Från försäljningsoffert till projekt

Kunden accepterar offerten och nu ska projektet skapas. Offerten har rader, priser och överenskommelser som projektet också behöver. I BC bygger man ofta samma sak två gånger: först i försäljningsofferten och sedan i projektets planeringsrader. Artikeln visar vad standard ger och en rutin som minskar dubbelarbetet. Här är en rutin utan dubbelarbete. Vi visar också vad man bör kontrollera i sin egen uppsättning.

Vad projektet behöver

Ett projekt måste ha minst en uppgift, och planeringsraderna talar om vad som ska användas och vad som ska faktureras. Microsoft Learn skriver att uppdelningen ger möjlighet till mer exakta detaljer i budgetering, offerter och registrering. Det tyder på att planeringsraderna också är tänkta som underlag för offerter.

Planeringsrader kan vara offerten

En planeringsrad har en radtyp. Budget används för förväntad förbrukning och kan inte faktureras. Billable används för förväntad fakturering, typiskt vid fast pris. Både Budget och Billable ger samma siffror på båda ställena. Ska offerten till kunden hänga ihop med projektet kan man göra offerten som Billable-rader på projektet.

Från planeringsraderna kan man skapa en försäljningsfaktura med Create Sales Invoice och ange det antal som ska överföras till fakturan. Man kan också fakturera delvis.

Det vi inte har kunnat bekräfta

Vi har inte hittat någon standardfunktion som kopplar en försäljningsofferert eller en försäljningsorder till projektet och bygger planeringsrader utifrån den. Learn nämner dessutom att åtgärden Get Job Planning Lines inte finns på försäljningsorder eller försäljningsofferter.

Kontrollera därför själva om offertraderna i er BC har fält för projektnr och projektuppgiftsnr och vad de gör vid bokföring.

En rutin som fungerar

Skapa projektet när offerten har skickats eller accepterats och skriv offertnumret i en referens på projektet.
Använd Copy Job om ni har standardprojekt som liknar varandra.
Lägg in offertens rader som Billable-planeringsrader så att faktureringen följer offerten.
Låt offerten ligga kvar i försäljningsmodulen som dokumentation, men fakturera från projektet.
Kom överens om vem som får ändra planeringsraderna efter accept.

Se upp för dubbelfakturering

Om man både bokför en försäljningsorder och fakturerar projektet riskerar man att fakturera samma arbete två gånger. Välj en väg för fakturering per projekt och skriv den i projektbeskrivningen.

Skriv också en kort rutin för vad som händer om kunden ändrar ordern efter accept. Ska ändringen in i både offerten och projektets planeringsrader, kom överens om vem som uppdaterar båda ställena och hur det dokumenteras. Utan en fast rutin visar offerten och projektet efter några veckor två olika versioner av överenskommelsen.

Vad man förlorar på att vänta

Ju senare projektet skapas, desto mer information måste återskapas från mejl och dokument. Offertens förutsättningar, till exempel timantal, material och priser, är ofta bara dokumenterade i offerten. Om planeringsraderna inte speglar dem kan projektledare och säljare vara oeniga om vad kunden har beställt. Använd därför offertens rader som källa och låt en person kontrollera att projektets planeringsrader stämmer med offerten innan arbetet startar.

Exempel

En offert består av tre rader: konsulttimmar, en artikel och en reseutgift. På projektet skapas en uppgift och tre planeringsrader av typen Billable med samma antal och priser. När arbetet är utfört bokförs förbrukningen i projektjournalen och fakturan skapas från planeringsraderna. Offerten i försäljningsmodulen är fortfarande dokumentationen av överenskommelsen, men projektet styr det som faktureras.

Idén på vår lista

Idén om att koppla försäljningsofferter och försäljningsorder till projektmodulen har 197 röster hos Microsoft. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.