Zatwierdzanie zmian w danych podstawowych

Zmieniony rachunek bankowy dostawcy albo wyższy limit kredytowy klienta mogą kosztować pieniądze, jeśli nikt tego nie zauważy. Standardowy Business Central może wysyłać zmiany w danych podstawowych do zatwierdzenia, ale wymaga konfiguracji pole po polu. Artykuł pokazuje, co opisuje Microsoft Learn, jak zbudować przepływ pracy i gdzie napotkacie ograniczenia. Dostajesz też pomysł, jak utrzymać konfigurację w ryzach.

Co potrafi standard

Microsoft Learn wymienia zatwierdzanie nowych danych podstawowych, takich jak konta finansowe, klienci, dostawcy i towary, oraz zmian w polach wrażliwych, na przykład numeru rachunku bankowego dostawcy i limitu kredytowego klienta. Wspomniane są też zmiany cen towarów i nowi użytkownicy. Według Learn gotowe przepływy istnieją dla karty klienta i karty towaru.

Oznacza to, że nie musicie zaczynać od zera. Otwórz stronę szablonów przepływów pracy, znajdź te przygotowane przez Microsoft i skopiuj jeden jako punkt wyjścia. Szablony mają prefiks kodu MS- i zawsze możesz wrócić do wersji Microsoftu akcją, która resetuje szablony.

Jak zbudować przepływ dla zmiany pola

Learn pokazuje przykład, w którym zmienia się nazwa dostawcy. Zasadę można zastosować do innych pól.

Kroki: wybierz zdarzenie „dostawca jest zmieniany”, dodaj warunek, że określone pole zostało zmienione, i wybierz odpowiedź, która przywraca w polu starą wartość. Następnie dodaj odpowiedź, która tworzy wniosek o zatwierdzenie, i taką, która go wysyła. Gdy zatwierdzający zatwierdzi, stosowana jest nowa wartość. Jeśli zatwierdzający odrzuci, nowe wartości są odrzucane.

Ograniczenia, które warto znać

Przetestuj każdy przepływ zarówno z zatwierdzeniem, jak i z odrzuceniem. Sprawdź, że stara wartość wraca po odrzuceniu i że zatwierdzający dostaje jasną informację, co zostało zmienione.

Warunek wybiera się dla pojedynczego pola. Jeśli chcecie kontrolować limit kredytowy, warunki płatności i rachunek bankowy, każde z nich musi mieć własny warunek lub własny przepływ.
Zmianę pola można ustawić tak, by uruchamiała się przy zmienionej, zwiększonej lub zmniejszonej wartości. Dobrze pasuje to do limitu kredytowego.
Odpowiedzi i zdarzenia są zdefiniowane przez system. Jeśli brakuje zdarzenia dla tabeli, którą chcecie monitorować, wymaga to programowania, Power Automate albo aplikacji z AppSource.
Wszyscy zatwierdzający muszą zatwierdzić, zanim przepływ pójdzie dalej. Trzeba to uwzględnić przy szacowaniu, ile czasu zajmie zmiana.

Rachunki bankowe dostawców

Rachunek bankowy dostawcy jest osobnym zapisem powiązanym z dostawcą. Microsoft sam planuje zatwierdzanie rachunków bankowych dostawców. Sprawdźcie roadmapę Microsoftu, żeby zobaczyć, jak daleko to zaszło, zanim zbudujecie własne rozwiązanie.

Niezależnie od tego zmianę rachunku bankowego warto też sprawdzić telefonem na znany numer dostawcy. Zatwierdzanie w systemie przenosi odpowiedzialność na osobę, ale nie weryfikuje, że zmiana jest prawdziwa.

Które pola warto monitorować

Zacznij od małego zakresu. Wybierz kilka pól, w których błędna zmiana może kosztować pieniądze: rachunek bankowy dostawcy, limit kredytowy klienta, warunki płatności i ewentualnie konfigurację VAT. Zrób jeden przepływ na pole lub grupę i opisz je wyraźnie, żeby kody miały sens, gdy ktoś będzie je utrzymywał za rok.

Używaj nazw, które mówią, co robi przepływ, na przykład Rachunek bankowy dostawcy i Limit kredytowy klienta. Eksportuj przepływy, żeby mieć kopię i żeby można je było przenieść do innej firmy lub środowiska testowego. Learn opisuje, że przepływy można eksportować i importować.

Pozostałe kontrole

Połącz zatwierdzanie z uprawnieniami, tak żeby tylko nieliczni użytkownicy mogli zmieniać pola wrażliwe. Użyj dziennika zmian, żeby zobaczyć, kto co zmienił i kiedy.

Na naszej liście możliwych aplikacji mamy Master Data Approval jako całościowy model zatwierdzania danych podstawowych. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.

Rozważ też okresowy przegląd: listę klientów i dostawców zmienionych w ostatnim miesiącu, oglądaną przez kogoś innego niż osoby utrzymujące dane podstawowe.