Od zamówienia zakupu do płatności

Zakup składa się z kilku kroków, a błędy powstają tam, gdzie kroki się spotykają: towar jest przyjęty, ale faktura nie przyszła, albo faktura jest zaksięgowana, zanim przyszedł towar. Ten artykuł prowadzi zakup od zamówienia do płatności w Business Central i wskazuje miejsca, w których trzeba sprawdzić, czy zamówienie, przyjęcie i faktura się zgadzają. Dostajesz też kilka miejsc, w których warto się zatrzymać i skontrolować.

Zamówienie czy faktura

Zakup możesz zarejestrować fakturą zakupu lub zamówieniem zakupu. Microsoft Learn zaleca zamówienia zakupu, jeśli masz przyjmować dostawy częściowe lub korzystać z dostawy bezpośredniej. W pozostałych przypadkach działają one tak samo. Utwórz zamówienie, wybierając dostawcę, i dodaj wiersze z numerem towaru i ilością. Direct Unit Cost i kwota wiersza pojawiają się automatycznie, jeśli są skonfigurowane.

Przyjęcie

Wpisz przyjętą ilość w polu Qty. to Receive i wybierz Post. Pole Quantity Received zostaje zaktualizowane. Jeśli przyjęcie jest ilością częściową, wartość jest niższa niż Quantity. Jeśli używasz obsługi magazynowej, przyjęcie księguje pracownik magazynu, więc nie księgujesz go z zamówienia.

Jeśli przyjmujesz więcej niż zamówiono, możesz użyć nadprzyjęcia (over-receipt). Wymaga to kodu nadprzyjęcia z tolerancją procentową na towarze lub dostawcy. Nadprzyjęcia mogą wymagać zatwierdzenia przez workflow. BC nie obsługuje za ciebie skutków finansowych nadprzyjęcia, więc ustal z dostawcą, czy przyjdzie nowa lub skorygowana faktura.

Faktura i dopasowanie

Możesz przyjmować i fakturować jednocześnie albo osobno. Możesz też przyjmować częściowo i fakturować częściowo przy użyciu Qty. to Receive i Qty. to Invoice. Nie możesz zafakturować czegoś, co nie zostało przyjęte. Microsoft Learn ostrzega także przed księgowaniem faktury zakupu za towary fizyczne, zanim towary zostaną przyjęte i znana będzie cena ostateczna. W przeciwnym razie wartość zapasów i marża będą błędne.

Dopasuj więc trzy rzeczy: zamówienie, zaksięgowane przyjęcie i fakturę dostawcy. Użyj pola Vendor Invoice No. i sprawdź, czy w konfiguracji zakupów External Document No. powinien być obowiązkowy, aby wykrywać duplikaty. Jeśli faktura przychodzi jako osobny dokument, możesz pobrać do niej wiersze przyjęcia.

Płatność

Zaksięgowane faktury leżą jako otwarte zapisy dostawców. Płatności księgujesz w Payment Journal. Możesz tam użyć Suggest Vendor Payments, aby znaleźć kwoty po terminie, a po zaksięgowaniu wyeksportować plik płatności do banku. Gdy bank zapłaci, płatność trzeba rozliczyć z otwartymi zapisami, ręcznie albo przez import wyciągu bankowego.

Korekty

Jeśli faktura jest niezapłacona, możesz ją poprawić lub anulować. Jeśli jest zapłacona, używasz noty kredytowej lub zamówienia zwrotu. Wiele pól na zaksięgowanych dokumentach można poprawić bez cofania księgowania, ale pola wpływające na ścieżkę audytu wymagają stornowania lub cofnięcia.

Kontroluj po drodze

Użyj Preview Posting przed księgowaniem. Pokazuje ono zapisy, które księgowanie utworzy, i jest dobrym nawykiem przy większych fakturach. Jeśli chcesz księgować wiele zamówień naraz, jest Post Batch, ale może to blokować innych użytkowników, więc zaplanuj to poza godzinami szczytu.

Patrz też na rozbieżności między fakturą a przyjęciem: cena, ilość i fracht. Ustal stały sposób postępowania: kto może zatwierdzić rozbieżność i kto kontaktuje się z dostawcą.

Pamiętaj, że zamówienie zakupu może też pochodzić z dziennika w planowaniu albo z zamówienia sprzedaży. Niezależnie od źródła obowiązują te same zasady przyjęcia i fakturowania, więc używasz tych samych kontroli.

Następne kroki

Addverk tworzy własne aplikacje do Business Central, ale nie ma ich jeszcze w Microsoft AppSource. Na stronie z aplikacjami zobaczysz, nad czym pracujemy. Jeśli potrzebujesz pomocy z konfiguracją standardowego BC, napisz do nas.