Z e-conomic do Business Central
Kiedy firma wyrasta z e-conomic, zwykle dzieje się tak dlatego, że magazyn, projekty, kilka spółek lub integracje wymagają więcej. Przeniesienie to jednak nie jest jedno kliknięcie. Musisz zdecydować, co się przenosi, jak wykorzystać plan kont i jak poprawnie przenieść otwarte pozycje. Artykuł omawia najważniejsze wybory i wskazuje, co musisz sprawdzić samodzielnie u Microsoftu. Dostajesz też krótką listę pytań do własnego projektu.
Narzędzie i co warto przenieść
Business Central ma kreator przenoszenia danych, który potrafi pobrać dane podstawowe z Excela i z niektórych systemów źródłowych. Microsoft Learn wymienia między innymi rozszerzenia dla QuickBooks i duńskiego C5. Nie udało mi się potwierdzić w Microsoft Learn, że istnieje oficjalne rozszerzenie dla e-conomic. Sprawdź samodzielnie kreator przenoszenia danych w Business Central i AppSource oraz zapytaj dostawcę, zanim zaczniesz liczyć na gotowe narzędzie.
Bez narzędzia zwykła droga to eksport z e-conomic do Excela lub CSV, który następnie wczytuje się do Business Central.
Myśl w trzech warstwach. Dane podstawowe to klienci, dostawcy, towary i plan kont. Dane otwarcia to salda kont księgi głównej, otwarte pozycje należności i zobowiązań oraz stany magazynowe. Historia to pozycje z poprzednich lat.
- Dane podstawowe przenosi się zawsze, po uporządkowaniu.
- Dane otwarcia przenosi się na datę graniczną.
- Historia często może zostać w e-conomic jako archiwum tylko do odczytu, jeśli zachowacie dostęp zgodnie z wymogami dotyczącymi przechowywania dokumentów księgowych. Sprawdź aktualne przepisy we właściwym organie w swoim kraju.
Plan kont
Planu kont z e-conomic nie zawsze da się przejąć bez zmian. Business Central opiera się na kontach księgi głównej i wymiarach, więc dział, projekt i podobne mogą być wymiarami zamiast wielu niemal identycznych kont. Wykorzystaj przeniesienie, żeby skrócić plan kont.
Zrób tabelę tłumaczeń między starymi a nowymi numerami kont. Będzie potrzebna do bilansu otwarcia, budżetów i porównań z rokiem poprzednim w raportach.
Otwarte pozycje, data graniczna i bank
Wybierz datę graniczną, najlepiej przy zamknięciu miesiąca. Na tę datę suma wczytanych otwartych pozycji należności musi zgadzać się z saldem należności w księdze głównej, a to samo dotyczy zobowiązań. Uzgodnij przed wczytaniem i po nim.
Pamiętaj o walucie, terminie płatności i ewentualnych umowach płatniczych przy każdej pozycji, aby monity i propozycje płatności działały od pierwszego dnia.
Skonfiguruj grupy VAT i grupy księgowania, zanim wczytasz pozycje. Przejrzyj połączenia z bankiem, formaty płatności i ewentualne integracje ze sklepem internetowym lub systemem płacowym. Każda integracja to osobny mały projekt.
Przeszkol użytkowników w sandboxie, zanim uruchomicie system.
Eksport i import w praktyce
Wyeksportuj klientów, dostawców, towary i plan kont z e-conomic do Excela. Popraw dane w arkuszu i dodaj kolumny, których wymaga Business Central, na przykład grupy księgowania i warunki płatności. Następnie zaimportuj je przez kreator lub pakiet konfiguracyjny i zacznij w firmie sandboxowej.
Zawsze sprawdź ręcznie próbkę. Otwórz dziesięciu klientów i dziesięć towarów i porównaj pole po polu z e-conomic, zanim wczytasz resztę.
Różnice i pytania do Twojego projektu
W e-conomic wiele osób księguje bezpośrednio na konta i w dziennikach z niewielką liczbą pól. W Business Central jest więcej obowiązkowych grup i ustawień, które zapewniają, że księgowanie trafia na właściwe konta. Daje to większą kontrolę, ale też więcej do nauczenia się.
Zarezerwuj czas na przeszkolenie księgowej w zakresie dzienników, rozliczania pozycji i uzgodnień bankowych, bo to obszary, w których sposób pracy zmienia się najbardziej.
Użyj tych pytań jako punktu wyjścia do wewnętrznego spotkania startowego.
- Które lata mają być w Business Central, a które mogą zostać w e-conomic?
- Jakie integracje i usługi zewnętrzne są dziś związane z e-conomic?
- Kto uzgadnia liczby w dniu przejścia i kto zatwierdza?
- Jaka jest data graniczna i kiedy jest ostatnie księgowanie w e-conomic?
Następny krok
Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o planowaniu przeniesienia, napisz do nas.
Krótkie, konkretne wiadomości o tym, o co klienci pytają nas najczęściej. Piszemy, gdy mamy coś wartego przeczytania.