskriv dem tydelig, slik at kodene gir mening når noen skal vedlikeholde dem om et år.

Bruk navn som forteller hva workflyten gjør, for eksempel Leverandør bankkonto og Kunde kredittgrense. Eksporter workflytene, slik at dere har en kopi, og slik at de kan flyttes til et annet selskap eller et testmiljø. Learn beskriver at workflyter kan eksporteres og importeres.

Øvrige kontroller

Kombiner godkjenningen med tillatelser, slik at bare få brukere kan endre de sensitive feltene. Bruk endringsloggen til å se hvem som endret hva og når.

Vi har Master Data Approval på listen vår over mulige apper, som en samlet modell for godkjenning av stamdata. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe.

Vurder også en periodisk gjennomgang: en liste over kunder og leverandører endret den siste måneden, sett av en annen enn de som vedlikeholder stamdata.