Van e-conomic naar Business Central

Hulpmiddel en wat er overgezet moet worden

Business Central heeft een wizard voor gegevensoverdracht, waarmee u stamgegevens uit Excel en uit enkele bronsystemen kunt ophalen. Microsoft Learn noemt onder meer extensions voor QuickBooks en het Deense C5. Ik kon op Microsoft Learn niet bevestigen dat er een officiële extension voor e-conomic bestaat. Controleer zelf de wizard voor gegevensoverdracht in Business Central en AppSource, en vraag uw leverancier voordat u rekent op een kant-en-klaar hulpmiddel.

Zonder hulpmiddel is de gebruikelijke weg een export uit e-conomic naar Excel of CSV, die daarna in Business Central wordt ingelezen.

Denk in drie lagen. Stamgegevens zijn klanten, leveranciers, artikelen en rekeningschema. Openingscijfers zijn saldi op grootboekrekeningen, openstaande debiteuren- en crediteurenposten en voorraad. Historie zijn posten uit eerdere jaren.

• Stamgegevens worden altijd overgezet, na opschoning.
• Openingscijfers worden overgezet per afsluitdatum.
• Historie kan vaak in e-conomic blijven als alleen-lezen archief, als u de toegang behoudt conform de wettelijke bewaarplicht voor administratie. Controleer de actuele regels bij de bevoegde instantie in uw land.

Het rekeningschema

Het rekeningschema van e-conomic kan niet altijd ongewijzigd worden overgenomen. Business Central is gebouwd op grootboekrekeningen en dimensies, zodat afdeling, project en dergelijke als dimensies kunnen worden vastgelegd in plaats van als veel bijna identieke rekeningen. Gebruik de overstap om het rekeningschema korter te maken.

Maak een omzettingstabel tussen oude en nieuwe rekeningnummers. Die hebt u nodig voor de openingsbalans, voor begrotingen en voor vergelijking met vorig jaar in rapporten.

Openstaande posten, afsluitdatum en bank

Kies een afsluitdatum, bij voorkeur bij een maandafsluiting. Op die datum moet de som van de ingelezen openstaande debiteurenposten overeenkomen met het debiteurensaldo in het grootboek, en hetzelfde geldt voor crediteuren. Stem af voor en na het inlezen.

Denk aan valuta, vervaldatum en eventuele betalingsafspraken op elke post, zodat aanmaningen en betaalvoorstellen vanaf de eerste dag werken.

Stel btw-groepen en boekingsgroepen in voordat u posten inleest. Loop bankkoppelingen, betaalformaten en eventuele koppelingen met een webshop of salarissysteem door. Elke koppeling is een klein project op zich.

Train de gebruikers in de sandbox voordat u live gaat.

Export en import in de praktijk

Exporteer klanten, leveranciers, artikelen en rekeningschema uit e-conomic naar Excel. Corrigeer de gegevens in het werkblad en voeg de kolommen toe die Business Central vereist, bijvoorbeeld boekingsgroepen en betalingsvoorwaarden. Importeer daarna via de wizard of een configuratiepakket en begin in een sandbox-bedrijf.

Controleer altijd handmatig een steekproef. Open tien klanten en tien artikelen en vergelijk veld voor veld met e-conomic voordat u de rest inleest.

Verschillen en vragen voor uw project

In e-conomic boeken veel gebruikers rechtstreeks op rekeningen en in journalen met weinig velden. In Business Central zijn er meer verplichte groepen en instellingen, die ervoor zorgen dat boekingen op de juiste rekeningen terechtkomen. Dat geeft meer controle, maar ook meer om te leren.

Reserveer tijd om de boekhouder te trainen in journalen, het afletteren van posten en bankafstemming, omdat de werkwijze op die punten het meest verandert.

Gebruik deze vragen als uitgangspunt voor een interne kick-off.

• Welke jaren moeten in Business Central staan en welke kunnen in e-conomic blijven?
• Welke koppelingen en externe diensten hangen nu aan e-conomic?
• Wie stemt de cijfers op de dag af en wie keurt goed?
• Welke datum is de afsluitdatum en wanneer is de laatste boeking in e-conomic?

Volgende stap

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u de overstap met ons bespreken, schrijf ons dan.