Fra e-conomic til Business Central

Når en virksomhet vokser ut av e-conomic, er det typisk fordi lager, prosjekter, flere selskaper eller integrasjoner krever mer. Flyttingen er likevel ikke et knappetrykk. Du må bestemme hva som skal flyttes, hvordan kontoplanen brukes, og hvordan åpne poster kommer riktig med. Artikkelen gjennomgår de viktigste valgene og peker på hva du selv må sjekke hos Microsoft. Du får også en kort liste med spørsmål til ditt eget prosjekt.

Verktøy og hva som bør flyttes

Business Central har en veiviser for dataoverføring som kan hente stamdata fra Excel og fra enkelte kildesystemer. Microsoft Learn nevner blant annet utvidelser for QuickBooks og det danske C5. Jeg kunne ikke bekrefte på Microsoft Learn at det finnes en offisiell utvidelse for e-conomic. Sjekk selv veiviseren for dataoverføring i Business Central og AppSource, og spør leverandøren deres før dere regner med et ferdig verktøy.

Uten verktøy er den vanlige veien en eksport fra e-conomic til Excel eller CSV, som deretter leses inn i Business Central.

Tenk i tre lag. Stamdata er kunder, leverandører, varer og kontoplan. Åpningstall er saldoer på finanskontoer, åpne kunde- og leverandørposter og lagerbeholdning. Historikk er poster fra tidligere år.

Stamdata flyttes alltid, etter opprydding.
Åpningstall flyttes per skjæringsdato.
Historikk kan ofte bli igjen i e-conomic som skrivebeskyttet arkiv, hvis dere beholder tilgangen i tråd med oppbevaringskravene i bokføringsreglene der dere hører hjemme. Sjekk gjeldende regler hos relevant myndighet.

Kontoplanen

Kontoplanen i e-conomic kan ikke alltid overtas uendret. Business Central bygger på finanskontoer og dimensjoner, så avdeling, prosjekt og lignende kan ligge som dimensjoner i stedet for som mange nesten like kontoer. Bruk flyttingen til å gjøre kontoplanen kortere.

Lag en oversettelsestabell mellom gamle og nye kontonumre. Den trengs til åpningsbalansen, til budsjetter og til sammenligning med fjorårstall i rapporter.

Åpne poster, skjæringsdato og bank

Velg en skjæringsdato, helst ved en månedsavslutning. På den datoen skal summen av de innleste åpne kundeposter stemme med kundesaldoen i finans, og det samme gjelder leverandører. Avstem før og etter innlesing.

Husk valuta, forfallsdato og eventuelle betalingsavtaler på hver post, slik at purringer og betalingsforslag fungerer fra første dag.

Sett opp mva-grupper og bokføringsgrupper før du leser inn poster. Gå gjennom bankforbindelser, betalingsformater og eventuelle integrasjoner mot nettbutikk eller lønnssystem. Hver integrasjon er et lite prosjekt for seg.

Tren brukerne i sandbox før dere går live.

Eksport og import i praksis

Eksporter kunder, leverandører, varer og kontoplan fra e-conomic til Excel. Rett opp data i regnearket, og legg til kolonnene Business Central krever, for eksempel bokføringsgrupper og betalingsbetingelser. Importer deretter via veiviseren eller en konfigurasjonspakke, og start i et sandbox-selskap.

Kontroller alltid et stikkprøveutvalg manuelt. Åpne ti kunder og ti varer, og sammenlign felt for felt med e-conomic før du leser inn resten.

Forskjeller og spørsmål til prosjektet ditt

I e-conomic bokfører mange direkte på kontoer og kladder med få felter. I Business Central er det flere obligatoriske grupper og oppsett som sikrer at bokføringen havner på riktige kontoer. Det gir mer kontroll, men også mer å lære.

Sett av tid til å lære opp regnskapsfører i kladder, utligning av poster og bankavstemming, siden det er der arbeidsflyten endrer seg mest.

Bruk disse spørsmålene som utgangspunkt for en intern oppstart.

Hvilke år skal ligge i Business Central, og hvilke kan bli igjen i e-conomic?
Hvilke integrasjoner og eksterne tjenester henger på e-conomic i dag?
Hvem avstemmer tallene på dagen, og hvem godkjenner?
Hvilken dato er skjæringsdato, og når er siste bokføring i e-conomic?

Neste steg

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til å planlegge flyttingen.