Från inköpsorder till betalning

Ett inköp består av flera steg och fel uppstår där stegen möts: varan är mottagen men fakturan har inte kommit, eller fakturan är bokförd innan varan kom. Den här artikeln följer inköpet från order till betalning i Business Central och pekar ut de ställen där du ska kontrollera att order, mottagning och faktura stämmer överens. Du får också några ställen där det lönar sig att stanna upp och kontrollera.

Order eller faktura

Du kan registrera inköp med en inköpsfaktura eller en inköpsorder. Microsoft Learn rekommenderar inköpsorder om du ska ta emot delmängder eller använda direktleverans. I övrigt fungerar de lika. Skapa en order genom att välja leverantör och lägg till rader med artikelnummer och antal. Direct Unit Cost och radbelopp kommer automatiskt om de är inställda.

Mottagning

Skriv det mottagna antalet i fältet Qty. to Receive och välj Post. Fältet Quantity Received uppdateras. Är mottagningen en delmängd är värdet lägre än Quantity. Använder du lagerhantering bokför en lagermedarbetare mottagningen, så du bokför den inte från ordern.

Tar du emot mer än beställt kan du använda överleverans (over-receipt). Det kräver en överleveranskod med en tolerans i procent på artikeln eller leverantören. Överleveranser kan kräva godkännande via ett arbetsflöde. BC hanterar inte de ekonomiska följderna av en överleverans åt dig, så kom överens med leverantören om en ny eller rättad faktura kommer.

Faktura och matchning

Du kan ta emot och fakturera samtidigt eller var för sig. Du kan också delta emot och delfakturera med Qty. to Receive och Qty. to Invoice. Du kan inte fakturera något som inte är mottaget. Microsoft Learn varnar också för att bokföra en inköpsfaktura för fysiska artiklar innan artiklarna är mottagna och det slutliga priset är känt. Annars blir lagervärde och marginal fel.

Matcha därför tre saker: ordern, den bokförda mottagningen och leverantörens faktura. Använd fältet Vendor Invoice No. och kontrollera om External Document No. ska vara obligatoriskt i Purchases & Payables Setup, så att dubbletter upptäcks. Kommer fakturan som ett separat dokument kan du hämta in mottagningsrader i den.

Betalning

Bokförda fakturor ligger som öppna leverantörsposter. Betalningar bokförs i Payment Journal. Där kan du använda Suggest Vendor Payments för att hitta förfallna belopp, och efter bokföring kan du exportera en betalfil till banken. När banken har betalat måste betalningen regleras mot de öppna posterna, manuellt eller genom import av kontoutdrag.

Rättelser

Är fakturan obetald kan du rätta eller annullera den. Är den betald använder du en kreditnota eller en returorder. Många fält på bokförda dokument kan rättas utan att bokföringen återställs, men fält som påverkar revisionsspåret kräver att du återför eller ångrar.

Kontrollera längs vägen

Använd Preview Posting innan du bokför. Det visar de poster som bokföringen kommer att skapa och är en bra vana vid större fakturor. Vill du bokföra många ordrar på en gång finns Post Batch, men det kan blockera andra användare, så planera det utanför högtrafik.

Titta också på avvikelser mellan faktura och mottagning: pris, antal och frakt. Kom överens om ett fast arbetssätt för vem som får godkänna en avvikelse och vem som kontaktar leverantören.

Kom ihåg att en inköpsorder också kan komma från en journal i planeringen eller från en säljorder. Oavsett källa gäller samma regler för mottagning och fakturering, så det är samma kontroller du ska använda.

Nästa steg

Addverk bygger egna appar till Business Central, men de finns inte på Microsoft AppSource ännu. På appsidan kan du se vad vi arbetar med. Vill du ha hjälp med uppsättningen i standard-BC kan du skriva till oss.