Vom Verkaufsangebot zum Projekt

Der Kunde nimmt das Angebot an, und nun muss das Projekt angelegt werden. Das Angebot enthält Zeilen, Preise und Vereinbarungen, die auch das Projekt braucht. In BC baut man oft dasselbe zweimal: zuerst im Verkaufsangebot und danach in den Planungszeilen des Projekts. Der Artikel zeigt, was der Standard bietet, und eine Routine, die den doppelten Aufwand verringert. Hier ist eine Routine ohne Doppelarbeit. Wir zeigen auch, was Sie in Ihrer eigenen Einrichtung prüfen sollten.

Was das Projekt braucht

Ein Projekt braucht mindestens eine Aufgabe, und die Planungszeilen sagen, was verbraucht und was fakturiert werden soll. Microsoft Learn schreibt, dass die Aufteilung genauere Details bei Budgetierung, Angebot und Erfassung ermöglicht. Das deutet darauf hin, dass die Planungszeilen auch als Angebotsgrundlage gedacht sind.

Planungszeilen können das Angebot sein

Eine Planungszeile hat einen Zeilentyp. Budget wird für erwarteten Verbrauch verwendet und kann nicht fakturiert werden. Billable wird für erwartete Fakturierung verwendet, typischerweise bei Festpreis. Sowohl Budget als auch Billable ergeben an beiden Stellen dieselben Zahlen. Soll das Angebot an den Kunden mit dem Projekt zusammenhängen, können Sie das Angebot als Billable-Zeilen im Projekt anlegen.

Aus den Planungszeilen können Sie mit Create Sales Invoice eine Verkaufsrechnung erstellen und die Menge angeben, die in die Rechnung übernommen werden soll. Sie können auch teilweise fakturieren.

Was wir nicht bestätigen konnten

Wir haben keine Standardfunktion gefunden, die ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag mit dem Projekt verknüpft und daraus Planungszeilen aufbaut. Learn erwähnt außerdem, dass die Aktion Get Project Planning Lines bei Verkaufsaufträgen und Verkaufsangeboten nicht existiert.

Prüfen Sie daher selbst, ob die Angebotszeilen in Ihrem BC Felder für Projektnr. und Projektaufgabennr. haben und was diese beim Buchen bewirken.

Eine Routine, die funktioniert

Legen Sie das Projekt an, wenn das Angebot versendet oder angenommen wurde, und tragen Sie die Angebotsnummer als Referenz im Projekt ein.
Verwenden Sie Copy Project, wenn Sie Standardprojekte haben, die einander ähneln.
Übernehmen Sie die Angebotszeilen als Billable-Planungszeilen, damit die Fakturierung dem Angebot folgt.
Lassen Sie das Angebot als Dokumentation im Verkaufsmodul stehen, fakturieren Sie aber aus dem Projekt.
Legen Sie fest, wer die Planungszeilen nach der Annahme ändern darf.

Vorsicht vor doppelter Fakturierung

Wenn Sie sowohl einen Verkaufsauftrag buchen als auch das Projekt fakturieren, riskieren Sie, dieselbe Arbeit zweimal zu fakturieren. Wählen Sie pro Projekt einen Weg für die Fakturierung und halten Sie ihn in der Projektbeschreibung fest.

Schreiben Sie auch eine kurze Prozedur dafür, was passiert, wenn der Kunde den Auftrag nach der Annahme ändert. Muss die Änderung sowohl ins Angebot als auch in die Planungszeilen des Projekts, vereinbaren Sie, wer an beiden Stellen aktualisiert und wie das dokumentiert wird. Ohne feste Prozedur zeigen Angebot und Projekt nach wenigen Wochen zwei verschiedene Versionen der Vereinbarung.

Was Sie durch Abwarten verlieren

Je später das Projekt angelegt wird, desto mehr Informationen müssen aus E-Mails und Dokumenten rekonstruiert werden. Die Annahmen des Angebots, zum Beispiel Stundenzahl, Material und Preise, sind oft nur im Angebot dokumentiert. Bilden die Planungszeilen sie nicht ab, können sich Projektleiter und Vertrieb darüber uneinig sein, was der Kunde bestellt hat. Verwenden Sie deshalb die Zeilen des Angebots als Quelle und lassen Sie eine Person prüfen, dass die Planungszeilen des Projekts mit dem Angebot übereinstimmen, bevor die Arbeit beginnt.

Beispiel

Ein Angebot besteht aus drei Zeilen: Beraterstunden, ein Artikel und eine Reisekostenposition. Im Projekt werden eine Aufgabe und drei Planungszeilen vom Typ Billable mit denselben Mengen und Preisen angelegt. Wenn die Arbeit ausgeführt ist, wird der Verbrauch im Projektjournal gebucht, und die Rechnung wird aus den Planungszeilen erstellt. Das Angebot im Verkaufsmodul bleibt die Dokumentation der Vereinbarung, aber das Projekt steuert, was fakturiert wird.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee, Verkaufsangebote und -aufträge mit dem Projektmodul zu verknüpfen, hat bei Microsoft 197 Stimmen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.