Från e-conomic till Business Central

När ett företag växer ur e-conomic beror det oftast på att lager, projekt, flera bolag eller integrationer kräver mer. Flytten är dock inget knapptryck. Du måste bestämma vad som ska flyttas, hur kontoplanen ska användas och hur öppna poster kommer med korrekt. Artikeln går igenom de viktigaste valen och pekar på vad du själv måste kontrollera hos Microsoft. Du får också en kort lista med frågor till ditt eget projekt.

Verktyg och vad som bör flyttas

Business Central har en guide för dataöverföring som kan hämta stamdata från Excel och från enstaka källsystem. Microsoft Learn nämner bland annat tillägg för QuickBooks och det danska C5. Jag kunde inte bekräfta på Microsoft Learn att det finns ett officiellt tillägg för e-conomic. Kontrollera själv guiden för dataöverföring i Business Central och AppSource, och fråga er leverantör innan ni räknar med ett färdigt verktyg.

Utan verktyg är den vanliga vägen en export från e-conomic till Excel eller CSV, som sedan läses in i Business Central.

Tänk i tre lager. Stamdata är kunder, leverantörer, artiklar och kontoplan. Ingående siffror är saldon på huvudboksonton, öppna kund- och leverantörsposter och lagersaldo. Historik är tidigare års poster.

Stamdata flyttas alltid, efter städning.
Ingående siffror flyttas per brytdatum.
Historik kan ofta ligga kvar i e-conomic som ett skrivskyddat arkiv, om ni behåller åtkomsten enligt bokföringslagens krav på arkivering. Kontrollera de aktuella reglerna hos er lokala myndighet eller revisor.

Kontoplanen

Kontoplanen i e-conomic kan inte alltid tas över oförändrad. Business Central bygger på huvudboksonton och dimensioner, så avdelning, projekt och liknande kan ligga som dimensioner i stället för som många nästan likadana konton. Använd flytten till att göra kontoplanen kortare.

Gör en översättningstabell mellan gamla och nya kontonummer. Den behövs för ingående balans, för budgetar och för jämförelse med föregående år i rapporter.

Öppna poster, brytdatum och bank

Välj ett brytdatum, helst vid ett månadsavslut. På det datumet ska summan av de inlästa öppna kundposterna stämma med kundreskontran i huvudboken, och detsamma gäller leverantörer. Stäm av före och efter inläsningen.

Tänk på valuta, förfallodatum och eventuella betalningsöverenskommelser på varje post, så att påminnelser och betalningsförslag fungerar från första dagen.

Sätt upp momsgrupper och bokföringsgrupper innan du läser in poster. Gå igenom bankkopplingar, betalningsformat och eventuella integrationer till webbshop eller lönesystem. Varje integration är ett litet projekt för sig.

Utbilda användarna i sandbox innan ni går live.

Export och import i praktiken

Exportera kunder, leverantörer, artiklar och kontoplan från e-conomic till Excel. Rätta data i kalkylbladet och lägg till de kolumner som Business Central kräver, till exempel bokföringsgrupper och betalningsvillkor. Importera sedan via guiden eller ett konfigurationspaket och börja i ett sandbox-bolag.

Kontrollera alltid ett stickprov manuellt. Öppna tio kunder och tio artiklar och jämför fält för fält med e-conomic innan du läser in resten.

Skillnader och frågor till ditt projekt

I e-conomic bokför många direkt på konton och i journaler med få fält. I Business Central finns fler obligatoriska grupper och inställningar som ser till att bokföringen hamnar på rätt konton. Det ger mer kontroll men också mer att lära.

Avsätt tid för att utbilda redovisningsansvarig i journaler, utjämning av poster och bankavstämning, eftersom det är de områden där arbetssättet förändras mest.

Använd de här frågorna som utgångspunkt för en intern kickoff.

Vilka år ska ligga i Business Central och vilka kan ligga kvar i e-conomic?
Vilka integrationer och externa tjänster hänger ihop med e-conomic i dag?
Vem stämmer av siffrorna på dagen och vem godkänner?
Vilket datum är brytdatum och när sker den sista bokföringen i e-conomic?

Nästa steg

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att planera flytten kan ni skriva till oss.