Fra købsordre til betaling

Et indkøb består af flere trin, og fejl opstår, hvor trinnene mødes: varen er modtaget, men fakturaen ikke kommet, eller fakturaen er bogført, før varen kom. Denne artikel følger købet fra ordre til betaling i Business Central og peger på de steder, hvor du skal kontrollere, at ordre, modtagelse og faktura passer sammen. Du får også et par steder, hvor det kan betale sig at stoppe op og kontrollere.

Ordre eller faktura

Du kan registrere køb med en købsfaktura eller en købsordre. Microsoft Learn anbefaler købsordrer, hvis du skal modtage delmængder eller bruge direkte levering. Ellers virker de ens. Opret en ordre ved at vælge leverandør, og tilføj linjer med varenummer og antal. Direkte enhedspris og linjebeløb kommer automatisk, hvis de er sat op.

Modtagelse

Skriv det modtagne antal i feltet Antal til modtagelse, og vælg Bogfør. Feltet Modtaget antal opdateres. Er modtagelsen en delmængde, er værdien lavere end Antal. Bruger du lagerhåndtering, bogfører en lagermedarbejder modtagelsen, så du ikke bogfører den fra ordren.

Modtager du mere end bestilt, kan du bruge overmodtagelse. Det kræver en overmodtagelseskode med en tolerance i procent på vare eller leverandør. Overmodtagelser kan kræve godkendelse via workflow. BC håndterer ikke de økonomiske følger af overmodtagelse for dig, så aftal med leverandøren, om der kommer en ny eller rettet faktura.

Faktura og matchning

Du kan modtage og fakturere samtidig eller hver for sig. Du kan også delmodtage og delfakturere med Antal til modtagelse og Antal til fakturering. Du kan ikke fakturere noget, der ikke er modtaget. Microsoft Learn advarer også om ikke at bogføre en købsfaktura for fysiske varer, før varerne er modtaget og den endelige pris kendes. Ellers bliver lagerværdi og avance forkerte.

Match derfor tre ting: ordren, den bogførte modtagelse og leverandørens faktura. Brug feltet Leverandørens fakturanr. (Vendor Invoice No.), og se efter, om Ekstern dokumentnr. skal være obligatorisk i købsopsætningen, så dubletter opdages. Kommer fakturaen som separat dokument, kan du hente modtagelseslinjer ind i den.

Betaling

Bogførte fakturaer ligger som åbne leverandørposter. Betalinger bogføres i betalingskladden (Payment Journal). Her kan du bruge Foreslå leverandørbetalinger til at finde forfaldne beløb, og efter bogføring kan du eksportere en betalingsfil til banken. Når banken har betalt, skal betalingen udlignes med de åbne poster, manuelt eller ved import af kontoudtog.

Rettelser

Er fakturaen ubetalt, kan du rette eller annullere den. Er den betalt, bruger du en kreditnota eller en returordre. Mange felter på bogførte dokumenter kan rettes uden at nulstille bogføringen, men felter, der påvirker revisionssporet, kræver, at du tilbagefører eller fortryder.

Kontroller undervejs

Brug Vis bogføring (Preview Posting), før du bogfører. Det viser de poster, bogføringen vil oprette, og er en god vane ved større fakturaer. Vil du bogføre mange ordrer ad gangen, findes Bogfør batch, men det kan blokere andre brugere, så planlæg det uden for spidsbelastning.

Se også på afvigelser mellem faktura og modtagelse: pris, antal og fragt. Aftal en fast arbejdsgang for, hvem der må godkende en afvigelse, og hvem der kontakter leverandøren.

Husk, at en købsordre også kan komme fra en kladde i planlægningen eller fra en salgsordre. Uanset kilden gælder de samme regler for modtagelse og fakturering, så det er samme kontroller, du skal bruge.

Næste skridt

Addverk bygger egne apps til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource endnu. På appsiden kan du se, hvad vi arbejder med. Vil du have hjælp til opsætningen i standard-BC, finder du ydelserne og de åbne priser på prissiden.