Fra innkjøpsordre til betaling

Et innkjøp består av flere trinn, og feil oppstår der trinnene møtes: varen er mottatt, men fakturaen har ikke kommet, eller fakturaen er bokført før varen kom. Denne artikkelen følger innkjøpet fra ordre til betaling i Business Central og peker på stedene der du bør kontrollere at ordre, mottak og faktura stemmer overens. Du får også et par steder der det lønner seg å stoppe opp og kontrollere.

Ordre eller faktura

Du kan registrere innkjøp med en innkjøpsfaktura eller en innkjøpsordre. Microsoft Learn anbefaler innkjøpsordrer hvis du skal motta delmengder eller bruke direkteleveranse. Ellers virker de likt. Opprett en ordre ved å velge leverandør, og legg til linjer med varenummer og antall. Direct Unit Cost og linjebeløp kommer automatisk hvis de er satt opp.

Mottak

Skriv det mottatte antallet i feltet Qty. to Receive, og velg Post. Feltet Quantity Received oppdateres. Er mottaket en delmengde, er verdien lavere enn Quantity. Bruker du lagerhåndtering, bokfører en lagermedarbeider mottaket, slik at du ikke bokfører det fra ordren.

Mottar du mer enn bestilt, kan du bruke overmottak. Det krever en overmottakskode med en toleranse i prosent på vare eller leverandør. Overmottak kan kreve godkjenning via workflow. BC håndterer ikke de økonomiske følgene av overmottak for deg, så avtal med leverandøren om det kommer en ny eller rettet faktura.

Faktura og matching

Du kan motta og fakturere samtidig eller hver for seg. Du kan også motta og fakturere delvis med Qty. to Receive og Qty. to Invoice. Du kan ikke fakturere noe som ikke er mottatt. Microsoft Learn advarer også mot å bokføre en innkjøpsfaktura for fysiske varer før varene er mottatt og den endelige prisen er kjent. Ellers blir lagerverdi og margin feil.

Match derfor tre ting: ordren, det bokførte mottaket og leverandørens faktura. Bruk feltet Vendor Invoice No., og se etter om External Document No. bør være obligatorisk i Purchases & Payables Setup, slik at duplikater oppdages. Kommer fakturaen som et separat dokument, kan du hente mottakslinjer inn i den.

Betaling

Bokførte fakturaer ligger som åpne leverandørposter. Betalinger bokføres i Payment Journal. Her kan du bruke Suggest Vendor Payments for å finne forfalte beløp, og etter bokføring kan du eksportere en betalingsfil til banken. Når banken har betalt, må betalingen utlignes mot de åpne postene, manuelt eller ved import av kontoutskrift.

Rettelser

Er fakturaen ubetalt, kan du rette eller annullere den. Er den betalt, bruker du en kreditnota eller en returordre. Mange felter på bokførte dokumenter kan rettes uten at bokføringen nullstilles, men felter som påvirker revisjonssporet, krever at du reverserer eller angrer.

Kontroller underveis

Bruk Preview Posting før du bokfører. Det viser postene bokføringen vil opprette, og er en god vane ved større fakturaer. Vil du bokføre mange ordrer om gangen, finnes Post Batch, men det kan blokkere andre brukere, så planlegg det utenfor rushtiden.

Se også etter avvik mellom faktura og mottak: pris, antall og frakt. Avtal en fast arbeidsflyt for hvem som kan godkjenne et avvik, og hvem som kontakter leverandøren.

Husk at en innkjøpsordre også kan komme fra en journal i planleggingen eller fra en salgsordre. Uansett kilde gjelder de samme reglene for mottak og fakturering, så det er de samme kontrollene du skal bruke.

Neste steg

Addverk bygger egne apper til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource ennå. På siden for appene kan du se hva vi jobber med. Trenger du hjelp med oppsettet i standard-BC, kan du skrive til oss.