Van inkooporder tot betaling

Een inkoop bestaat uit meerdere stappen en fouten ontstaan waar die stappen elkaar raken: de goederen zijn ontvangen maar de factuur is niet binnen, of de factuur is geboekt voordat de goederen kwamen. Dit artikel volgt de inkoop van order tot betaling in Business Central en wijst de plekken aan waar je moet controleren of order, ontvangst en factuur bij elkaar passen. Je krijgt ook een paar momenten waarop het loont om even stil te staan en te controleren.

Order of factuur

Je kunt inkopen vastleggen met een inkoopfactuur of een inkooporder. Microsoft Learn adviseert inkooporders als je deelhoeveelheden wilt ontvangen of drop shipment wilt gebruiken. Verder werken ze hetzelfde. Maak een order aan door de leverancier te kiezen en voeg regels toe met artikelnummer en aantal. Direct Unit Cost en regelbedrag worden automatisch ingevuld als ze zijn ingesteld.

Ontvangst

Vul het ontvangen aantal in het veld Qty. to Receive in en kies Post. Het veld Quantity Received wordt bijgewerkt. Is de ontvangst een deelhoeveelheid, dan is de waarde lager dan Quantity. Gebruik je magazijnverwerking, dan boekt een magazijnmedewerker de ontvangst, zodat je die niet vanuit de order boekt.

Ontvang je meer dan besteld, dan kun je over-receipt gebruiken. Daarvoor is een over-receipt code nodig met een tolerantie in procenten op het artikel of de leverancier. Over-receipts kunnen goedkeuring via een workflow vereisen. BC handelt de financiële gevolgen van een over-receipt niet voor je af, dus spreek met de leverancier af of er een nieuwe of gecorrigeerde factuur komt.

Factuur en matching

Je kunt tegelijk ontvangen en factureren of apart. Je kunt ook deels ontvangen en deels factureren met Qty. to Receive en Qty. to Invoice. Je kunt niets factureren wat niet is ontvangen. Microsoft Learn waarschuwt er ook voor om een inkoopfactuur voor fysieke artikelen te boeken voordat de artikelen zijn ontvangen en de definitieve prijs bekend is. Anders kloppen voorraadwaarde en marge niet.

Match daarom drie dingen: de order, de geboekte ontvangst en de factuur van de leverancier. Gebruik het veld Vendor Invoice No. en kijk of External Document No. verplicht moet zijn in Purchases & Payables Setup, zodat dubbele facturen worden opgemerkt. Komt de factuur als apart document binnen, dan kun je er ontvangstregels in ophalen.

Betaling

Geboekte facturen staan als openstaande leveranciersposten. Betalingen worden geboekt in het Payment Journal. Hier kun je Suggest Vendor Payments gebruiken om vervallen bedragen te vinden en na het boeken kun je een betaalbestand naar de bank exporteren. Wanneer de bank heeft betaald, moet de betaling worden afgeletterd met de openstaande posten, handmatig of door een bankafschrift te importeren.

Correcties

Is de factuur onbetaald, dan kun je hem corrigeren of annuleren. Is hij betaald, dan gebruik je een creditnota of een retourorder. Veel velden op geboekte documenten kunnen worden gecorrigeerd zonder de boeking terug te draaien, maar velden die het controlespoor raken, vereisen dat je terugboekt of ongedaan maakt.

Controleer onderweg

Gebruik Preview Posting voordat je boekt. Het toont de posten die de boeking gaat aanmaken en is een goede gewoonte bij grotere facturen. Wil je veel orders tegelijk boeken, dan is er Post Batch, maar dat kan andere gebruikers blokkeren, dus plan het buiten de piekuren.

Kijk ook naar afwijkingen tussen factuur en ontvangst: prijs, aantal en vracht. Spreek een vaste werkwijze af over wie een afwijking mag goedkeuren en wie contact opneemt met de leverancier.

Houd er rekening mee dat een inkooporder ook kan voortkomen uit een worksheet in de planning of uit een verkooporder. Welke bron het ook is, dezelfde regels voor ontvangst en facturering gelden, dus je gebruikt dezelfde controles.

Volgende stappen

Addverk bouwt eigen apps voor Business Central, maar die staan nog niet op Microsoft AppSource. Op de appspagina kun je zien waar we aan werken. Wil je hulp bij de inrichting in standaard-BC, schrijf ons dan.