Von der Einkaufsbestellung zur Zahlung

Ein Einkauf besteht aus mehreren Schritten, und Fehler entstehen dort, wo die Schritte aufeinandertreffen: Der Artikel ist empfangen, aber die Rechnung nicht eingetroffen, oder die Rechnung ist gebucht, bevor der Artikel kam. Dieser Artikel begleitet den Einkauf in Business Central von der Bestellung bis zur Zahlung und zeigt die Stellen, an denen Sie prüfen sollten, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammenpassen. Dazu kommen einige Stellen, an denen es sich lohnt, innezuhalten und zu kontrollieren.

Bestellung oder Rechnung

Sie können Einkäufe mit einer Einkaufsrechnung oder einer Einkaufsbestellung erfassen. Microsoft Learn empfiehlt Einkaufsbestellungen, wenn Sie Teilmengen empfangen oder Direktlieferung nutzen müssen. Ansonsten funktionieren sie gleich. Legen Sie eine Bestellung an, indem Sie den Lieferanten wählen, und fügen Sie Zeilen mit Artikelnummer und Menge hinzu. Direct Unit Cost und Zeilenbetrag werden automatisch gefüllt, wenn sie eingerichtet sind.

Wareneingang

Tragen Sie die empfangene Menge im Feld Qty. to Receive ein und wählen Sie Post. Das Feld Quantity Received wird aktualisiert. Ist der Eingang eine Teilmenge, ist der Wert niedriger als Quantity. Nutzen Sie Lagerverwaltung, bucht ein Lagermitarbeiter den Wareneingang, sodass Sie ihn nicht aus der Bestellung buchen.

Empfangen Sie mehr als bestellt, können Sie die Übermengenannahme (Over-Receipt) nutzen. Das erfordert einen Over-Receipt-Code mit einer Toleranz in Prozent am Artikel oder Lieferanten. Übermengen können eine Genehmigung per Workflow erfordern. BC regelt die finanziellen Folgen einer Übermenge nicht für Sie, klären Sie daher mit dem Lieferanten, ob eine neue oder korrigierte Rechnung kommt.

Rechnung und Abgleich

Sie können gleichzeitig oder getrennt empfangen und fakturieren. Sie können auch teilweise empfangen und teilweise fakturieren, mit Qty. to Receive und Qty. to Invoice. Sie können nichts fakturieren, was nicht empfangen wurde. Microsoft Learn warnt außerdem davor, eine Einkaufsrechnung für physische Artikel zu buchen, bevor die Artikel empfangen wurden und der endgültige Preis bekannt ist. Sonst werden Lagerwert und Marge falsch.

Gleichen Sie daher drei Dinge ab: die Bestellung, den gebuchten Wareneingang und die Rechnung des Lieferanten. Verwenden Sie das Feld Vendor Invoice No. und prüfen Sie, ob External Document No. in der Einkaufseinrichtung (Purchases & Payables Setup) Pflicht sein sollte, damit Dubletten erkannt werden. Kommt die Rechnung als separater Beleg, können Sie Wareneingangszeilen in sie holen.

Zahlung

Gebuchte Rechnungen liegen als offene Kreditorenposten vor. Zahlungen werden im Payment Journal gebucht. Dort können Sie Suggest Vendor Payments verwenden, um fällige Beträge zu finden, und nach der Buchung eine Zahlungsdatei an die Bank exportieren. Wenn die Bank gezahlt hat, muss die Zahlung mit den offenen Posten ausgeglichen werden, manuell oder durch Import eines Kontoauszugs.

Korrekturen

Ist die Rechnung unbezahlt, können Sie sie korrigieren oder stornieren. Ist sie bezahlt, verwenden Sie eine Gutschrift oder eine Reklamation (Return Order). Viele Felder auf gebuchten Belegen lassen sich korrigieren, ohne die Buchung zurückzusetzen, aber Felder, die den Prüfpfad betreffen, erfordern, dass Sie stornieren oder rückgängig machen.

Unterwegs kontrollieren

Verwenden Sie Preview Posting, bevor Sie buchen. Es zeigt die Posten, die die Buchung erzeugen wird, und ist bei größeren Rechnungen eine gute Gewohnheit. Wollen Sie viele Bestellungen auf einmal buchen, gibt es Post Batch, aber das kann andere Benutzer blockieren, planen Sie es daher außerhalb der Spitzenzeiten.

Achten Sie auch auf Abweichungen zwischen Rechnung und Wareneingang: Preis, Menge und Fracht. Legen Sie einen festen Ablauf fest, wer eine Abweichung genehmigen darf und wer den Lieferanten kontaktiert.

Denken Sie daran, dass eine Einkaufsbestellung auch aus einem Blatt in der Planung oder aus einem Verkaufsauftrag entstehen kann. Unabhängig von der Quelle gelten dieselben Regeln für Wareneingang und Fakturierung, Sie brauchen also dieselben Kontrollen.

Nächster Schritt

Addverk entwickelt eigene Apps für Business Central, aber sie sind noch nicht auf Microsoft AppSource verfügbar. Auf der Seite zu den Apps sehen Sie, woran wir arbeiten. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung im Standard-BC möchten, schreiben Sie uns.