Van verkoopofferte naar project

De klant accepteert de offerte en nu moet het project worden aangemaakt. De offerte heeft regels, prijzen en afspraken die het project ook nodig heeft. In BC bouwt u vaak hetzelfde twee keer: eerst in de verkoopofferte en daarna in de planningsregels van het project. Dit artikel laat zien wat standaard biedt en een routine die dubbel werk beperkt. Hier is een routine zonder dubbel werk. We laten ook zien wat u in uw eigen inrichting moet controleren.

Wat het project nodig heeft

Een project moet minstens één taak hebben en de planningsregels vertellen wat er gebruikt moet worden en wat er gefactureerd moet worden. Microsoft Learn schrijft dat de indeling meer precieze details mogelijk maakt bij begroting, offertes en registratie. Dat wijst erop dat de planningsregels ook als basis voor een offerte zijn bedoeld.

Planningsregels kunnen de offerte zijn

Een planningsregel heeft een regeltype. Budget wordt gebruikt voor verwacht verbruik en kan niet worden gefactureerd. Billable wordt gebruikt voor verwachte facturering, meestal bij een vaste prijs. Budget en Billable geven op beide plekken dezelfde cijfers. Moet de offerte aan de klant aansluiten op het project, dan kunt u de offerte maken als factureerbare regels op het project.

Vanuit de planningsregels kunt u een verkoopfactuur aanmaken met Create Sales Invoice en het aantal opgeven dat naar de factuur moet worden overgedragen. U kunt ook gedeeltelijk factureren.

Wat wij niet hebben kunnen bevestigen

Wij hebben geen standaardfunctie gevonden die een verkoopofferte of verkooporder aan het project koppelt en daaruit planningsregels opbouwt. Learn noemt bovendien dat de actie Get Project Planning Lines niet bestaat op verkooporders of verkoopoffertes.

Controleer daarom zelf of de regels van de verkoopofferte in uw BC velden hebben voor projectnr. en projecttaaknr., en wat die doen bij het boeken.

Een routine die werkt

Maak het project aan wanneer de offerte is verstuurd of geaccepteerd en schrijf het offertenummer in een referentie op het project.
Gebruik Copy Project als u standaardprojecten hebt die op elkaar lijken.
Zet de regels van de offerte als factureerbare planningsregels in het project, zodat de facturering de offerte volgt.
Laat de offerte in de verkoopmodule staan als documentatie, maar factureer vanuit het project.
Spreek af wie de planningsregels na acceptatie mag wijzigen.

Pas op voor dubbele facturering

Als u zowel een verkooporder boekt als het project factureert, loopt u het risico hetzelfde werk twee keer te factureren. Kies per project één weg voor facturering en schrijf die in de projectomschrijving.

Schrijf ook een korte procedure voor wat er gebeurt als de klant de order na acceptatie wijzigt. Moet de wijziging in zowel de offerte als de planningsregels van het project komen, spreek dan af wie op beide plekken bijwerkt en hoe dat wordt gedocumenteerd. Zonder vaste procedure zullen de offerte en het project na enkele weken twee verschillende versies van de afspraak tonen.

Wat u verliest door te wachten

Hoe later het project wordt aangemaakt, hoe meer gegevens uit e-mails en documenten moeten worden gereconstrueerd. De uitgangspunten van de offerte, zoals aantal uren, materialen en prijzen, zijn vaak alleen in de offerte gedocumenteerd. Als de planningsregels die niet weerspiegelen, kunnen projectleider en verkoop het oneens zijn over wat de klant heeft besteld. Gebruik daarom de regels van de offerte als bron en laat één persoon controleren dat de planningsregels van het project overeenkomen met de offerte voordat het werk begint.

Voorbeeld

Een offerte bestaat uit drie regels: consultancyuren, een artikel en een reiskostenpost. Op het project wordt één taak aangemaakt met drie planningsregels van het type Billable met dezelfde aantallen en prijzen. Wanneer het werk is uitgevoerd, wordt het verbruik geboekt in het projectjournaal en wordt de factuur aangemaakt vanuit de planningsregels. De offerte in de verkoopmodule blijft de documentatie van de afspraak, maar het project stuurt wat er wordt gefactureerd.

Het idee op onze lijst

Het idee om verkoopofferte en verkooporder aan de projectmodule te koppelen heeft 197 stemmen bij Microsoft. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.