Fra salgstilbud til projekt

Kunden accepterer tilbuddet, og nu skal projektet oprettes. Tilbuddet har linjer, priser og aftaler, som projektet også skal bruge. I BC bygger man ofte det samme to gange: først i salgstilbuddet og derefter i projektets planlægningslinjer. Artiklen viser, hvad standard giver, og en rutine, der mindsker dobbeltarbejdet. Her er en rutine uden dobbeltarbejde. Vi viser også, hvad man skal tjekke i sin egen opsætning.

Hvad projektet har brug for

Et projekt skal have mindst én opgave, og planlægningslinjerne fortæller, hvad der skal bruges, og hvad der skal faktureres. Microsoft Learn skriver, at opdelingen giver mulighed for mere præcise detaljer i budgettering, tilbud og registrering. Det tyder på, at planlægningslinjerne også er tænkt som tilbudsgrundlag.

Planlægningslinjer kan være tilbuddet

En planlægningslinje har en linjetype. Budget bruges til forventet forbrug og kan ikke faktureres. Fakturerbar bruges til forventet fakturering, typisk ved fastpris. Både budget og fakturerbar giver samme tal begge steder. Skal tilbuddet til kunden hænge sammen med projektet, kan man lave tilbuddet som fakturerbare linjer på projektet.

Fra planlægningslinjerne kan man oprette en salgsfaktura med Opret salgsfaktura og angive det antal, der skal overføres til faktura. Man kan også fakturere delvist.

Det, vi ikke har kunnet bekræfte

Vi har ikke fundet en standardfunktion, der kobler et salgstilbud eller en salgsordre til projektet og bygger planlægningslinjer ud fra det. Learn nævner desuden, at handlingen Hent projektplanlægningslinjer ikke findes på salgsordrer eller salgstilbud.

Tjek derfor selv, om salgstilbudslinjerne i jeres BC har felter til projektnr. og projektopgavenr., og hvad de gør ved bogføring.

En rutine der virker

Opret projektet, når tilbuddet er sendt eller accepteret, og skriv tilbudsnummeret i en reference på projektet.
Brug Kopiér projekt, hvis I har standardprojekter, som ligner hinanden.
Læg tilbuddets linjer ind som fakturerbare planlægningslinjer, så faktureringen følger tilbuddet.
Lad tilbuddet forblive i salgsmodulet som dokumentation, men fakturér fra projektet.
Aftal, hvem der må ændre planlægningslinjerne efter accept.

Pas på dobbeltfakturering

Hvis man både bogfører en salgsordre og fakturerer projektet, risikerer man at fakturere samme arbejde to gange. Vælg én vej til fakturering pr. projekt, og skriv den i projektbeskrivelsen.

Skriv også en kort procedure for, hvad der sker, hvis kunden ændrer ordren efter accept. Skal ændringen ind i både tilbuddet og projektets planlægningslinjer, så aftal, hvem der opdaterer begge steder, og hvordan det dokumenteres. Uden en fast procedure vil tilbuddet og projektet efter få uger vise to forskellige versioner af aftalen.

Hvad man mister ved at vente

Jo senere projektet oprettes, jo flere oplysninger skal genskabes fra mails og dokumenter. Tilbuddets forudsætninger, fx timeantal, materialer og priser, er ofte kun dokumenteret i tilbuddet. Hvis planlægningslinjerne ikke afspejler dem, kan projektleder og salg være uenige om, hvad kunden har bestilt. Brug derfor tilbuddets linjer som kilde, og lad én person kontrollere, at projektets planlægningslinjer stemmer med tilbuddet, før arbejdet starter.

Eksempel

Et tilbud består af tre linjer: konsulenttimer, en vare og en rejseudgift. På projektet oprettes én opgave og tre planlægningslinjer af typen Fakturerbar med de samme antal og priser. Når arbejdet er udført, bogføres forbruget i projektkladden, og fakturaen oprettes fra planlægningslinjerne. Tilbuddet i salgsmodulet er stadig dokumentationen for aftalen, men projektet styrer det, der faktureres.

Idéen på vores liste

Idéen om at koble salgstilbud og -ordre til projektmodulet har 197 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.