Od oferty sprzedaży do projektu

Klient akceptuje ofertę i teraz trzeba utworzyć projekt. Oferta ma linie, ceny i ustalenia, których potrzebuje też projekt. W BC często buduje się to samo dwa razy: najpierw w ofercie sprzedaży, a potem w liniach planowania projektu. Artykuł pokazuje, co daje standard, oraz rutynę zmniejszającą podwójną pracę. To rutyna bez dublowania. Pokazujemy też, co sprawdzić we własnej konfiguracji.

Czego potrzebuje projekt

Projekt musi mieć co najmniej jedno zadanie, a linie planowania mówią, co ma zostać zużyte i co zafakturowane. Microsoft Learn pisze, że ten podział pozwala na dokładniejsze szczegóły w budżetowaniu, ofertowaniu i rejestracji. To sugeruje, że linie planowania są pomyślane także jako podstawa oferty.

Linie planowania mogą być ofertą

Linia planowania ma typ linii. Budget służy do oczekiwanego zużycia i nie można go fakturować. Billable służy do oczekiwanego fakturowania, zwykle przy stałej cenie. Both Budget and Billable daje te same liczby w obu miejscach. Jeśli oferta dla klienta ma być spójna z projektem, można zrobić ofertę jako linie Billable na projekcie.

Z linii planowania można utworzyć fakturę sprzedaży akcją Create Sales Invoice i wskazać ilość do przeniesienia na fakturę. Można też fakturować częściowo.

Czego nie udało nam się potwierdzić

Nie znaleźliśmy standardowej funkcji, która łączy ofertę lub zamówienie sprzedaży z projektem i buduje z nich linie planowania. Learn wspomina ponadto, że akcji Get Project Planning Lines nie ma na zamówieniach sprzedaży ani ofertach sprzedaży.

Sprawdź więc sam, czy linie oferty sprzedaży w Waszym BC mają pola numeru projektu i numeru zadania projektu oraz co robią przy księgowaniu.

Rutyna, która działa

Utwórz projekt, gdy oferta zostanie wysłana lub zaakceptowana, i wpisz numer oferty w referencji na projekcie.
Użyj Copy Project, jeśli macie standardowe projekty, które są do siebie podobne.
Wprowadź linie oferty jako linie planowania typu Billable, żeby fakturowanie podążało za ofertą.
Zostaw ofertę w module sprzedaży jako dokumentację, ale fakturuj z projektu.
Ustalcie, kto może zmieniać linie planowania po akceptacji.

Uważaj na podwójne fakturowanie

Jeśli zaksięgujesz zamówienie sprzedaży i jednocześnie zafakturujesz projekt, ryzykujesz zafakturowanie tej samej pracy dwa razy. Wybierz jedną drogę fakturowania na projekt i wpisz ją w opisie projektu.

Spisz też krótką procedurę na wypadek, gdy klient zmieni zamówienie po akceptacji. Jeśli zmiana ma trafić zarówno do oferty, jak i do linii planowania projektu, ustalcie, kto aktualizuje oba miejsca i jak to się dokumentuje. Bez stałej procedury po kilku tygodniach oferta i projekt będą pokazywać dwie różne wersje ustaleń.

Co się traci przez zwlekanie

Im później powstaje projekt, tym więcej informacji trzeba odtwarzać z maili i dokumentów. Założenia oferty, np. liczba godzin, materiały i ceny, są często udokumentowane tylko w ofercie. Jeśli linie planowania ich nie odzwierciedlają, kierownik projektu i sprzedaż mogą się spierać o to, co klient zamówił. Użyj więc linii oferty jako źródła i niech jedna osoba sprawdzi, czy linie planowania projektu zgadzają się z ofertą, zanim praca się zacznie.

Przykład

Oferta ma trzy linie: godziny konsultanta, towar i koszt podróży. Na projekcie tworzy się jedno zadanie i trzy linie planowania typu Billable z tymi samymi ilościami i cenami. Gdy praca jest wykonana, zużycie księguje się w dzienniku projektu, a faktura powstaje z linii planowania. Oferta w module sprzedaży nadal jest dokumentacją ustaleń, ale projekt steruje tym, co jest fakturowane.

Pomysł z naszej listy

Pomysł połączenia oferty i zamówienia sprzedaży z modułem projektów ma u Microsoftu 197 głosów. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.