Fra salgstilbud til prosjekt

Kunden aksepterer tilbudet, og nå skal prosjektet opprettes. Tilbudet har linjer, priser og avtaler som prosjektet også trenger. I BC bygger man ofte det samme to ganger: først i salgstilbudet og deretter i prosjektets planleggingslinjer. Artikkelen viser hva standard gir, og en rutine som reduserer dobbeltarbeidet. Her er en rutine uten dobbeltarbeid. Vi viser også hva du bør sjekke i ditt eget oppsett.

Hva prosjektet trenger

Et prosjekt må ha minst én oppgave, og planleggingslinjene forteller hva som skal brukes, og hva som skal faktureres. Microsoft Learn skriver at inndelingen gir mulighet for mer presise detaljer i budsjettering, tilbud og registrering. Det tyder på at planleggingslinjene også er tenkt som tilbudsgrunnlag.

Planleggingslinjer kan være tilbudet

En planleggingslinje har en linjetype. Budget brukes til forventet forbruk og kan ikke faktureres. Billable brukes til forventet fakturering, vanligvis ved fastpris. Både Budget og Billable gir samme tall begge steder. Hvis tilbudet til kunden skal henge sammen med prosjektet, kan man lage tilbudet som fakturerbare linjer på prosjektet.

Fra planleggingslinjene kan man opprette en salgsfaktura med Create Sales Invoice og angi antallet som skal overføres til faktura. Man kan også fakturere delvis.

Det vi ikke har kunnet bekrefte

Vi har ikke funnet noen standardfunksjon som kobler et salgstilbud eller en salgsordre til prosjektet og bygger planleggingslinjer ut fra det. Learn nevner dessuten at handlingen Get Project Planning Lines ikke finnes på salgsordrer eller salgstilbud.

Sjekk derfor selv om salgstilbudslinjene i deres BC har felter for prosjektnummer og prosjektoppgavenummer, og hva de gjør ved bokføring.

En rutine som fungerer

Opprett prosjektet når tilbudet er sendt eller akseptert, og skriv tilbudsnummeret i en referanse på prosjektet.
Bruk Copy Project hvis dere har standardprosjekter som ligner hverandre.
Legg tilbudets linjer inn som fakturerbare planleggingslinjer, slik at faktureringen følger tilbudet.
La tilbudet bli liggende i salgsmodulen som dokumentasjon, men fakturer fra prosjektet.
Avtal hvem som kan endre planleggingslinjene etter aksept.

Pass på dobbeltfakturering

Hvis man både bokfører en salgsordre og fakturerer prosjektet, risikerer man å fakturere det samme arbeidet to ganger. Velg én vei for fakturering per prosjekt, og skriv den i prosjektbeskrivelsen.

Skriv også en kort prosedyre for hva som skjer hvis kunden endrer ordren etter aksept. Hvis endringen skal inn i både tilbudet og prosjektets planleggingslinjer, avtal hvem som oppdaterer begge steder, og hvordan det dokumenteres. Uten en fast prosedyre vil tilbudet og prosjektet etter få uker vise to ulike versjoner av avtalen.

Hva man mister ved å vente

Jo senere prosjektet opprettes, jo flere opplysninger må gjenskapes fra e-poster og dokumenter. Tilbudets forutsetninger, for eksempel timeantall, materialer og priser, er ofte bare dokumentert i tilbudet. Hvis planleggingslinjene ikke gjenspeiler dem, kan prosjektleder og salg bli uenige om hva kunden har bestilt. Bruk derfor tilbudets linjer som kilde, og la én person kontrollere at prosjektets planleggingslinjer stemmer med tilbudet før arbeidet starter.

Eksempel

Et tilbud består av tre linjer: konsulenttimer, en vare og en reiseutgift. På prosjektet opprettes én oppgave og tre planleggingslinjer av typen Billable med de samme antallene og prisene. Når arbeidet er utført, bokføres forbruket i prosjektjournalen, og fakturaen opprettes fra planleggingslinjene. Tilbudet i salgsmodulen er fortsatt dokumentasjonen for avtalen, men prosjektet styrer det som faktureres.

Ideen på listen vår

Ideen om å koble salgstilbud og -ordre til prosjektmodulen har 197 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.